Planification | ElevenLabs Documentation

Reception.ai inclut un système complet de planification. Votre réceptionniste l’utilise pour prendre des rendez-vous par téléphone, et les clients peuvent réserver directement sur votre page de réservation.

Profil de l’entreprise

Ouvrez la page de votre entreprise depuis la barre latérale, identifiée par le nom de votre entreprise ou par Entreprise lorsque le nom n’est pas défini, puis restez sur Vue d’ensemble. La carte Profil de l’entreprise est décrite comme Les informations essentielles que votre réceptionniste et votre page de réservation utilisent partout.

Ligne	Ce qu’elle ouvre
Nom	Nom de l’entreprise. Affiché aux clients. Vide jusqu’à ce que vous le définissiez, et la ligne affiche Non défini.
Téléphone	Les numéros de téléphone de votre réceptionniste. La ligne affiche Non connecté jusqu’à l’ajout d’un numéro. Consultez Numéros de téléphone.
Emplacements	La boîte de dialogue des emplacements. La ligne affiche Aucun emplacement pour le moment jusqu’à ce que vous en ajoutiez un. Consultez Emplacements.
Pays	Pays, le pays où votre entreprise est établie. La ligne affiche Non défini jusqu’à ce que vous en choisissiez un. Sa modification peut être bloquée par un numéro de téléphone d’un autre pays. Consultez Apportez votre propre numéro.
Fuseau horaire	Fuseau horaire. Les heures des rendez-vous sont affichées dans ce fuseau horaire. Fuseaux horaires personnalisés par ressource est désactivé par défaut. Consultez Fuseaux horaires.
Devise	Devise. Les prix sont affichés dans cette devise. La ligne indique le code et le symbole, par exemple USD ($). Lorsqu’aucune devise n’est enregistrée, les prix utilisent l’USD.

La liste des devises inclut USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD et d’autres codes, chacun affiché avec son symbole. Les prix des services, des produits et des promotions l’utilisent.

Fonctionnement de la planification

Le système de planification relie :

Services : ce que vous proposez, comme une coupe de cheveux, une consultation ou la location d’équipement.
Emplacements : où vous le proposez, chacun avec ses propres heures d’ouverture.
Personnel : qui fournit le service.
Ressources : les ressources dont le service a besoin, comme des salles, des chaises ou de l’équipement.
Règles de réservation : durée des créneaux, délais de préavis et délai de réservation anticipée des clients.

Un créneau horaire n’est proposé que lorsque l’emplacement est ouvert, qu’un membre du personnel qualifié est disponible, que les ressources requises sont disponibles, que les règles de réservation l’autorisent et qu’il n’existe aucun conflit. Consultez Comment la disponibilité est calculée.

Canaux de réservation

Les rendez-vous provenant de tous les canaux sont ajoutés au même calendrier :

Téléphone : réservés par votre réceptionniste lors d’un appel.
Texto : réservés par SMS.
Site web : réservés directement sur votre page de réservation ou via le widget web.
Dashboard : créés par vous ou votre équipe.

Calendrier

Ouvrez Calendrier dans la barre latérale pour consulter et gérer les réservations.

Vues : Mois, Semaine, 3 jours ou Jour. Activez Afficher les week-ends pour inclure le samedi et le dimanche.
Regrouper par : personnel, ressources, services, canal ou chronologie.
Emplacement : consultez un emplacement ou Tous les emplacements.
Nouveau rendez-vous et Nouveau congé : créez directement des réservations et des fermetures.

Lorsque vous modifiez ou annulez une réservation, Reception.ai vous demande si vous souhaitez avertir le client par email ou par SMS : envoyer à toutes les personnes concernées, envoyer aux clients sélectionnés ou ne pas envoyer. Les commandes apparaissent également dans le calendrier.

Ressources

Les ressources représentent les éléments physiques requis pour les rendez-vous : salles, chaises, terrains ou équipements. Utilisez-les lorsqu’un service nécessite une ressource aux disponibilités limitées. Ouvrez l’onglet Ressources sur la page de votre entreprise et sélectionnez Ajouter une ressource. Un restaurant, qui les appelle tables, verra Ajouter une table.

La boîte de dialogue comprend les sections Informations de base, Horaires, Maintenance et Services.

Champ	Ce qu’il définit
Nom	Obligatoire. L’intitulé correspond au type de ressource suivi de Nom, par exemple Nom de la ressource.
Nom d’affichage	Facultatif, jusqu’à 200 caractères. Les clients le voient sur la page de réservation, et votre réceptionniste l’utilise. Laissez ce champ vide pour utiliser le nom.
Groupes	Facultatif. Jusqu’à 20 groupes, par exemple Salle ou Équipement.
Description	Facultatif. Détails supplémentaires pour votre équipe et votre réceptionniste.
Emplacement	Affiché lorsque vous avez plusieurs emplacements. Laissez ce champ vide pour Tous les emplacements, qui peuvent être réservés depuis n’importe quel emplacement.
Actif (disponible à la réservation)	Activé par défaut. Désactivez-le pour masquer la ressource des disponibilités. Les réservations existantes restent inchangées, et la liste affiche Inactif.

Horaires définit quand la ressource peut être réservée. Par défaut, les ressources suivent les horaires de leur emplacement et peuvent avoir un planning personnalisé. Maintenance correspond aux périodes d’indisponibilité, comme une réparation. Elles ne peuvent être réservées que si elles ne le sont pas déjà et ne sont pas en maintenance.

Pour les entreprises de location, la ressource est le service. Créez un service de type location et associez-le à la ressource.

Désactiver des fonctionnalités de planification

Accédez à Paramètres → Fonctionnalités pour désactiver les éléments de planification que vous n’utilisez pas : services, clients, personnel, ressources, disponibilité, page de réservation en ligne ou types de service individuels, notamment rendez-vous, services à domicile et mobiles, séances de groupe et locations. Les fonctionnalités désactivées sont masquées du Dashboard, de la réceptionniste et de la page de réservation.

Par exemple, lorsque Personnel est désactivé, votre réceptionniste réserve avec toute personne disponible et ne mentionne jamais les membres de l’équipe par leur nom.

Utiliser Calendly ou Cal.com

Si vous connectez Calendly ou Cal.com, cet outil gère à la place les disponibilités et les réservations. Le personnel, les ressources, les disponibilités et la page de réservation propres à Reception.ai sont masqués tant qu’il est connecté. Les données existantes sont conservées.

Services

Types de service, tarification, variantes et options supplémentaires.

Horaires et règles de réservation

Heures d’ouverture, fermetures et règles de réservation.

Personnel

Plannings du personnel, affectations et synchronisation du calendrier.

Emplacements

Adresses, horaires et services proposés par chaque emplacement.