Medewerkers
Medewerkers zijn de mensen die je services uitvoeren. Het planningssysteem gebruikt hun werktijden, servicetoewijzingen en agendagegevens om te bepalen welke tijdsloten het aanbiedt.
Medewerkers zijn de mensen die je inplant. Ze krijgen geen toegang tot het Reception.ai-dashboard.
Hoe medewerkers de beschikbaarheid beïnvloeden
Wanneer een klant een service wil boeken, doet het systeem het volgende:
- Het bepaalt welke medewerkers die service kunnen uitvoeren.
- Het controleert wie er op het gevraagde tijdstip en de gevraagde locatie werkt.
- Het sluit iedereen uit met een conflicterende afspraak, vrije tijd of een bezette gebeurtenis in Google Calendar.
- Het biedt de resterende beschikbare tijdsloten aan.
Als er geen gekwalificeerde medewerker beschikbaar is, wordt het tijdslot niet aangeboden, ook niet als de locatie open is.
Medewerkersinstellingen
Open Staff in de zijbalk en selecteer een medewerker. Instellingen zijn gegroepeerd in:
Aanvullende opties:
- Active (available for bookings): schakel uit om het boeken van deze persoon te stoppen zonder deze te verwijderen.
- Display on public booking page: schakel uit om deze persoon alleen telefonisch boekbaar te maken.
- Opted in to receive SMS booking notifications: staat sms-meldingen aan deze persoon toe. Dit wordt automatisch uitgeschakeld als deze persoon STOP antwoordt.
Werktijden
Elke medewerker hoort bij één locatie of bij alle locaties. Hun werktijden zijn:
- Follow location hours: de medewerker werkt wanneer de locatie open is. Wijzigingen in locatie-uren worden automatisch toegepast.
- Custom schedule: tijdsblokken per dag, voor parttime medewerkers of verspringende diensten.
Servicetoewijzingen
Services gebruiken standaard Any staff can do it, zodat elke actieve medewerker ervoor kan worden geboekt. Om een service tot bepaalde personen te beperken, schakel je dit uit bij de service en wijs je medewerkers afzonderlijk toe. Toewijzingen werken zowel het medewerkersprofiel als de service bij.
Boekingsmeldingen
Medewerkers kunnen per e-mail of sms een melding krijgen wanneer een aan hen toegewezen boeking wordt gemaakt, bijgewerkt of geannuleerd. Zie Meldingen en sms.
Google Calendar-synchronisatie
Koppel de Google Calendar van een medewerker vanuit de sectie Calendars:
- Check availability from: agenda’s waarvan bezette tijden de beschikbaarheid in Reception.ai blokkeren. Je kunt er meerdere selecteren.
- Sync new bookings to: de agenda waaraan Reception.ai nieuwe boekingen toevoegt, of Do not sync bookings.
Zie Google Calendar voor de installatie.
Als de Google Calendar-koppeling van een medewerker opnieuw moet worden verbonden, weerspiegelt de beschikbaarheid geen externe gebeurtenissen. Dit kan leiden tot dubbele boekingen totdat de koppeling is hersteld.
Medewerkers op de boekingspagina
Op je boekingspagina kunnen klanten een specifieke persoon kiezen wanneer Show staff member selection is ingeschakeld in de instellingen van de boekingspagina. Medewerkers waarvoor Display on public booking page is uitgeschakeld, zijn verborgen. Klanten kunnen ook Any staff selecteren om alle beschikbare tijden te zien.