Planning

Reception.ai bevat een volledig planningssysteem. Je receptionist gebruikt dit om telefonisch afspraken te boeken en klanten kunnen rechtstreeks boeken op je boekingspagina.

Hoe planning werkt

Het planningssysteem verbindt:

1. Diensten: wat je aanbiedt, zoals een knipbeurt, consult of verhuur van apparatuur.
2. Locaties: waar je dit aanbiedt, elk met eigen openingstijden.
3. Medewerkers: wie de dienst verleent.
4. Middelen: resources die de dienst nodig heeft, zoals ruimtes, stoelen of apparatuur.
5. Boekingsregels: de duur van slots, kennisgevingstermijnen en hoe ver vooruit klanten kunnen boeken.

Een tijdslot wordt alleen aangeboden wanneer de locatie open is, een gekwalificeerd personeelslid beschikbaar is, vereiste middelen beschikbaar zijn, de boekingsregels dit toestaan en er geen conflicten zijn. Zie Hoe beschikbaarheid wordt berekend.

Boekingskanalen

Afspraken uit elk kanaal komen in dezelfde agenda terecht:

• Telefoon: geboekt door je receptionist tijdens een gesprek.
• Tekstbericht: geboekt via sms.
• Website: zelf ingepland op je boekingspagina of via de webwidget.
• Dashboard: gemaakt door jou of je team.

Agenda

Open Agenda in de zijbalk om boekingen te bekijken en beheren.

• Weergaven: Maand, Week, 3 dagen of Dag. Schakel Weekenden weergeven in om zaterdag en zondag op te nemen.
• Groeperen op: medewerkers, middelen, diensten, kanaal of een tijdlijn.
• Locatie: bekijk één locatie of Alle locaties.
• Nieuwe afspraak en Nieuw verlof: maak rechtstreeks boekingen en sluitingen.

Wanneer je een boeking wijzigt of annuleert, vraagt Reception.ai of je de klant per e-mail of sms wilt informeren: stuur naar iedereen die betrokken is, stuur naar geselecteerde klanten of stuur niet. Bestellingen verschijnen ook in de agenda.

Middelen

Middelen zijn fysieke resources die voor afspraken nodig zijn: ruimtes, stoelen, banen of apparatuur. Gebruik ze wanneer een dienst een resource met beperkte beschikbaarheid nodig heeft.

Middelen volgen standaard de openingstijden van hun locatie en kunnen aangepaste openingstijden en onderhoudsverlof hebben. Ze kunnen alleen worden geboekt wanneer ze nog niet zijn gereserveerd.

Voor verhuurbedrijven is het middel de dienst. Maak een dienst van het type verhuur en koppel die aan het middel.

Planningsfuncties uitschakelen

Ga naar Settings → Features om onderdelen van planning uit te schakelen die je niet gebruikt: diensten, klanten, medewerkers, middelen, beschikbaarheid, de online boekingspagina of afzonderlijke diensttypen (afspraken, thuis en mobiel, groepssessies, verhuur). Uitgeschakelde functies zijn verborgen in het dashboard, voor de receptionist en op de boekingspagina.

Als Medewerkers bijvoorbeeld is uitgeschakeld, boekt je receptionist met degene die beschikbaar is en noemt die nooit teamleden bij naam.

Calendly of Cal.com gebruiken

Als je Calendly of Cal.com verbindt, beheert die tool in plaats daarvan de beschikbaarheid en boekingen. De eigen medewerkers, middelen, beschikbaarheid en boekingspagina van Reception.ai zijn verborgen zolang deze is verbonden. Bestaande gegevens blijven behouden.