कॉल हैंडलिंग

रिसेप्शनिस्ट पेज पर कॉल के दौरान समूह यह नियंत्रित करता है कि फ़ोन कॉल के दौरान क्या होता है: पहले कौन उठाता है, कॉल आपकी टीम को कब ट्रांसफ़र होती हैं, कॉलर की पहचान कैसे सत्यापित होती है और कौन से नंबर ब्लॉक किए जाते हैं।

पहले कौन जवाब देता है

पहले कौन जवाब देता है तय करता है कि रिसेप्शनिस्ट से पहले आपके स्टाफ़ का फ़ोन बजेगा या नहीं। यह आपके वर्कस्पेस के हर रिसेप्शनिस्ट पर लागू होता है। स्टाफ़ पहले जवाब देता है के अंतर्गत, चुनें:

व्यावसायिक समय आपके व्यावसायिक घंटों का पालन करता है। एक से ज़्यादा लोकेशन होने पर, चुनें कि किस लोकेशन के घंटे फ़ॉलो करने हैं। कस्टम घंटे में टाइमज़ोन शामिल होता है।

जब स्टाफ़ पहले जवाब दे, तो स्टाफ़ फ़ोन खोलें:

मौजूदा नंबर फ़ॉरवर्ड करें

अपनी मौजूदा बिज़नेस लाइन रखने के लिए, जिन कॉल का आप जवाब नहीं देते उन्हें अपने रिसेप्शनिस्ट के नंबर पर फ़ॉरवर्ड करें। फ़ॉरवर्डिंग आपके फ़ोन कैरियर के ज़रिए सेट की जाती है और पहले कौन जवाब देता है, इससे स्वतंत्र रूप से काम करती है।

मौजूदा नंबर फ़ॉरवर्ड करें खोलें, उस फ़ोन का देश चुनें जिससे आप कॉल फ़ॉरवर्ड करेंगे और दिखाए गए कोड डायल करें। ज़्यादातर मोबाइल कैरियर के लिए:

कुछ कैरियर, जैसे अमेरिका में Verizon, इसके बजाय स्टार कोड इस्तेमाल करते हैं (व्यस्त या अनुत्तरित कॉल के लिए *71, सभी कॉल के लिए *72)। डायलॉग आपके देश के सही कोड दिखाता है।

किसी व्यक्ति को ट्रांसफ़र करें

ट्रांसफ़र नियम आपके रिसेप्शनिस्ट को कॉलर की बात के आधार पर उन्हें किसी खास व्यक्ति या विभाग से कनेक्ट करने देते हैं। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए अधिकतम 100 ट्रांसफ़र नियम बना सकते हैं।

हर नियम में ये होते हैं:

• लेबल: एक छोटा नाम (1–200 वर्ण)।
• फ़ोन नंबर: कॉल कहाँ ट्रांसफ़र करनी है।
• कब ट्रांसफ़र करें: सादे अंग्रेज़ी में शर्त (1–2,000 वर्ण)।
• कनेक्ट होने के बाद डायल किए जाने वाले अंक (वैकल्पिक): डेस्टिनेशन के जवाब देने पर बजने वाले कीपैड टोन, जैसे किसी एक्सटेंशन तक पहुँचने के लिए। 0–9, *, #, 0.5 सेकंड के विराम के लिए w और 1 सेकंड के विराम के लिए W इस्तेमाल करें, अधिकतम 50 वर्ण तक। यह फ़ील्ड तब दिखता है जब उन्नत सेटिंग्स में टच टोन चलाने की अनुमति दें चालू हो।

ट्रांसफ़र नियमों के उदाहरण

ट्रांसफ़र की उपलब्धता और सीमाएं

• ट्रांसफ़र सिर्फ़ फ़ोन कॉल पर काम करते हैं, वेब बातचीत पर नहीं।
• कनाडा में किसी Reception.ai नंबर पर ट्रांसफ़र उपलब्ध नहीं हैं, जब तक रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर आपके अपने Twilio अकाउंट या SIP Trunk से न हों।
• अपने बिज़नेस के देश के बाहर किसी नंबर पर ट्रांसफ़र करने के लिए आपका अपना Twilio नंबर या Premium प्लान ज़रूरी है।
• प्रीमियम-रेट और साझा-लागत वाले नंबरों को ट्रांसफ़र डेस्टिनेशन के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता, अपने Twilio नंबर के साथ भी नहीं।
• मुफ़्त ट्रायल के दौरान, आप हर दिन अधिकतम 10 ट्रांसफ़र नियम जोड़ या संपादित कर सकते हैं।

ट्रांसफ़र सेटिंग्स

डिफ़ॉल्ट रूप से, ट्रांसफ़र की गई कॉल पाने वाले व्यक्ति को कॉलर का अपना नंबर दिखता है। यह ब्लाइंड ट्रांसफ़र है: कॉल सीधे सौंप दी जाती है।

अपने बिज़नेस का नंबर दिखाने के लिए इसके बजाय अपना बिज़नेस नंबर दिखाएं चालू करें। कॉल पाने वाले व्यक्ति को कनेक्ट होने से पहले बातचीत का सारांश सुनाई देगा और इंतज़ार के दौरान कॉलर को होल्ड म्यूज़िक सुनाई देगा।

रिसेप्शनिस्ट द्वारा कॉल ट्रांसफ़र करने के बाद बाकी कॉल रिकॉर्ड करने और उसे कॉल रिकॉर्डिंग के अंत में जोड़ने के लिए ट्रांसफ़र के बाद रिकॉर्डिंग जारी रखें चालू करें। यह सिर्फ़ तब लागू होता है जब कॉल रिकॉर्डिंग संग्रहीत की जाती हैं। नए बिज़नेस में यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है।

जब रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर Twilio नंबर हों, तब ट्रांसफ़र सेटिंग्स उपलब्ध होती है।

कॉलर की पहचान सत्यापित करें

रिसेप्शनिस्ट द्वारा क्लाइंट के रिकॉर्ड पढ़ने या बदलने से पहले कॉलर से अपनी पहचान साबित कराकर क्लाइंट डेटा सुरक्षित रखें, और अपने रिसेप्शनिस्ट को स्पैम कॉल का जवाब देने से रोकें।

सुरक्षित मोड चालू होने पर, अज्ञात नंबर से कॉल करने वाले और वेबसाइट विज़िटर को अपने रिकॉर्ड एक्सेस करने से पहले सत्यापन पास करना होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से कोड ईमेल से भेजे जाते हैं। SMS से भेजने के लिए SMS-सक्षम Twilio नंबर चाहिए। नोटिफ़िकेशन और SMS देखें।

स्पैम सुरक्षा अमेरिका के बिज़नेस के लिए उपलब्ध है। जब रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर SIP ट्रंक नंबर हों, तो यह नहीं दिखती।

ब्लॉक किए गए नंबर

फ़ोन नंबरों को अपने रिसेप्शनिस्ट तक पहुँचने से रोकें। ब्लॉक किए गए कॉलर को तुरंत अस्वीकार कर दिया जाता है। ब्लॉक सूची आपके वर्कस्पेस के हर रिसेप्शनिस्ट पर लागू होती है।

किसी नंबर को ब्लॉक करते समय, आप ये जोड़ सकते हैं:

• कारण: आपकी टीम के लिए एक नोट।
• कब तक ब्लॉक रखें: समाप्ति तिथि। स्थायी रूप से ब्लॉक करने के लिए खाली छोड़ें।

आप किसी बातचीत या क्लाइंट प्रोफ़ाइल से भी नंबर ब्लॉक कर सकते हैं।