Skip to navigation
Integraties

Google Calendar

Synchroniseer agenda's van medewerkers zodat je receptionist de realtime beschikbaarheid kent.

Met de Google Calendar-integratie kan je receptionist de beschikbaarheid van medewerkers realtime controleren. Wanneer een medewerker een gebeurtenis in Google Calendar heeft, wordt die tijd geblokkeerd voor boekingen. Boekingen van Reception.ai kunnen ook aan hun agenda worden toegevoegd.

Hoe het werkt

  1. Elke medewerker koppelt Google Calendar.
  2. Reception.ai leest vrije en bezette tijden uit de agenda’s die je kiest.
  3. Bezette tijden worden uitgesloten bij het aanbieden van afspraakmomenten.
  4. Nieuwe boekingen kunnen worden toegevoegd aan een van de agenda’s van de medewerker.

De agenda van een medewerker koppelen

1

Schakel de integratie in

Ga naar Integraties, selecteer Integratie toevoegen en schakel Google Calendar in. De functie Medewerkers moet zijn ingeschakeld in Instellingen → Functies.

2

Open de medewerker

Ga naar Medewerkers, selecteer de medewerker en open Agenda’s. Selecteer Koppelen.

3

Autoriseer met Google

De medewerker logt in met het Google-account. Gebruik de QR-code, Link kopiëren of Openen in browser om hen vanaf hun eigen apparaat te laten koppelen.

Laat op het toestemmingsscherm van Google alle machtigingen geselecteerd. Reception.ai moet:

  • Vrije en bezette tijden bekijken
  • De lijst met agenda’s bekijken
  • Gebeurtenissen beheren die het aanmaakt

Als een machtiging is uitgeschakeld, mislukt de koppeling en moet deze opnieuw worden geprobeerd.

4

Kies agenda’s

Kies welke agenda’s je wilt controleren op beschikbaarheid en waar boekingen moeten worden gesynchroniseerd.

Synchronisatie-instellingen

InstellingBeschrijving
Beschikbaarheid controleren vanuitAgenda’s waarvan gebeurtenissen de beschikbaarheid blokkeren. Je kunt er meerdere selecteren.
Nieuwe boekingen synchroniseren metDe agenda waaraan nieuwe boekingen worden toegevoegd, of Boekingen niet synchroniseren. Alleen agenda’s die de medewerker kan bewerken worden weergegeven.

Wanneer een boeking wordt geannuleerd, blijft de Google Calendar-gebeurtenis staan met het voorvoegsel “[Geannuleerd]” en wordt deze gemarkeerd als vrij, zodat de tijd weer beschikbaar komt.

Problemen oplossen

Als een koppeling verloopt of toegang wordt ingetrokken, toont de agenda van de medewerker dat deze opnieuw moet worden gekoppeld. Ga naar Medewerkers, selecteer de medewerker, open Agenda’s en selecteer Opnieuw koppelen.

Zolang een koppeling opnieuw moet worden gemaakt, bevat de beschikbaarheid geen gebeurtenissen uit Google Calendar. Dit kan tot dubbele boekingen leiden totdat de koppeling is hersteld.

Google Calendar werkt met de eigen planning van Reception.ai. Het is niet beschikbaar zolang Calendly of Cal.com is gekoppeld.