Gespreksafhandeling
De groep Tijdens het gesprek op de pagina Receptionists bepaalt wat er tijdens een telefoongesprek gebeurt: wie als eerste opneemt, wanneer gesprekken naar je team worden doorverbonden, hoe bellers worden geverifieerd en welke nummers worden geblokkeerd.
Wie neemt als eerste op
Wie neemt als eerste op bepaalt of de telefoon van je personeel overgaat voordat de receptionist opneemt. Dit geldt voor elke receptionist in je workspace. Kies onder Personeel neemt als eerste op:
Openingstijden volgt je openingstijden. Als je meer dan één locatie hebt, kies je welke openingstijden van welke locatie moeten worden gevolgd. Aangepaste tijden bevat een tijdzone.
Wanneer personeel als eerste opneemt, open je Telefoon van personeel:
Wanneer personeel als eerste opneemt, wordt er een uitgaand gesprek naar de telefoon van je personeel geplaatst. Dit is niet beschikbaar op een Reception.ai-nummer in Canada, tenzij elk nummer van de receptionist uit je eigen Twilio- account of SIP Trunk komt. Zie Gebruik je eigen nummer.
Een bestaand nummer doorschakelen
Wil je je huidige zakelijke lijn behouden, schakel dan gesprekken die je niet beantwoordt door naar het nummer van je receptionist. Doorschakelen stel je in via je telefoonprovider en werkt onafhankelijk van wie als eerste opneemt.
Open Een bestaand nummer doorschakelen, kies het land van de telefoon waarvan je gesprekken wilt doorschakelen en toets de weergegeven codes in. Voor de meeste mobiele providers:
Sommige providers, zoals Verizon in de VS, gebruiken in plaats daarvan stercodes (*71 voor bezette of onbeantwoorde gesprekken, *72 voor alle gesprekken). Het dialoogvenster toont de juiste codes voor je land.
Je provider bepaalt hoeveel keer de telefoon overgaat voordat er wordt doorgeschakeld, en kan kosten in rekening brengen voor doorgeschakelde gesprekken. Vaste lijnen en internettelefoniesystemen configureer je via de instellingen van je provider.
Doorverbinden met een persoon
Met doorverbindingsregels kan je receptionist bellers op basis van wat ze zeggen met specifieke personen of afdelingen verbinden. Je kunt per receptionist maximaal 100 doorverbindingsregels maken.
Elke regel bevat:
- Label: een korte naam (1–200 tekens).
- Telefoonnummer: waarheen het gesprek wordt doorverbonden.
- Wanneer doorverbinden: de voorwaarde, in gewone taal (1–2.000 tekens).
- Cijfers om te kiezen na verbinding (optioneel): toetsenbordtonen die worden afgespeeld zodra de bestemming opneemt, bijvoorbeeld om een toestelnummer te bereiken. Gebruik
0–9,*,#,wvoor een pauze van 0,5 seconde enWvoor een pauze van 1 seconde, tot maximaal 50 tekens. Dit veld verschijnt wanneer Toestaan om toetsenbordtonen af te spelen is ingeschakeld in Geavanceerde instellingen.
Voorbeelden van doorverbindingsregels
Beschikbaarheid en limieten voor doorverbinden
- Doorverbinden werkt alleen voor telefoongesprekken, niet voor webgesprekken.
- Doorverbinden is niet beschikbaar op een Reception.ai-nummer in Canada, tenzij elk nummer van de receptionist uit je eigen Twilio-account of SIP Trunk komt.
- Doorverbinden naar een nummer buiten het land van je bedrijf vereist je eigen Twilio-nummer of het Premium-abonnement.
- Betaalde en gedeelde-kostennummers kunnen niet als bestemming voor doorverbinden worden gebruikt, ook niet met je eigen Twilio-nummer.
- Tijdens de gratis proefperiode kun je maximaal 10 doorverbindingsregels per dag toevoegen of bewerken.
Instellingen voor doorverbinden
Standaard ziet de persoon die een doorverbonden gesprek ontvangt het eigen nummer van de beller. Dit is een blinde doorverbinding: het gesprek wordt rechtstreeks overgedragen.
Schakel In plaats daarvan je bedrijfsnummer tonen in om je bedrijfsnummer te tonen. De persoon die het gesprek ontvangt, hoort dan een samenvatting van het gesprek voordat deze wordt verbonden, en de beller hoort wachtmuziek tijdens het wachten.
Schakel Blijven opnemen na een doorverbinding in om de rest van het gesprek op te nemen nadat je receptionist het heeft doorverbonden en deze aan het einde van de gespreksopname toe te voegen. Dit geldt alleen zolang gespreksopnamen worden opgeslagen. Voor nieuwe bedrijven staat dit standaard aan.
Instellingen voor doorverbinden is beschikbaar wanneer alle nummers van de receptionist Twilio-nummers zijn.
Identiteit van de beller verifiëren
Bescherm klantgegevens door bellers te verplichten te bewijzen wie ze zijn voordat de receptionist hun gegevens voorleest of wijzigt, en voorkom dat je receptionist spamgesprekken beantwoordt.
Wanneer de beveiligde modus is ingeschakeld, moeten bellers vanaf een onbekend nummer en websitebezoekers de verificatie doorlopen voordat ze toegang krijgen tot hun gegevens. Codes worden standaard per e-mail verstuurd. Verzenden via sms vereist een Twilio-nummer dat sms ondersteunt. Zie Meldingen en sms.
Spambeveiliging is beschikbaar voor bedrijven in de VS. Deze optie wordt niet weergegeven wanneer elk nummer van de receptionist een SIP-trunknummer is.
Geblokkeerde nummers
Blokkeer telefoonnummers zodat ze je receptionist niet kunnen bereiken. Geblokkeerde bellers worden direct geweigerd. De blokkeerlijst geldt voor elke receptionist in je workspace.
Wanneer je een nummer blokkeert, kun je toevoegen:
- Reden: een notitie voor je team.
- Blokkeren tot: een vervaldatum. Laat dit leeg om permanent te blokkeren.
Je kunt ook een nummer blokkeren vanuit een gesprek of een klantprofiel.