इनबॉक्स
इनबॉक्स
कॉल, मैसेज और नॉलेज गैप एक ही जगह पर देखें।
इनबॉक्स रिसेप्शनिस्ट की सभी बातचीत को एक जगह रखता है — कॉल ट्रांसक्रिप्ट, वॉइसमेल और ऐसे सवाल जिनका रिसेप्शनिस्ट जवाब नहीं दे पाया।
बातचीत
आपके रिसेप्शनिस्ट द्वारा संभाली गई हर कॉल, पूरे ट्रांसक्रिप्ट, मेटाडेटा (अवधि, समय, फ़ोन नंबर) और नतीजे के सारांश (अपॉइंटमेंट बुक हुआ, मैसेज लिया गया, सवाल का जवाब दिया गया) के साथ रिकॉर्ड होती है।
रिसेप्शनिस्ट के जवाबों की पुष्टि करने, गलत जानकारी पहचानने और ऐसे पैटर्न ढूँढने के लिए बातचीत नियमित रूप से देखें जो नए नियम या नॉलेज बेस अपडेट की ज़रूरत बताते हैं।
मैसेज
जब कॉल करने वाले मैसेज छोड़ते हैं, तो इंटेंट के आधार पर उसे प्राथमिकता स्तर दिया जाता है:
मैसेज तीन स्रोतों से आते हैं:
- फ़ोन कॉल — कॉल करने वाला बातचीत के दौरान मैसेज छोड़ता है
- वेब चैट — विज़िटर बुकिंग पेज विजेट से मैसेज छोड़ता है
- मैन्युअल — आप खुद मैसेज रिकॉर्ड बनाते हैं
आपातकालीन और तत्काल मैसेज के लिए साइडबार में प्राथमिकता बैज दिखता है।
नॉलेज गैप
जब कोई कॉलर ऐसा सवाल पूछता है जो आपके रिसेप्शनिस्ट को नॉलेज बेस में नहीं मिलता, तो वह एक नॉलेज गैप लॉग करता है — सवाल, बातचीत का संदर्भ और कॉलर की जानकारी।
गैप भरने से आपका रिसेप्शनिस्ट कैसे बेहतर होता है
जब आप नॉलेज गैप का जवाब लिखते हैं:
- आपके सभी रिसेप्शनिस्ट एजेंट्स नई जानकारी के साथ रीजनरेट होते हैं
- जवाब तुरंत रिसेप्शनिस्ट के उपलब्ध नॉलेज का हिस्सा बन जाता है
- भविष्य की कॉल में मिलते-जुलते सवालों के जवाब आपके जवाब से दिए जाते हैं
इससे कॉल क्वालिटी सुधारने के लिए सीधा फ़ीडबैक लूप बनता है।
बेहतरीन तरीके
- हर हफ़्ते समीक्षा करें — जवाब न दिए गए गैप इकट्ठा न होने दें
- स्पष्ट लिखें — “रसीद के साथ हमारी रिटर्न पॉलिसी 30 दिन की है” लिखना “हमारी रिटर्न पॉलिसी है” से बेहतर है
- पैटर्न पहचानें — अगर वही सवाल बार-बार आता है, तो उसे अपने नॉलेज बेस में जोड़ें या वेबसाइट अपडेट करें