Meldingen en sms | ElevenLabs Documentation

Reception.ai stuurt meldingen naar jou, je personeel en je klanten wanneer gesprekken eindigen, boekingen wijzigen en bestellingen worden geplaatst. Configureer ze in Settings → Notifications, met de tabbladen General, Email en SMS.

Meldingen voor jou en je team

Melding	Standaard	Wat er wordt verzonden
Samenvatting na gesprek	Aan, per e-mail	Een samenvatting na elk gesprek, met nieuwe, verplaatste en geannuleerde boekingen, bestellingen, berichten en onbeantwoorde vragen
Boekingsmeldingen voor personeel	Aan, per e-mail	Informeert het toegewezen personeelslid wanneer de boeking wordt gemaakt, bijgewerkt of geannuleerd
Meldingen over je bestellingen	Aan, per e-mail	Laat je bedrijf weten wat het moet voorbereiden wanneer een bestelling wordt geplaatst, met een link naar de bestelling

Kies voor samenvattingen na gesprekken bij Notify me about voor elk gesprek (de standaardinstelling), of alleen voor gesprekken met boekingen, bestellingen, berichten of FAQ-vragen. Samenvattingen worden standaard naar het e-mailadres van de accounteigenaar gestuurd. Je kunt maximaal 10 e-mailadressen toevoegen of samenvattingen per sms ontvangen.

Meldingen voor klanten

Melding	Standaard	Wat er wordt verzonden
Afspraakherinneringen	Aan, per e-mail	Een herinnering vóór elke afspraak
Boekingsmeldingen voor klanten	Aan	Een bevestiging direct na het boeken en berichten wanneer een boeking wordt verplaatst of geannuleerd
Bestellingsmeldingen voor klanten	Aan	Een bevestiging wanneer een bestelling wordt geplaatst, bijgewerkt of geannuleerd, met een bevestigingsnummer en een link om deze te beheren

Afspraakherinneringen

Tijdstip: 4, 6, 8, 12, 24 (standaard) of 48 uur vóór de afspraak.
Herinneringsmodus: Reminder only of Ask client to confirm. Bij bevestiging antwoordt de klant met YES om te bevestigen of NO om te annuleren.

E-mailsjablonen

Upload op het tabblad Email een logo (JPG, PNG of WEBP, maximaal 5 MB) en bewerk de tekst van elke e-mail: bevestigingen, annuleringen, verplaatsingen, herinneringen, personeelsmeldingen en bestellingsupdates. Selecteer tekst om die te bewerken en sleep placeholders zoals de naam van de klant of het tijdstip van de afspraak naar het bericht. Selecteer Restore defaults om een sjabloon te herstellen.

Er is ook een sjabloon voor een custom procedure email beschikbaar. Verwijs ernaar in een procedure zodat je receptionist tijdens een gesprek een specifieke e-mail naar een klant stuurt.

Sms

Met sms kun je bevestigingen, herinneringen en updates per tekstbericht versturen.

Verzendnummers

Je nummer	Kan sms versturen
Een nummer uit je eigen Twilio-account (BYO)	Ja, in elk land
Een Reception.ai-nummer in Canada	Ja
Een Reception.ai-nummer in de VS of elders	Nee. Koppel een Twilio-nummer om sms te versturen.

Kies bij SMS phone number in de meldingsinstellingen vanaf welk nummer je wilt verzenden.

Reception.ai-nummers hebben een dagelijkse sms-limiet: Trial 100, Basic 300, Plus 750, Premium 1.500. Nummers uit je eigen Twilio-account hebben geen limiet.

Sms-sjablonen

Kies op het tabblad SMS een stijl voor elk berichttype: Professional, Friendly of Concise. Berichttypen zijn onder andere herinneringen, bevestigingen, boekings- en bestellingsupdates, samenvattingen na gesprekken, boekingsmeldingen voor personeel en het automatische antwoord op HELP.

Toestemming en afmelden

Klanten ontvangen alleen sms als ze hiervoor toestemming hebben gegeven. Een klant die antwoordt met STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END of QUIT, wordt afgemeld. Alleen de klant kan zich opnieuw aanmelden door START of UNSTOP te sms’en. Op een antwoord met HELP of INFO volgt automatisch een hulpbericht.

Om antwoorden zoals STOP op je eigen Twilio-nummer te ontvangen, schakel je Enable inbound SMS voor dat nummer in.

Een sms naar een klant sturen

Open een klant en selecteer Send SMS op de tijdlijn. Berichten mogen maximaal 459 tekens bevatten en je workspace kan maximaal 30 berichten per uur versturen. Verzenden vereist een nummer uit je eigen Twilio-account. Het bericht wordt geregistreerd op de tijdlijn van de klant.

Inkomende tekstberichten

Wanneer een bekende klant je nummer een tekstbericht stuurt, wordt het bericht als SMS Received op de tijdlijn geregistreerd. Je receptionist antwoordt niet gesprekmatig op tekstberichten.