Recursos

Caixa de entrada

Revise chamadas, mensagens e lacunas de conhecimento em um só lugar.

A caixa de entrada centraliza todas as interações da recepcionista — transcrições de chamadas, mensagens de voz e perguntas que a recepcionista não conseguiu responder.

Conversas

Todas as chamadas atendidas pela sua recepcionista são registradas com uma transcrição completa, metadados (duração, horário, número de telefone) e um resumo do resultado (agendamento realizado, mensagem anotada, pergunta respondida).

Revise as conversas regularmente para verificar as respostas da sua recepcionista, identificar informações incorretas e reconhecer padrões que indiquem novas regras ou atualizações na base de conhecimento.

Mensagens

Quando alguém deixa uma mensagem, ela é registrada com um nível de prioridade com base na intenção:

PrioridadeSignificadoExemplo
EmergênciaAtenção imediata necessária”Esta é uma emergência, preciso falar com o Dr. Smith agora”
UrgenteSensível ao tempo, mas não crítico”Preciso reagendar minha consulta de amanhã”
NormalMensagem padrão, sem urgência”Estou ligando apenas para perguntar sobre seu horário na próxima semana”

As mensagens chegam de três fontes:

  • Chamadas telefônicas — A pessoa deixa uma mensagem durante uma conversa
  • Chat na web — O visitante deixa uma mensagem pelo widget da página de agendamento
  • Manual — Você mesmo cria um registro de mensagem

Mensagens de emergência e urgentes exibem um selo de prioridade na barra lateral.

Lacunas de conhecimento

Quando alguém pergunta algo que sua recepcionista não consegue encontrar na base de conhecimento, ela registra uma lacuna de conhecimento — a pergunta, o contexto da conversa e os dados de quem ligou.

Como preencher lacunas melhora sua recepcionista

Quando você escreve uma resposta para uma lacuna de conhecimento:

  1. Todos os agentes da sua recepcionista são regenerados com as novas informações
  2. A resposta passa a fazer parte imediatamente do conhecimento disponível da recepcionista
  3. Perguntas semelhantes em chamadas futuras são respondidas usando sua resposta

Isso cria um ciclo direto de feedback para melhorar a qualidade das chamadas.

Boas práticas

  • Revise semanalmente — Não deixe lacunas sem resposta se acumularem
  • Seja específico — “Nossa política de devolução é de 30 dias com recibo” é melhor do que “Temos uma política de devolução”
  • Identifique padrões — Se a mesma pergunta aparecer repetidamente, adicione-a à sua base de conhecimento ou atualize seu site