Planification

Reception.ai inclut un système complet de planification. Votre réceptionniste l’utilise pour prendre des rendez-vous par téléphone, et les clients peuvent réserver directement sur votre page de réservation.

Fonctionnement de la planification

Le système de planification relie :

1. Services : ce que vous proposez, comme une coupe de cheveux, une consultation ou la location d’équipement.
2. Établissements : les lieux où vous les proposez, chacun avec ses propres horaires d’ouverture.
3. Personnel : les personnes qui fournissent le service.
4. Ressources : les ressources nécessaires au service, comme des salles, des chaises ou des équipements.
5. Règles de réservation : durée des créneaux, délais de prévenance et période de réservation anticipée.

Un créneau n’est proposé que si l’établissement est ouvert, qu’un membre qualifié du personnel est disponible, que les ressources requises sont disponibles, que les règles de réservation l’autorisent et qu’il n’existe aucun conflit. Consultez Comment les disponibilités sont calculées.

Canaux de réservation

Les rendez-vous de tous les canaux sont ajoutés au même calendrier :

• Téléphone : réservés par votre réceptionniste pendant un appel.
• SMS : réservés par SMS.
• Site web : réservés par les clients eux-mêmes sur votre page de réservation ou via le widget web.
• Dashboard : créés par vous ou votre équipe.

Calendrier

Ouvrez Calendrier dans la barre latérale pour consulter et gérer les réservations.

• Vues : Mois, Semaine, 3 jours ou Jour. Activez Afficher les week-ends pour inclure le samedi et le dimanche.
• Regrouper par : personnel, ressources, services, canal ou chronologie.
• Établissement : consultez un établissement ou Tous les établissements.
• Nouveau rendez-vous et Nouvelle absence : créez directement des réservations et des fermetures.

Lorsque vous modifiez ou annulez une réservation, Reception.ai vous demande si vous souhaitez avertir le client par email ou SMS : envoyer à toutes les personnes concernées, envoyer aux clients sélectionnés ou ne pas envoyer. Les commandes apparaissent également dans le calendrier.

Ressources

Les ressources représentent les éléments physiques requis pour les rendez-vous : salles, chaises, terrains ou équipements. Utilisez-les lorsqu’un service nécessite une ressource dont la disponibilité est limitée.

Par défaut, les ressources suivent les horaires de leur établissement et peuvent avoir des horaires personnalisés ainsi que des absences pour maintenance. Elles ne sont réservables que lorsqu’elles ne sont pas déjà réservées.

Pour les entreprises de location, la ressource est le service. Créez un service de type location et associez-le à la ressource.

Désactiver les fonctionnalités de planification

Accédez à Paramètres → Fonctionnalités pour désactiver les éléments de planification que vous n’utilisez pas : services, clients, personnel, ressources, disponibilités, page de réservation en ligne ou types de services individuels, rendez-vous, à domicile et mobile, sessions de groupe, locations. Les fonctionnalités désactivées sont masquées du Dashboard, de la réceptionniste et de la page de réservation.

Par exemple, lorsque Personnel est désactivé, votre réceptionniste réserve avec toute personne disponible et ne mentionne jamais les membres de l’équipe par leur nom.

Utiliser Calendly ou Cal.com

Si vous connectez Calendly ou Cal.com, cet outil gère les disponibilités et les réservations à la place. Le personnel, les ressources, les disponibilités et la page de réservation propres à Reception.ai sont masqués tant qu’il est connecté. Les données existantes sont conservées.