अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

जब कोई कॉलर ऐसा कुछ पूछता है जो आपके रिसेप्शनिस्ट को अपने नॉलेज बेस में नहीं मिलता, तो वह आपके जवाब देने के लिए सवाल सेव कर लेता है। इन सवालों के जवाब देना आपके रिसेप्शनिस्ट को बेहतर बनाने का सबसे सीधा तरीका है।

सवालों की समीक्षा करना

जिन सवालों के जवाब नहीं दिए गए हैं, वे Inbox में Needs attention के तहत उस बातचीत के साथ दिखते हैं जिससे वे आए थे। वे Home पेज पर Needs your attention में भी दिखते हैं।

किसी सवाल का जवाब देना

बातचीत खोलें और सवाल पर Teach receptionist चुनें। Your answer में अधिकतम 2,000 characters का जवाब लिखें और Save answer चुनें। आपका रिसेप्शनिस्ट भविष्य की बातचीत में इस जवाब का इस्तेमाल करेगा। कॉलर को इसकी सूचना नहीं दी जाती।

अगर किसी सवाल का जवाब देने की ज़रूरत नहीं है, तो उसे Needs attention से हटाने के लिए Skip चुनें। बाद में जवाब देने के लिए Bring back चुनें।

जवाबों को मैनेज करना

जवाब दिए गए सवाल Business knowledge में Learned from calls के तहत सूचीबद्ध होते हैं। साइडबार से अपना बिज़नेस पेज खोलें, Overview टैब में Business knowledge कार्ड चुनें, फिर Learned from calls चुनें। किसी जवाब को संपादित करने के लिए उसे चुनें, या हटाने के लिए Delete answer चुनें। जवाब हटाने पर सवाल आपके inbox से भी हट जाता है।

आपका रिसेप्शनिस्ट आपके हाल में अपडेट किए गए 50 जवाबों का इस्तेमाल करता है। आपका workspace अधिकतम 200 सवाल स्टोर कर सकता है।

सर्वोत्तम तरीके

• हर हफ़्ते समीक्षा करें: जवाब न दिए गए सवालों को जमा न होने दें।
• स्पष्ट रहें: “रसीद के साथ हमारी रिटर्न पॉलिसी 30 दिन की है” कहना “हमारी रिटर्न पॉलिसी है” कहने से बेहतर है।
• पैटर्न पहचानें: अगर एक ही सवाल बार-बार आता है, तो उसे अपनी वेबसाइट में जोड़ें या कोई दस्तावेज़ अपलोड करें ताकि वह आपके नॉलेज बेस का हिस्सा बन जाए।