Xero
Herken bellers die al Xero-contacten zijn en voeg nieuwe bellers toe als contacten.
Je receptionist kan controleren of een beller al een contact is in je Xero-organisatie en nieuwe bellers als contacten toevoegen, zodat ze klaarstaan wanneer je een offerte of factuur verstuurt. De API van Xero accepteert alleen OAuth-inlogtokens die elke 30 minuten verlopen, dus webhooktools kunnen er niet rechtstreeks verbinding mee maken. Reception maakt verbinding via Zapier.
Xero bevat je financiële gegevens. Voeg geen acties toe die facturen, rekeningen, betalingen of creditnota’s maken of versturen. Een beller zou je receptionist kunnen overhalen om het verkeerde bedrag of de verkeerde ontvanger te gebruiken. Maak facturen zelf in Xero.
Instellen
De Xero-acties toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties uit de app Xero toe en log in bij Xero wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.
De acties kunnen alles doen wat de Xero-gebruiker waarmee je inlogt kan doen. Overweeg een aparte gebruiker met de laagste rol waarmee contacten kunnen worden beheerd.
De tools toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).
Testen
Test je receptionist als bestaande klant die de bedrijfsnaam doorgeeft, en daarna als nieuwe beller. Het nieuwe contact verschijnt onder Contacts in Xero.
Acties
De beller vinden
Xero vindt contacten op naam of accountnummer, niet op telefoonnummer, dus je receptionist moet vragen op welke naam het account staat.
De beller toevoegen
Gebruik Find or Create Contact, niet Create/Update Contact. Create/Update Contact wijzigt een bestaand contact, dus een beller die de naam van een andere klant doorgeeft, zou het telefoonnummer of e-mailadres van die klant kunnen overschrijven.
Voeg een procedure toe zodat je receptionist de beller vraagt naar de bedrijfsnaam en ernaar zoekt voordat een contact wordt toegevoegd.
Find Contact geeft terug wat er voor het contact is opgeslagen. Voeg een regel toe die je receptionist vertelt om nooit contactgegevens, saldi of facturen aan de beller voor te lezen, en deze alleen te gebruiken om de beller te herkennen.
Beperkingen
- Je receptionist kan bellers niet op telefoonnummer opzoeken. De exacte naam waaronder het contact in Xero is opgeslagen, is nodig.
- Je receptionist kan geen facturen of offertes maken. Noteer de gegevens tijdens het gesprek en maak de factuur zelf vanuit het contact.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per succesvol gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.