इनबॉक्स

साइडबार में इनबॉक्स आपके रिसेप्शनिस्ट द्वारा संभाले गए हर इंटरैक्शन को इकट्ठा करता है। इसमें चार व्यू हैं:

• सभी बातचीत: स्पैम को छोड़कर हर कॉल और वेबसाइट चैट।
• ध्यान देने की ज़रूरत: खुले मैसेज, कोटेशन अनुरोध और कॉलर के सवाल, साथ ही अर्जेंट या इमरजेंसी के रूप में चिह्नित कॉल। कोटेशन अनुरोध देखें।
• पूर्ण: वे बातचीत और आइटम जिन्हें आप पूरा कर चुके हैं, जैसे पूर्ण चिह्नित मैसेज, बदले गए कोटेशन अनुरोध और जवाब दिए गए सवाल।
• स्पैम: स्पैम के रूप में चिह्नित कॉल। इस व्यू में उनकी संख्या दिखती है और कोई अपठित होने पर एक डॉट दिखता है।

जिन सवालों का जवाब आपका रिसेप्शनिस्ट नहीं दे सका, वे अलग से FAQ में इकट्ठा होते हैं।

बातचीत

हर बातचीत में पूरा ट्रांसक्रिप्ट, शुरू होने का समय, अवधि और रिसेप्शनिस्ट के साथ-साथ नतीजे के लेबल शामिल होते हैं:

कॉलर की जानकारी

फोन कॉल में कॉलर का नंबर दिखता है, या नंबर न होने पर शेयर नहीं किया गया। अगर नंबर अभी किसी क्लाइंट का नहीं है, तो कॉन्टैक्ट के रूप में सेव करें चुनें। अगर एक ही नंबर कई क्लाइंट साझा करते हैं, तो क्लाइंट चुनें चुनें और चुनें कि कॉल किसके साथ थी।

पूर्ण और स्पैम

किसी खुली बातचीत को पूर्ण व्यू में ले जाने के लिए उस पर पूर्ण चुनें, और उसे वापस लाने के लिए फिर से खोलें चुनें। बातचीत में कोई चीज़ फिर से खुलने पर वह पूर्ण से भी हट जाती है।

कॉल को स्पैम व्यू में ले जाने के लिए स्पैम चुनें। स्पैम कॉल का स्टेटस स्पैम दिखता है और वे कभी भी ध्यान देने की ज़रूरत या पूर्ण में नहीं दिखतीं। अगर कोई कॉल गलती से स्पैम चिह्नित हो गई हो, तो उसे स्पैम व्यू में खोलें और स्पैम नहीं है चुनें।

स्पैम कॉल पर, कॉलर के नंबर के पास ब्लॉक करें चुनकर उसे ब्लॉक करें। इसका कारण स्पैम सेट होता है।

अगर आपका व्यवसाय अमेरिका में है और स्पैम सुरक्षा बंद है, तो सभी बातचीत और स्पैम में स्पैम कॉल को बाहर रखें बैनर दिखता है, जिसे आप बंद कर सकते हैं। इसे चालू करने के लिए स्पैम सुरक्षा चालू करें चुनें। कॉल हैंडलिंग देखें।

इरादा और प्राथमिकता

हर बातचीत के बाद, Reception.ai उसे एक छोटे इरादे, जैसे “छत के रिसाव की मरम्मत”, और प्राथमिकता के साथ लेबल करता है:

जिस स्थिति को पहले ही सुरक्षित बनाया जा चुका है, वह अर्जेंट या सामान्य होती है, इमरजेंसी नहीं। सेल्स पिच, वेंडर, रिक्रूटर, रोबोकॉल और भुगतान मांगों के मैसेज सामान्य होते हैं, चाहे वे कितने भी ज़रूरी लगें।

कॉल की प्राथमिकता, उस पर छोड़े गए मैसेज की प्राथमिकता से कभी कम नहीं होती, जब तक कॉल स्पैम न हो।

अपने रिसेप्शनिस्ट के जवाबों की पुष्टि करने और नए नियमों, प्रक्रियाओं या नॉलेज बेस अपडेट की जरूरत बताने वाले पैटर्न खोजने के लिए बातचीत की नियमित समीक्षा करें।

मैसेज

जब कोई कॉलर कॉलबैक चाहता है या मैसेज छोड़ने के लिए कहता है, तो रिसेप्शनिस्ट उसे प्राथमिकता स्तर के साथ रिकॉर्ड करता है। मैसेज फोन कॉल और वेबसाइट चैट से आते हैं। अगर कॉलर उसी कॉल में बाद में जानकारी जोड़ता है या कुछ बदलता है, तो रिसेप्शनिस्ट दूसरा मैसेज छोड़ने के बजाय उसी मैसेज को अपडेट करता है।

हर मैसेज में कॉलर के शब्द, रिसेप्शनिस्ट का छोटा हैंडओवर नोट और कॉलर का नंबर दिखता है। चैट में टाइप किए गए नंबरों को कॉलर द्वारा साझा किया गया चिह्नित किया जाता है, क्योंकि उनकी पुष्टि नहीं की जा सकती।

कॉलर का फोन नंबर उपयोग योग्य होने पर मैसेज अपने-आप क्लाइंट से लिंक हो जाते हैं। हर मैसेज से आप:

• क्लाइंट का रिकॉर्ड खोलने के लिए उसका नाम चुन सकते हैं, या कॉलर अभी क्लाइंट न हो तो कॉन्टैक्ट सेव करें चुन सकते हैं।
• इसे संभाल लेने पर पूर्ण चिह्नित करें चुन सकते हैं, या इसे ध्यान देने की ज़रूरत में वापस लाने के लिए फिर से खोलें चुन सकते हैं।

साइडबार में इनबॉक्स आइटम अपठित मैसेज की संख्या दिखाता है और कोई मैसेज इमरजेंसी या अर्जेंट होने पर लाल रंग में हाइलाइट होता है।