Agendamento

O Reception.ai inclui um sistema completo de agendamento. Sua recepcionista o usa para marcar horários por telefone, e os clientes podem agendar diretamente na sua página de reservas.

Como o agendamento funciona

O sistema de agendamento conecta:

1. Serviços: o que você oferece, como corte de cabelo, consulta ou aluguel de equipamentos.
2. Locais: onde você oferece os serviços, cada um com seu próprio horário de funcionamento.
3. Equipe: quem presta o serviço.
4. Recursos: recursos necessários para o serviço, como salas, cadeiras ou equipamentos.
5. Regras de reserva: duração dos horários, períodos de antecedência e até quando os clientes podem agendar.

Um horário só é oferecido quando o local está aberto, há um membro qualificado da equipe disponível, os recursos necessários estão disponíveis, as regras de reserva permitem e não há conflitos. Consulte Como a disponibilidade é calculada.

Canais de reserva

Os agendamentos de todos os canais vão para o mesmo calendário:

• Telefone: agendado pela sua recepcionista durante uma ligação.
• Mensagem de texto: agendado por SMS.
• Site: autoagendado na sua página de reservas ou pelo widget da web.
• Painel: criado por você ou sua equipe.

Calendário

Abra Calendário na barra lateral para ver e gerenciar reservas.

• Visualizações: Mês, Semana, 3 dias ou Dia. Ative Mostrar fins de semana para incluir sábado e domingo.
• Agrupar por: equipe, recursos, serviços, canal ou uma linha do tempo.
• Local: visualize um local ou Todos os locais.
• Novo agendamento e Novo período de folga: crie reservas e fechamentos diretamente.

Ao alterar ou cancelar uma reserva, o Reception.ai pergunta se você quer notificar o cliente por e-mail ou SMS: enviar para todos os afetados, enviar para clientes selecionados ou não enviar. Os pedidos também aparecem no calendário.

Recursos

Os recursos representam itens físicos necessários para os agendamentos: salas, cadeiras, quadras ou equipamentos. Use-os quando um serviço precisar de um recurso com disponibilidade limitada.

Por padrão, os recursos seguem o horário do local e podem ter horários personalizados e períodos de folga para manutenção. Eles só podem ser reservados quando ainda não estiverem reservados.

Para empresas de aluguel, o recurso é o serviço. Crie um serviço do tipo aluguel e vincule-o ao recurso.

Desativando recursos de agendamento

Acesse Configurações → Recursos para desativar partes do agendamento que você não usa: serviços, clientes, equipe, recursos, disponibilidade, a página de reservas online ou tipos de serviço individuais (agendamentos, serviços a domicílio e móveis, sessões em grupo, aluguéis). Os recursos desativados ficam ocultos no painel, para a recepcionista e na página de reservas.

Por exemplo, com Equipe desativada, sua recepcionista agenda com quem estiver disponível e nunca menciona membros da equipe pelo nome.

Como usar Calendly ou Cal.com

Se você conectar o Calendly ou o Cal.com, essa ferramenta passará a gerenciar a disponibilidade e as reservas. A equipe, os recursos, a disponibilidade e a página de reservas do Reception.ai ficam ocultos enquanto ela estiver conectada. Os dados existentes são mantidos.