Posta in arrivo
Posta in arrivo nella barra laterale raccoglie ogni interazione gestita dalla tua receptionist. Include quattro viste:
- Tutte le conversazioni: ogni chiamata e chat sul sito web, tranne lo spam.
- Richiede attenzione: messaggi aperti, richieste di preventivo e domande dei chiamanti, oltre alle chiamate contrassegnate come urgenti o emergenze. Consulta Richieste di preventivo.
- Completate: conversazioni ed elementi che hai concluso, come messaggi contrassegnati come completati, richieste di preventivo convertite e domande con risposta.
- Spam: chiamate contrassegnate come spam. La vista mostra quante sono e un punto quando ce n’è una non letta.
Le domande a cui la receptionist non ha potuto rispondere vengono raccolte separatamente nelle FAQ.
Conversazioni
Ogni conversazione include la trascrizione completa, l’ora di inizio, la durata e la receptionist, oltre alle etichette di esito:
Dettagli del chiamante
Una chiamata telefonica mostra il numero del chiamante oppure Non condiviso se non è disponibile. Se il numero non appartiene ancora a un cliente, seleziona Salva come contatto. Se più clienti condividono lo stesso numero, seleziona Scegli cliente e indica con chi si è svolta la chiamata.
Completate e spam
Seleziona Completata in una conversazione aperta per spostarla nella vista Completate, oppure Riapri per riportarla indietro. Una conversazione esce anche da Completate quando un elemento al suo interno viene riaperto.
Seleziona Spam per spostare una chiamata nella vista Spam. Le chiamate spam mostrano Spam come stato e non compaiono mai in Richiede attenzione o Completate. Se una chiamata è stata contrassegnata per errore come spam, aprile nella vista Spam e seleziona Non è spam.
In una chiamata spam, seleziona Blocca accanto al numero del chiamante per bloccarlo. Il motivo viene impostato su Spam.
Se la tua attività si trova negli Stati Uniti e la protezione antispam è disattivata, Tutte le conversazioni e Spam mostrano un banner Tieni fuori le chiamate spam, che puoi chiudere. Seleziona Attiva la protezione antispam per abilitarla. Consulta Gestione delle chiamate.
Intento e priorità
Dopo ogni conversazione, Reception.ai la etichetta con un breve intento, ad esempio “Riparazione perdita dal tetto”, e una priorità:
Una situazione già messa in sicurezza è urgente o normale, non un’emergenza. I messaggi di proposte commerciali, fornitori, selezionatori, robocall e richieste di pagamento sono normali, per quanto possano sembrare pressanti.
La priorità di una chiamata non è mai inferiore a quella dei messaggi lasciati durante la chiamata, a meno che non sia spam.
Esamina regolarmente le conversazioni per verificare le risposte della receptionist e individuare schemi che suggeriscano nuove regole, procedure o aggiornamenti della knowledge base.
Messaggi
Quando un chiamante desidera essere richiamato o chiede di lasciare un messaggio, la receptionist lo registra con un livello di priorità. I messaggi provengono da chiamate telefoniche e chat sul sito web. Se il chiamante aggiunge dettagli o modifica qualcosa più tardi nella stessa chiamata, la receptionist aggiorna quel messaggio invece di lasciarne un secondo.
Ogni messaggio mostra le parole del chiamante, una breve nota di passaggio della receptionist e il numero del chiamante. I numeri digitati in chat vengono contrassegnati come condivisi dal chiamante, poiché non possono essere verificati.
I messaggi vengono collegati automaticamente a un cliente quando il numero di telefono del chiamante è utilizzabile. Da ogni messaggio puoi:
- Selezionare il nome del cliente per aprire la sua scheda, oppure Salva contatto se il chiamante non è ancora un cliente.
- Selezionare Segna come completato dopo averlo gestito, oppure Riapri per riportarlo in Richiede attenzione.
L’elemento Posta in arrivo nella barra laterale mostra il numero di messaggi non letti, evidenziato in rosso quando ce n’è almeno uno urgente o di emergenza.