スケジュール管理
Reception.aiでの予約、サービス、空き状況の仕組み。
Reception.aiには、包括的なスケジュール管理システムが搭載されています。受付担当AIが電話で予約を受け付けるほか、顧客が予約ページから直接予約することもできます。
ビジネスプロフィール
サイドバーからビジネスページ（ビジネス名が表示され、名前が未設定の場合は ビジネス と表示されます）を開き、概要 を表示します。ビジネスプロフィール カードには、受付担当AIと予約ページで共通して使用する基本情報です。 と説明されています。
通貨リストにはUSD、EUR、GBP、PLN、CAD、AUDなどのコードが含まれ、それぞれの記号も表示されます。この通貨は、サービス価格、商品価格、プロモーション価格に使用されます。
スケジュール管理の仕組み
スケジュール管理システムでは、次の項目が連携します。
- サービス：ヘアカット、相談、機器レンタルなど、提供する内容。
- ロケーション：サービスを提供する場所。それぞれに営業時間を設定できます。
- スタッフ：サービスを提供する担当者。
- アセット：部屋、椅子、機器など、サービスに必要なリソース。
- 予約ルール：予約枠の長さ、予約受付期限、予約可能な先の日付。
予約枠が提示されるのは、ロケーションが営業中で、対応可能なスタッフに空きがあり、必要なアセットを利用でき、予約ルールを満たし、ほかの予定と重複しない場合のみです。空き状況の計算方法を参照してください。
予約チャネル
どのチャネルから入った予約も、同じカレンダーに追加されます。
- 電話：通話中に受付担当AIが予約します。
- テキストメッセージ：SMSで予約します。
- ウェブサイト：予約ページまたはウェブウィジェットから顧客が予約します。
- ダッシュボード：管理者またはチームが作成します。
カレンダー
サイドバーの カレンダー を開くと、予約の確認と管理ができます。
- 表示：月、週、3日、日から選択できます。土曜日と日曜日を含めるには、週末を表示 をオンにします。
- グループ化：スタッフ、アセット、サービス、チャネル、タイムラインでグループ化できます。
- ロケーション：1つのロケーションまたは すべてのロケーション を表示します。
- 新しい予約 と 新しい休業時間：予約や休業時間を直接作成します。
予約を変更またはキャンセルすると、顧客にメールまたはSMSで通知するか確認されます。影響を受ける全員に送信する、選択した顧客に送信する、または送信しない、のいずれかを選べます。注文もカレンダーに表示されます。
アセット
アセットは、部屋、椅子、コート、機器など、予約に必要な物理的リソースを表します。利用できる数や時間が限られているリソースをサービスで使用する場合に設定します。ビジネスページの アセット タブを開き、アセットを追加 を選択します。アセットをテーブルと呼ぶレストランでは、テーブルを追加 と表示されます。
ダイアログには、基本情報、営業時間、メンテナンス、サービス があります。
営業時間 では、リソースを予約できる時間を設定します。アセットはデフォルトでロケーションの営業時間に従いますが、カスタムスケジュールも設定できます。メンテナンス は、修理などで利用できない時間です。アセットを予約できるのは、ほかの予約が入っておらず、メンテナンス中でもない場合のみです。
レンタル事業では、アセット自体がサービスになります。レンタルタイプのサービスを作成し、アセットにリンクしてください。
スケジュール機能をオフにする
設定 → 機能 に移動すると、サービス、顧客、スタッフ、アセット、空き状況、オンライン予約ページ、個別のサービスタイプ（予約、訪問・モバイル、グループセッション、レンタル）など、使用しないスケジュール機能をオフにできます。オフにした機能は、ダッシュボード、受付担当AI、予約ページに表示されません。
たとえば、スタッフ をオフにすると、受付担当AIは空いている担当者で予約を取り、チームメンバーの名前には言及しません。
CalendlyまたはCal.comを使用する
CalendlyまたはCal.comを接続すると、空き状況と予約はそのツールで管理されます。接続中は、Reception.aiのスタッフ、アセット、空き状況、予約ページが非表示になります。既存のデータは保持されます。