Je receptionist
Hoe de AI-receptionist werkt en waar je deze instelt.
Je AI-receptionist is een spraakagent die namens je bedrijf inkomende telefoongesprekken en websitegesprekken beantwoordt. De receptionist spreekt natuurlijk, begrijpt context en voert acties uit zoals afspraken inplannen, bestellingen opnemen, gesprekken doorverbinden en berichten aannemen.
Wat je receptionist kan doen
- Gesprekken beantwoorden: begroet bellers met je eerste bericht, of wacht tot ze spreken als de begroeting leeg is.
- Afspraken inplannen: controleert beschikbaarheid en plant afspraken in, verzet ze of annuleert ze.
- Bestellingen en offerteaanvragen opnemen: wanneer bestellingen of offertes zijn ingeschakeld.
- Vragen beantwoorden: gebruikt je kennisbank en antwoorden op veelgestelde vragen.
- Berichten aannemen: registreert terugbelverzoeken met een prioriteitsniveau.
- Gesprekken doorverbinden: verbindt bellers op basis van doorverbindingsregels met mensen in je team.
- Meerdere talen spreken: schakelt over naar de taal van de beller wanneer die een van je ingestelde talen is.
- Informatie verzamelen: identificeert bellers en maakt klantgegevens aan of werkt deze bij.
Hoe het werkt
Wanneer er een gesprek binnenkomt:
- Begroet de receptionist de beller.
- Bepaalt deze wat de beller wil.
- Volgt deze bij elk gesprek je regels en voert deze een procedure uit wanneer het verzoek van de beller ermee overeenkomt.
- Controleert deze bij boekingen je agenda en biedt beschikbare tijdstippen aan.
- Als deze een vraag niet kan beantwoorden, registreert deze de vraag in je veelgestelde vragen, zodat je die kunt beantwoorden.
De pagina Receptionists
Open Receptionists in de zijbalk. Bovenaan de pagina zie je de status, telefoonnummers en talen van de receptionist. Daaronder zijn de instellingen gegroepeerd in kaarten:
Kaarten met de aanduiding Workspace gelden voor elke receptionist in je workspace, niet alleen voor degene die je bewerkt.
Status van receptionist
Meerdere receptionisten
Je kunt meer dan één receptionist maken, elk met een eigen stem, regels, procedures en telefoonnummers. Gebruik meerdere receptionisten om:
- Afdelingen te scheiden, zoals sales en support
- Meerdere locaties te bedienen met locatiespecifieke kennis
- Een aparte receptionist per taal of merk te gebruiken
Om er een toe te voegen, open je de receptionistkiezer bovenaan de pagina en selecteer je Een nieuwe receptionist maken. De instellingen worden gekopieerd van de geselecteerde receptionist en je kunt ze na het maken wijzigen. Je kunt een receptionist verwijderen, maar je moet er minimaal één behouden.
Configuratiecontrole
Nadat je aanvullende instructies, de begroeting, een regel of een procedure hebt opgeslagen, controleert Reception.ai de tekst op de achtergrond op tegenstrijdigheden en problemen. Bevindingen verschijnen als een waarschuwingspictogram in de header. Open dit om Je configuratie controleren te zien en selecteer vervolgens Oplossen met assistent om de bedrijfsassistent een oplossing te laten voorstellen, of Begrepen om de bevinding te sluiten.