Clients

Reception.ai conserve une fiche client pour chaque personne qui appelle, réserve ou commande. Votre réceptionniste utilise ces fiches pour reconnaître les appelants récurrents et gérer leurs réservations.

Création des clients

Lors d’un appel téléphonique entrant avec identification de l’appelant, Reception.ai recherche ce numéro parmi les clients avant que le réceptionniste ne parle. La recherche suit les mêmes règles qu’une recherche effectuée pendant l’appel, y compris en mode sécurisé. Les appels sortants, le chat sur le site web et les conversations par texto ne sont pas recherchés de cette manière.

Les clients sont créés ou mis à jour automatiquement lorsque :

• Un appelant réserve, commande ou laisse un message et partage un numéro de téléphone utilisable
• Un client réserve ou commande sur votre page de réservation
• Vous ajoutez manuellement un client avec Add client

Liste de clients

Ouvrez Clients dans la barre latérale. Recherchez par nom, téléphone ou email, puis filtrez selon la date d’ajout du client. Les clients ayant un rendez-vous aujourd’hui affichent son heure.

Détails du client

Chaque fiche client contient :

• Coordonnées : nom, téléphone et email.
• Notes : jusqu’à 5 000 caractères, visibles par votre réceptionniste.
• Réservations à venir et Réservations récentes. Sélectionnez Cancel all upcoming bookings pour les annuler en une fois.
• Rappels par texto : indique si ce client reçoit des textos. Les clients qui répondent STOP sont désinscrits et ne peuvent se réinscrire qu’en envoyant START par texto.
• Blocage : empêchez le numéro de ce client de joindre votre réceptionniste.

Chronologie des interactions

La chronologie répertorie tout ce qui s’est passé avec le client : appels, conversations sur le site web, messages, réservations créées, annulées ou reprogrammées, commandes, emails, rappels, textos envoyés et reçus, et confirmations.

Depuis la chronologie, vous pouvez :

• Envoyer un texto au client. Choisissez le numéro d’envoi sous From ; si vous n’avez qu’un seul numéro, il est déjà sélectionné. Consultez Notifications et textos.
• Ajouter une interaction manuelle, telle qu’une visite sans rendez-vous, avec son type, son canal, sa description, sa date, son service, son membre du personnel et sa ressource.
• Ouvrir la réservation, la commande ou la conversation associée.

Suppression d’un client

La suppression d’un client efface définitivement ses interactions, son historique de visites et tous ses rendez-vous. Cette action est irréversible.