Caixa de entrada
A Caixa de entrada na barra lateral reúne todas as interações que sua recepcionista atende. Ela tem quatro visualizações:
- Todas as conversas: todas as chamadas e chats do site, exceto spam.
- Precisa de atenção: mensagens abertas, pedidos de orçamento e perguntas de quem ligou, além de chamadas marcadas como urgentes ou emergenciais. Veja Pedidos de orçamento.
- Concluídas: conversas e itens que você finalizou, como mensagens marcadas como concluídas, pedidos de orçamento convertidos e perguntas respondidas.
- Spam: chamadas marcadas como spam. A visualização mostra quantas existem e um ponto quando alguma não foi lida.
As perguntas que sua recepcionista não conseguiu responder são reunidas separadamente nas Perguntas frequentes.
Conversas
Cada conversa inclui a transcrição completa, o horário de início, a duração, a recepcionista e rótulos de resultado:
Dados de quem ligou
Uma chamada telefônica mostra o número de quem ligou ou Não informado quando não houver um. Se o número ainda não pertencer a um cliente, selecione Salvar como contato. Se vários clientes compartilharem o número, selecione Escolher cliente e indique com quem foi a chamada.
Concluídas e spam
Selecione Concluída em uma conversa aberta para movê-la para a visualização Concluídas e Reabrir para trazê-la de volta. Uma conversa também sai de Concluídas quando algo nela é reaberto.
Selecione Spam para mover uma chamada para a visualização Spam. Chamadas de spam exibem Spam como status e nunca aparecem em Precisa de atenção ou Concluídas. Se uma chamada foi marcada como spam por engano, abra-a na visualização Spam e selecione Não é spam.
Em uma chamada de spam, selecione Bloquear ao lado do número de quem ligou para bloqueá-lo. O motivo é definido como Spam.
Se sua empresa estiver nos EUA e a proteção contra spam estiver desativada, Todas as conversas e Spam exibirão um banner Mantenha as chamadas de spam longe, que você pode dispensar. Selecione Ativar proteção contra spam para ativá-la. Veja Atendimento de chamadas.
Intenção e prioridade
Após cada conversa, a Reception.ai a classifica com uma intenção curta, como “Reparo de vazamento no telhado”, e uma prioridade:
Uma situação que já foi tornada segura é urgente ou normal, não uma emergência. Mensagens de propostas comerciais, fornecedores, recrutadores, robocalls e cobranças são normais, por mais urgentes que pareçam.
A prioridade de uma chamada nunca é menor que a prioridade das mensagens deixadas nela, a menos que a chamada seja spam.
Revise as conversas regularmente para verificar as respostas da sua recepcionista e identificar padrões que indiquem novas regras, procedimentos ou atualizações na base de conhecimento.
Mensagens
Quando alguém quer que você retorne a chamada ou pede para deixar uma mensagem, a recepcionista a registra com um nível de prioridade. As mensagens vêm de chamadas telefônicas e do chat do site. Se a pessoa acrescentar detalhes ou alterar algo mais tarde na mesma chamada, a recepcionista atualiza essa mensagem em vez de deixar outra.
Cada mensagem mostra as palavras de quem ligou, uma breve nota de encaminhamento da recepcionista e o número de quem ligou. Números digitados no chat são marcados como compartilhados pela pessoa, pois não podem ser verificados.
As mensagens são vinculadas automaticamente a um cliente quando o número de telefone de quem ligou pode ser usado. Em cada mensagem, você pode:
- Selecionar o nome do cliente para abrir o cadastro ou Salvar contato se quem ligou ainda não for cliente.
- Selecionar Marcar como concluída quando tiver resolvido a questão ou Reabrir para trazê-la de volta a Precisa de atenção.
O item Caixa de entrada na barra lateral mostra o número de mensagens não lidas, destacado em vermelho quando houver alguma emergencial ou urgente.