Horários e regras de agendamento
Como horários de funcionamento, fechamentos, folgas e regras de agendamento controlam a disponibilidade.
Os horários de funcionamento definem quando cada local aceita agendamentos. As regras de agendamento controlam como e quando os clientes podem agendar dentro desses horários. Ambos são configurados em Empresa → Visão geral.
Horários de funcionamento
Os horários são definidos por local. Abra o cartão Horários de funcionamento, escolha um local e defina os horários de abertura e fechamento de cada dia. Você pode adicionar vários períodos por dia (por exemplo, 9:00–12:00 e 14:00–18:00 para um intervalo de almoço), marcar dias como fechados ou manter um local aberto até meia-noite. Use Copiar para… para aplicar os horários de um dia aos dias úteis, ao fim de semana ou a todos os dias.
Por padrão, os membros da equipe e recursos seguem os horários de seus locais. Você pode definir horários personalizados para eles. Consulte Equipe.
Se você alterar os horários e os agendamentos existentes ficarem fora dos novos horários, a Reception.ai avisará você. Selecione Salvar mesmo assim para manter os agendamentos e aplicar os novos horários.
Fusos horários
Cada espaço de trabalho tem um fuso horário, definido em Fuso horário no perfil comercial. Para dar a locais, membros da equipe ou recursos individuais seus próprios fusos horários, ative Fusos horários personalizados por recurso nessa caixa de diálogo. Isso fica desativado por padrão. Quando ativado, os horários do local, da equipe, dos recursos e de atendimento prioritário por humanos têm, cada um, seu próprio seletor de fuso horário.
Fechamentos e folgas
Abra Fechamentos para adicionar exceções aos seus horários regulares: feriados, férias, manutenção ou horários estendidos para um evento.
Cada exceção pode ser Fechado o dia todo ou Alterar horários para definir horários personalizados nessas datas. As folgas da equipe e de recursos também podem ser adicionadas na aba Folga das configurações deles.
Conflitos com agendamentos existentes
Não é possível salvar uma folga enquanto houver agendamentos nesse período. A Reception.ai lista os agendamentos afetados. Cancele-os ou reagende-os e salve a folga novamente. As folgas nunca removem agendamentos sem aviso.
Adicione todos os feriados conhecidos no início do ano para que sua recepcionista nunca agende durante um fechamento.
Regras de agendamento
O cartão Regras de agendamento se aplica tanto à sua recepcionista quanto à sua página de agendamento. Os agendamentos que você cria pelo painel não são restringidos por essas regras.
- Antecedência mínima é o prazo mais curto para o início de um novo agendamento.
- Aviso para reagendar ou cancelar é o prazo máximo para um cliente reagendar ou cancelar antes do início do agendamento.
- Definir um limite de agendamentos simultâneos limita quantos agendamentos podem ocorrer ao mesmo tempo em um local.
Quando o Calendly ou Cal.com está conectado, as próprias configurações de agendamento dessa ferramenta são aplicadas.
Como a disponibilidade é calculada
Um horário só pode ser agendado quando todas as condições a seguir são verdadeiras:
- O local está aberto, sem fechamento.
- O serviço é oferecido nesse local.
- Pelo menos um membro qualificado da equipe está trabalhando no local e não está de folga.
- Os recursos necessários estão livres e não estão em manutenção.
- Não há agendamento conflitante, incluindo tempo de intervalo e deslocamento.
- O limite de agendamentos simultâneos não foi atingido.
- O horário respeita a antecedência mínima e o período máximo para agendamento.
- O Google Agenda, se conectado, mostra o membro da equipe como livre.
Se alguma condição não for atendida, o horário não será oferecido por telefone nem na página de agendamento.