Planning

Reception.ai bevat een volledig planningssysteem. Je receptionist gebruikt dit om telefonisch afspraken te boeken, en klanten kunnen rechtstreeks boeken via je boekingspagina.

Bedrijfsprofiel

Open je bedrijfspagina via de zijbalk (met je bedrijfsnaam als label, of Bedrijf als er geen naam is ingesteld) en blijf op Overzicht. De kaart Bedrijfsprofiel wordt omschreven als De basis die je receptionist en boekingspagina overal gebruiken.

De valutalijst bevat USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD en andere codes, elk met het bijbehorende symbool. Serviceprijzen, productprijzen en actieprijzen gebruiken deze valuta.

Zo werkt planning

Het planningssysteem verbindt:

1. Services: wat je aanbiedt, zoals een knipbeurt, consult of verhuur van apparatuur.
2. Locaties: waar je dit aanbiedt, elk met eigen openingstijden.
3. Personeel: wie de service uitvoert.
4. Middelen: resources die de service nodig heeft, zoals ruimtes, stoelen of apparatuur.
5. Boekingsregels: slotduur, minimale voorafgaande kennisgeving en hoe ver vooruit klanten kunnen boeken.

Een tijdslot wordt alleen aangeboden als de locatie open is, een gekwalificeerd personeelslid beschikbaar is, de benodigde middelen beschikbaar zijn, de boekingsregels dit toestaan en er geen conflicten zijn. Zie Hoe beschikbaarheid wordt berekend.

Boekingskanalen

Afspraken uit elk kanaal komen in dezelfde agenda terecht:

• Telefoon: geboekt door je receptionist tijdens een gesprek.
• Sms: geboekt via sms.
• Website: zelf ingepland op je boekingspagina of via de webwidget.
• Dashboard: aangemaakt door jou of je team.

Agenda

Open Agenda in de zijbalk om boekingen te bekijken en beheren.

• Weergaven: Maand, Week, 3 dagen of Dag. Schakel Weekenden tonen in om zaterdag en zondag weer te geven.
• Groeperen op: personeel, middelen, services, kanaal of een tijdlijn.
• Locatie: bekijk één locatie of Alle locaties.
• Nieuwe afspraak en Nieuwe vrije tijd: maak rechtstreeks boekingen en sluitingen.

Wanneer je een boeking wijzigt of annuleert, vraagt Reception.ai of je de klant wilt informeren via e-mail of sms: stuur naar iedereen die hierdoor wordt geraakt, stuur naar geselecteerde klanten of stuur niet. Bestellingen verschijnen ook in de agenda.

Middelen

Middelen zijn fysieke resources die nodig zijn voor afspraken: ruimtes, stoelen, banen of apparatuur. Gebruik ze wanneer een service een resource met beperkte beschikbaarheid nodig heeft. Open het tabblad Middelen op je bedrijfspagina en selecteer Middel toevoegen. Een restaurant, waar deze tafels worden genoemd, ziet Tafel toevoegen.

Het dialoogvenster bevat Basisinformatie, Uren, Onderhoud en Services.

Uren bepaalt wanneer de resource kan worden geboekt. Middelen volgen standaard de uren van hun locatie en kunnen een aangepast schema hebben. Onderhoud is vrije tijd, bijvoorbeeld voor een reparatie. Ze kunnen alleen worden geboekt als ze niet al gereserveerd zijn en niet in onderhoud zijn.

Voor verhuurbedrijven is het middel de service. Maak een service van het type verhuur en koppel deze aan het middel.

Planningsfuncties uitschakelen

Ga naar Instellingen → Functies om onderdelen van planning die je niet gebruikt uit te schakelen: services, klanten, personeel, middelen, beschikbaarheid, de online boekingspagina of afzonderlijke servicetypen (afspraken, thuis en mobiel, groepssessies, verhuur). Uitgeschakelde functies worden verborgen in het dashboard, voor de receptionist en op de boekingspagina.

Als Personeel bijvoorbeeld is uitgeschakeld, boekt je receptionist bij wie beschikbaar is en noemt die nooit teamleden bij naam.

Calendly of Cal.com gebruiken

Als je Calendly of Cal.com koppelt, beheert die tool in plaats daarvan de beschikbaarheid en boekingen. De eigen functies voor personeel, middelen, beschikbaarheid en boekingspagina van Reception.ai worden verborgen zolang deze gekoppeld is. Bestaande gegevens blijven behouden.