Boîte de réception

Boîte de réception dans la barre latérale regroupe chaque interaction traitée par votre réceptionniste. Elle propose quatre vues :

• Toutes les conversations : tous les appels et chats du site web, sauf les spams.
• Nécessite votre attention : les messages ouverts, les demandes de devis, les questions des appelants et les appels marqués comme urgents ou comme urgences. Consultez Demandes de devis.
• Terminé : les conversations et éléments que vous avez traités, comme les messages marqués comme terminés, les demandes de devis converties et les questions auxquelles vous avez répondu.
• Spam : les appels marqués comme spam. La vue indique leur nombre et affiche un point lorsqu’un appel n’est pas lu.

Les questions auxquelles votre réceptionniste n’a pas pu répondre sont regroupées séparément dans la FAQ.

Conversations

Chaque conversation comprend la transcription complète, l’heure de début, la durée, le réceptionniste et des libellés de résultat :

Informations sur l’appelant

Un appel téléphonique affiche le numéro de l’appelant ou Non communiqué s’il n’y en a pas. Si le numéro n’appartient pas encore à un client, sélectionnez Enregistrer comme contact. Si plusieurs clients partagent ce numéro, sélectionnez Choisir un client et indiquez avec qui l’appel a eu lieu.

Terminé et spam

Sélectionnez Terminé dans une conversation ouverte pour la déplacer vers la vue Terminé, et Rouvrir pour la rétablir. Une conversation quitte également Terminé lorsqu’un élément qu’elle contient est rouvert.

Sélectionnez Spam pour déplacer un appel vers la vue Spam. Les appels indésirables affichent Spam comme statut et n’apparaissent jamais dans Nécessite votre attention ni dans Terminé. Si un appel a été marqué comme spam par erreur, ouvrez-le dans la vue Spam et sélectionnez Pas un spam.

Pour un appel indésirable, sélectionnez Bloquer à côté du numéro de l’appelant afin de le bloquer. Le motif est défini sur Spam.

Si votre entreprise est située aux États-Unis et que la protection contre les appels indésirables est désactivée, Toutes les conversations et Spam affichent une bannière Bloquer les appels indésirables, que vous pouvez fermer. Sélectionnez Activer la protection contre les appels indésirables pour l’activer. Consultez Gestion des appels.

Intention et priorité

Après chaque conversation, Reception.ai lui attribue une intention courte, par exemple « Réparation de fuite de toiture », ainsi qu’une priorité :

Une situation déjà sécurisée est urgente ou normale, mais pas une urgence. Les messages issus de démarchages commerciaux, de fournisseurs, de recruteurs, d’appels automatisés et de demandes de paiement sont normaux, même s’ils semblent pressants.

La priorité d’un appel n’est jamais inférieure à celle des messages qui y ont été laissés, sauf si l’appel est indésirable.

Examinez régulièrement les conversations pour vérifier les réponses de votre réceptionniste et repérer les tendances qui suggèrent de nouvelles règles, procédures ou mises à jour de la base de connaissances.

Messages

Lorsqu’un appelant souhaite être rappelé ou demande à laisser un message, le réceptionniste l’enregistre avec un niveau de priorité. Les messages proviennent d’appels téléphoniques et du chat du site web. Si l’appelant ajoute des informations ou modifie un élément plus tard au cours du même appel, le réceptionniste met à jour ce message au lieu d’en créer un second.

Chaque message affiche les propos de l’appelant, une courte note de transfert du réceptionniste et le numéro de l’appelant. Les numéros saisis dans le chat sont indiqués comme communiqués par l’appelant, car ils ne peuvent pas être vérifiés.

Les messages sont automatiquement associés à un client lorsque le numéro de téléphone de l’appelant est exploitable. Depuis chaque message, vous pouvez :

• Sélectionner le nom du client pour ouvrir sa fiche, ou Enregistrer le contact si l’appelant n’est pas encore client.
• Sélectionner Marquer comme terminé après l’avoir traité, ou Rouvrir pour le rétablir dans Nécessite votre attention.

L’élément Boîte de réception dans la barre latérale affiche le nombre de messages non lus, en rouge lorsqu’au moins un est urgent ou correspond à une urgence.