Kennisbank
De kennisbank bevat alles wat je receptionist over je bedrijf weet, naast gestructureerde gegevens zoals diensten, openingstijden en personeel.
Wat de kennisbank bevat
- Websitecontent: pagina’s die van je website zijn gelezen.
- Geüploade bestanden: pdf’s, documenten en andere bestanden die je aanlevert.
- FAQ-antwoorden: je antwoorden op vragen die de receptionist niet kon beantwoorden. Zie FAQ.
- Bedrijfsconfiguratie: je diensten, openingstijden, locaties en personeel, automatisch toegevoegd.
Hoe je receptionist deze gebruikt
Wanneer een beller een vraag stelt, doet de receptionist het volgende:
- Zoekt in de kennisbank naar relevante informatie.
- Geeft antwoord op basis van wat er wordt gevonden.
- Als er niets relevants wordt gevonden, wordt de vraag aan je FAQ toegevoegd zodat je die kunt beantwoorden.
Als je kennisbank minder dan 2.000.000 tekens en 2.000 documenten bevat, kun je Skip retrieval (RAG) inschakelen in Geavanceerde instellingen om de hele kennisbank in elk antwoord op te nemen in plaats van te zoeken. Dit verkort de reactietijd.
Kennisbronnen beheren
Open je bedrijfspagina via de zijbalk (met de naam van je bedrijf) en ga naar Knowledge Sources. Selecteer Add new en kies Upload file, Entire website of Single page. Filter de lijst op bestanden, websites of pagina’s, of zoek op naam.
Bedrijfsgegevens importeren
Wanneer een website of bestand is verwerkt, haalt Reception.ai bedrijfsgegevens op, zoals contactgegevens, locaties, diensten, producten, middelen en personeel. Open de bron om ze te controleren en selecteer vervolgens Import all of Import selection om ze aan je bedrijf toe te voegen. Elke bron kan één keer worden geïmporteerd.
Limieten
Je kunt maximaal 20 bestanden, 20 websitebronnen en 20 herverwerkingsprocessen per uur toevoegen.
Best practices
- Houd de informatie actueel: werk je kennisbank bij wanneer beleid, prijzen of diensten veranderen.
- Wees specifiek: gedetailleerde antwoorden zorgen voor betere reacties.
- Beantwoord FAQ-vragen regelmatig: elk antwoord verbetert de nauwkeurigheid voor toekomstige bellers.
- Voorkom duplicatie: diensten, openingstijden en personeel zijn al beschikbaar voor de receptionist.