Openingstijden en boekingsregels
Openingstijden bepalen wanneer elke locatie boekingen accepteert. Boekingsregels bepalen hoe en wanneer klanten binnen die tijden kunnen boeken. Beide stel je in via Bedrijf → Overzicht.
Openingstijden
Je stelt openingstijden per locatie in. Open de kaart Openingstijden, kies een locatie en stel voor elke dag de openings- en sluitingstijden in. Je kunt meerdere tijdsblokken per dag toevoegen (bijvoorbeeld 9:00–12:00 en 14:00–18:00 vanwege een lunchpauze), dagen als gesloten markeren of een locatie tot middernacht openhouden. Gebruik Kopiëren naar… om de tijden van één dag toe te passen op weekdagen, het weekend of alle dagen.
Medewerkers en middelen volgen standaard de openingstijden van hun locatie. Je kunt in plaats daarvan aangepaste uren instellen. Zie Medewerkers.
Als je de openingstijden wijzigt en bestaande boekingen buiten de nieuwe uren vallen, waarschuwt Reception.ai je. Selecteer Toch opslaan om de boekingen te behouden en de nieuwe uren toe te passen.
Tijdzones
Elke workspace heeft één tijdzone, ingesteld via Tijdzone in het bedrijfsprofiel. Schakel in dat dialoogvenster Aangepaste tijdzones per resource in om afzonderlijke locaties, medewerkers of middelen een eigen tijdzone te geven. Dit staat standaard uit. Wanneer dit is ingeschakeld, hebben locatie-uren, medewerkersuren, uren voor middelen en human-first-uren elk een eigen tijdzonekiezer.
Sluitingen en vrije dagen
Open Sluitingen om uitzonderingen op je reguliere openingstijden toe te voegen: feestdagen, vakanties, onderhoud of ruimere openingstijden voor een evenement.
Elke uitzondering is De hele dag gesloten of Openingstijden wijzigen, waarmee je aangepaste uren voor die datums instelt. Vrije tijd voor medewerkers en middelen kun je ook toevoegen via het tabblad Vrije tijd in hun instellingen.
Conflicten met bestaande boekingen
Je kunt vrije tijd niet opslaan zolang er boekingen bestaan tijdens die periode. Reception.ai toont de betreffende boekingen. Annuleer of verzet ze en sla de vrije tijd daarna opnieuw op. Vrije tijd verwijdert nooit stilzwijgend boekingen.
Voeg aan het begin van het jaar alle bekende feestdagen toe, zodat je receptionist nooit tijdens een sluiting boekt.
Boekingsregels
De kaart Boekingsregels geldt zowel voor je receptionist als voor je boekingspagina. Boekingen die je vanuit het dashboard maakt, worden niet beperkt door deze regels.
- Minimale aankondigingstijd is het vroegste moment waarop een nieuwe boeking kan beginnen.
- Termijn voor verzetten of annuleren is het laatste moment waarop een klant kan verzetten of annuleren voordat de afspraak begint.
- Limiet instellen voor overlappende afspraken beperkt het aantal afspraken dat tegelijkertijd op één locatie kan plaatsvinden.
Wanneer Calendly of Cal.com is gekoppeld, gelden in plaats daarvan de planningsinstellingen van die tool.
Hoe beschikbaarheid wordt berekend
Een tijdslot kan alleen worden geboekt wanneer alle volgende voorwaarden gelden:
- De locatie is open en er is geen sluiting.
- De service wordt op die locatie aangeboden.
- Er werkt ten minste één gekwalificeerde medewerker op die locatie die geen vrije tijd heeft.
- Vereiste middelen zijn beschikbaar en niet in onderhoud.
- Er is geen conflicterende afspraak, inclusief buffer- en reistijd.
- De limiet voor overlappende afspraken is niet bereikt.
- Het tijdslot voldoet aan de minimale aankondigingstijd en de periode voor boeken tot.
- Google Calendar toont de medewerker als beschikbaar, indien gekoppeld.
Als een voorwaarde niet geldt, wordt het tijdslot niet telefonisch of op de boekingspagina aangeboden.