Inbox

Inbox in de zijbalk verzamelt elke interactie die je receptionist afhandelt. Het heeft vier weergaven:

• Alle gesprekken: elk gesprek en elke websitechat, behalve spam.
• Vereist aandacht: open berichten, offerteaanvragen en vragen van bellers, en gesprekken die als urgent of noodgeval zijn gemarkeerd. Zie Offerteaanvragen.
• Afgerond: gesprekken en items die je hebt afgehandeld, zoals berichten die als afgerond zijn gemarkeerd, omgezette offerteaanvragen en beantwoorde vragen.
• Spam: gesprekken die als spam zijn gemarkeerd. De weergave toont hoeveel het er zijn, en een stip wanneer er één ongelezen is.

Vragen die je receptionist niet kon beantwoorden, worden afzonderlijk verzameld in FAQ.

Gesprekken

Elk gesprek bevat het volledige transcript, de starttijd, duur en receptionist, plus resultaatlabels:

Gegevens van de beller

Een telefoongesprek toont het nummer van de beller, of Niet gedeeld als er geen nummer is. Als het nummer nog niet bij een klant hoort, selecteer je Opslaan als contact. Als meerdere klanten hetzelfde nummer hebben, selecteer je Klant kiezen en kies je met wie het gesprek was.

Afgerond en spam

Selecteer Afgerond bij een open gesprek om het naar de weergave Afgerond te verplaatsen, en Heropenen om het terug te zetten. Een gesprek verdwijnt ook uit Afgerond wanneer iets daarin wordt heropend.

Selecteer Spam om een gesprek naar de weergave Spam te verplaatsen. Spamgesprekken tonen Spam als status en verschijnen nooit in Vereist aandacht of Afgerond. Als een gesprek per ongeluk als spam is gemarkeerd, open je het in de weergave Spam en selecteer je Geen spam.

Selecteer bij een spamgesprek Blokkeren naast het nummer van de beller om dit te blokkeren. De reden wordt ingesteld op Spam.

Als je bedrijf zich in de VS bevindt en spambeveiliging is uitgeschakeld, tonen Alle gesprekken en Spam een banner Spamgesprekken buiten houden, die je kunt sluiten. Selecteer Spambeveiliging inschakelen om deze in te schakelen. Zie Gespreksafhandeling.

Intentie en prioriteit

Na elk gesprek voorziet Reception.ai het van een korte intentie, zoals “Daklekkage repareren”, en een prioriteit:

Een situatie die al veilig is gemaakt, is urgent of normaal, geen noodgeval. Berichten van verkooppraatjes, leveranciers, recruiters, robocalls en betalingsvorderingen zijn normaal, hoe dringend ze ook klinken.

De prioriteit van een gesprek is nooit lager dan de prioriteit van de achtergelaten berichten, tenzij het gesprek spam is.

Controleer gesprekken regelmatig om de antwoorden van je receptionist te verifiëren en patronen te vinden die wijzen op nieuwe regels, procedures of updates van de kennisbank.

Berichten

Wanneer een beller wil worden teruggebeld of een bericht wil achterlaten, registreert de receptionist dit met een prioriteitsniveau. Berichten komen uit telefoongesprekken en websitechat. Als de beller later in hetzelfde gesprek details toevoegt of iets wijzigt, werkt de receptionist dat bericht bij in plaats van een tweede achter te laten.

Elk bericht toont de woorden van de beller, een korte overdrachtsnotitie van de receptionist en het nummer van de beller. Nummers die in de chat zijn getypt, worden gemarkeerd als gedeeld door de beller, omdat ze niet kunnen worden geverifieerd.

Berichten worden automatisch aan een klant gekoppeld wanneer het telefoonnummer van de beller bruikbaar is. Vanuit elk bericht kun je:

• De naam van de klant selecteren om het klantrecord te openen, of Contact opslaan als de beller nog geen klant is.
• Markeren als afgerond selecteren wanneer je het hebt afgehandeld, of Heropenen om het terug te zetten naar Vereist aandacht.

Het item Inbox in de zijbalk toont het aantal ongelezen berichten, rood gemarkeerd als er noodgevallen of urgente berichten zijn.