Funciones

Bandeja de entrada

Revisa llamadas, mensajes y carencias de conocimiento en un solo lugar.

La bandeja de entrada centraliza todas las interacciones del recepcionista: transcripciones de llamadas, mensajes de voz y preguntas que el recepcionista no pudo responder.

Conversaciones

Cada llamada atendida por tu recepcionista se registra con una transcripción completa, metadatos (duración, hora y número de teléfono) y un resumen del resultado (cita reservada, mensaje recogido o pregunta respondida).

Revisa las conversaciones con frecuencia para comprobar las respuestas de tu recepcionista, detectar información incorrecta e identificar patrones que sugieran nuevas reglas o actualizaciones de la base de conocimiento.

Mensajes

Cuando quienes llaman dejan un mensaje, se registra con un nivel de prioridad según su intención:

PrioridadSignificadoEjemplo
EmergenciaRequiere atención inmediata”Es una emergencia, necesito hablar con el Dr. Smith ahora”
UrgenteSensible al tiempo, pero no crítico”Necesito reprogramar mi cita de mañana”
NormalMensaje estándar, sin prisa”Solo llamaba para preguntar por vuestro horario de la semana que viene”

Los mensajes proceden de tres fuentes:

  • Llamadas telefónicas — Quien llama deja un mensaje durante una conversación
  • Chat web — Un visitante deja un mensaje mediante el widget de la página de reservas
  • Manual — Creas tú mismo un registro de mensaje

Los mensajes de emergencia y urgentes muestran una insignia de prioridad en la barra lateral.

Carencias de conocimiento

Cuando alguien pregunta algo que tu recepcionista no encuentra en la base de conocimiento, se registra una carencia de conocimiento: la pregunta, el contexto de la conversación y los datos de quien llama.

Cómo mejora tu recepcionista al cubrir carencias

Cuando escribes una respuesta para una carencia de conocimiento:

  1. Todos tus agentes de recepción se regeneran con la nueva información
  2. La respuesta pasa a formar parte inmediatamente del conocimiento disponible para el recepcionista
  3. Las preguntas similares en llamadas futuras se responden con tu respuesta

Esto crea un ciclo de feedback directo para mejorar la calidad de las llamadas.

Buenas prácticas

  • Revísalas cada semana — No dejes que se acumulen carencias sin responder
  • Sé específico — «Nuestra política de devoluciones permite 30 días con recibo» es mejor que «Tenemos una política de devoluciones»
  • Detecta patrones — Si la misma pregunta aparece repetidamente, añádela a tu base de conocimiento o actualiza tu sitio web