Openingstijden en boekingsregels
Openingstijden bepalen wanneer elke locatie boekingen accepteert. Boekingsregels bepalen hoe en wanneer klanten binnen die openingstijden kunnen boeken. Beide stel je in via Business → Overview.
Openingstijden
Je stelt de openingstijden per locatie in. Open de kaart Openingstijden, kies een locatie en stel voor elke dag openings- en sluitingstijden in. Je kunt meerdere tijdsblokken per dag toevoegen (bijvoorbeeld 9:00–12:00 en 14:00–18:00 voor een lunchpauze), dagen als gesloten markeren of een locatie tot middernacht openhouden. Gebruik Kopiëren naar… om de openingstijden van één dag toe te passen op weekdagen, het weekend of alle dagen.
Medewerkers en middelen volgen standaard de openingstijden van hun locatie. Je kunt ze in plaats daarvan aangepaste openingstijden geven. Zie Medewerkers.
Als je de openingstijden wijzigt en bestaande boekingen buiten de nieuwe tijden vallen, waarschuwt Reception.ai je. Selecteer Toch opslaan om de boekingen te behouden en de nieuwe openingstijden toe te passen.
Tijdzones
Elke workspace heeft een tijdzone, die je instelt in het bedrijfsprofiel. Als je individuele locaties, medewerkers of middelen een eigen tijdzone wilt geven, schakel je tijdzones per resource in via de tijdzone-instellingen.
Sluitingen en verlof
Open Sluitingen om uitzonderingen op je normale openingstijden toe te voegen: feestdagen, vakanties, onderhoud of verlengde openingstijden voor een evenement.
Elke uitzondering is De hele dag gesloten of Tijden wijzigen om aangepaste openingstijden voor die datums in te stellen. Verlof van medewerkers en middelen kun je ook toevoegen via het tabblad Verlof in hun instellingen.
Conflicten met bestaande boekingen
Je kunt verlof niet opslaan zolang er boekingen in die periode bestaan. Reception.ai toont de betreffende boekingen. Annuleer of verzet deze en sla het verlof vervolgens opnieuw op. Verlof verwijdert nooit stilzwijgend boekingen.
Voeg aan het begin van het jaar alle bekende feestdagen toe, zodat je receptionist nooit tijdens een sluiting boekt.
Boekingsregels
De kaart Boekingsregels geldt voor zowel je receptionist als je boekingspagina. Boekingen die je vanuit het dashboard maakt, worden niet beperkt door deze regels.
- Minimale voorafgaande kennisgeving is het vroegste moment waarop een nieuwe boeking kan beginnen.
- Kennisgeving voor verzetten of annuleren is het laatste moment waarop een klant kan verzetten of annuleren voordat de afspraak begint.
- Overlappende afspraken beperkt hoeveel afspraken tegelijk op één locatie kunnen plaatsvinden.
Wanneer Calendly of Cal.com is verbonden, gelden in plaats daarvan de eigen planningsinstellingen van die tool.
Hoe beschikbaarheid wordt berekend
Een tijdslot kan alleen worden geboekt wanneer alle onderstaande voorwaarden waar zijn:
- De locatie is open en heeft geen sluiting.
- De dienst wordt op die locatie aangeboden.
- Minstens één gekwalificeerd personeelslid werkt daar en heeft geen verlof.
- Vereiste middelen zijn vrij en niet in onderhoud.
- Er bestaat geen conflicterende afspraak, inclusief buffer- en reistijd.
- De limiet voor overlappende afspraken is niet bereikt.
- Het slot voldoet aan de minimale voorafgaande kennisgeving en de boekingsperiode.
- Google Calendar toont, indien verbonden, dat het personeelslid beschikbaar is.
Als een voorwaarde niet wordt vervuld, wordt het slot niet aangeboden via de telefoon of op de boekingspagina.