Gespreksafhandeling

De groep Tijdens het gesprek op de pagina Receptionists bepaalt wat er tijdens een telefoongesprek gebeurt: wie als eerste opneemt, wanneer gesprekken naar je team worden doorgeschakeld, hoe bellers worden geverifieerd en welke nummers worden geblokkeerd.

Volgorde van beantwoorden

Volgorde van beantwoorden bepaalt wie als eerste inkomende gesprekken beantwoordt. Dit geldt voor elke receptionist in je workspace.

Wanneer Medewerkers eerst is geselecteerd, stel je het volgende in:

Een bestaand nummer doorschakelen

Wil je je huidige zakelijke nummer behouden? Schakel dan gesprekken die je niet beantwoordt door naar het nummer van je receptionist. Doorschakelen stel je in via je telefoonprovider en werkt onafhankelijk van de volgorde van beantwoorden.

Open Een bestaand nummer doorschakelen, kies het land van de telefoon waarvan je wilt doorschakelen en toets de getoonde codes in. Voor de meeste mobiele providers:

Sommige providers, zoals Verizon in de VS, gebruiken in plaats daarvan stercodes (*71 voor bezette of onbeantwoorde gesprekken, *72 voor alle gesprekken). Het dialoogvenster toont de juiste codes voor je land.

Doorverbinden met een medewerker

Met doorverbindingsregels kan je receptionist bellers op basis van wat ze zeggen verbinden met specifieke personen of afdelingen. Je kunt maximaal 100 doorverbindingsregels per receptionist maken.

Elke regel bevat:

• Label: een korte naam (1–200 tekens).
• Telefoonnummer: waarnaar het gesprek wordt doorverbonden.
• Wanneer doorverbinden: de voorwaarde, in gewone taal (1–2.000 tekens).
• Cijfers die na het verbinden moeten worden gekozen (optioneel): toetsenbordtonen die worden afgespeeld zodra de bestemming opneemt, bijvoorbeeld om een doorkiesnummer te bereiken. Gebruik 0–9, *, #, w voor een pauze van 0,5 seconde en W voor een pauze van 1 seconde, tot maximaal 50 tekens. Dit veld verschijnt wanneer Touchtonen afspelen toestaan is ingeschakeld in Geavanceerde instellingen.

Voorbeelden van doorverbindingsregels

Beschikbaarheid en limieten voor doorverbinden

• Doorverbinden werkt alleen bij telefoongesprekken, niet bij webgesprekken.
• Doorverbinden is beschikbaar voor bedrijven in de VS en voor elk bedrijf waarvan de receptionist alleen nummers uit je eigen Twilio-account of SIP-trunk gebruikt.
• Doorverbinden naar een nummer buiten het land van je bedrijf vereist een eigen Twilio-nummer of een betaald abonnement.
• Tijdens de gratis proefperiode kun je maximaal 10 doorverbindingsregels per dag toevoegen of bewerken.

Nummerweergave bij doorverbinden

Standaard ziet de persoon die een doorgeschakeld gesprek ontvangt het eigen nummer van de beller. Dit is een blinde doorverbinding: het gesprek wordt rechtstreeks overgedragen.

Schakel In plaats daarvan je zakelijke nummer tonen in om je zakelijke nummer weer te geven. De persoon die het gesprek ontvangt, hoort dan een samenvatting van het gesprek voordat deze wordt verbonden, en de beller hoort wachtmuziek tijdens het wachten.

Deze optie is beschikbaar wanneer alle nummers van de receptionist Twilio-nummers zijn.

Identiteit van de beller verifiëren

Bescherm klantgegevens door bellers te verplichten te bewijzen wie ze zijn voordat de receptionist hun gegevens leest of wijzigt.

Als de beveiligde modus is ingeschakeld, moeten bellers vanaf een onbekend nummer en websitebezoekers de verificatie voltooien voordat ze toegang krijgen tot hun gegevens. Codes worden standaard per e-mail verstuurd. Verzenden via sms vereist een Twilio-nummer dat sms ondersteunt. Zie Meldingen en sms.

Geblokkeerde nummers

Blokkeer telefoonnummers zodat ze je receptionist niet kunnen bereiken. Geblokkeerde bellers worden direct geweigerd. De blokkeerlijst geldt voor elke receptionist in je workspace.

Wanneer je een nummer blokkeert, kun je het volgende toevoegen:

• Reden: een notitie voor je team.
• Blokkeren tot: een einddatum. Laat dit leeg om permanent te blokkeren.

Je kunt een nummer ook blokkeren vanuit een gesprek of een klantprofiel.