受付担当者

AI受付担当者は、ビジネスに代わって電話の着信やWebサイト上の会話に応答する音声エージェントです。自然に会話し、文脈を理解して、予約、注文受付、通話転送、伝言の受付などを行います。

受付担当者にできること

• 電話に応答する：最初のメッセージで発信者に挨拶します。挨拶が空欄の場合は、発信者が話し始めるまで待ちます。
• 予約を受け付ける：空き状況を確認し、予約、変更、キャンセルを行います。
• 注文と見積もり依頼を受け付ける：注文または見積もりを有効にしている場合。
• 質問に答える：ナレッジベースとFAQの回答を使用します。
• 伝言を受け付ける：優先度を指定して折り返しの依頼を記録します。
• 通話を転送する：転送ルールに基づき、発信者をチームの担当者につなぎます。
• 複数の言語で話す：設定済みの言語の一つであれば、発信者の言語に切り替えます。
• 情報を収集する：発信者を特定し、顧客記録を作成または更新します。

仕組み

電話がかかってくると、次のように動作します。

1. 受付担当者が発信者に挨拶します。
2. 発信者の要望を特定します。
3. すべての通話でルールに従い、発信者の要望が一致する場合は手順を実行します。
4. 予約の場合はカレンダーを確認し、空いている時間枠を提示します。
5. 質問に答えられない場合は、回答できるように質問をFAQに記録します。

Receptionistsページ

サイドバーで Receptionists を開きます。ページ上部には、受付担当者のステータス、電話番号、対応言語が表示されます。その下では、設定がカードごとにグループ化されています。

ワークスペース と表示されているカードは、編集中の受付担当者だけでなく、ワークスペース内のすべての受付担当者に適用されます。

受付担当者のステータス

複数の受付担当者

複数の受付担当者を作成でき、それぞれに独自の音声、ルール、手順、電話番号を設定できます。複数の受付担当者は、次のような用途に使えます。

• 営業とサポートなど、部門を分ける
• 拠点ごとの知識で複数の拠点に対応する
• 言語やブランドごとに専用の受付担当者を運用する

追加するには、ページ上部の受付担当者切り替えメニューを開き、新しい受付担当者を作成 を選択します。設定は選択中の受付担当者からコピーされ、作成後に変更できます。受付担当者は削除できますが、少なくとも1人は残しておく必要があります。

設定の確認

追加の指示、挨拶、ルール、または手順を保存すると、Reception.aiは矛盾や問題がないかバックグラウンドでテキストを確認します。検出結果はヘッダーの警告アイコンに表示されます。アイコンを開いて 設定を確認 を表示し、アシスタントで修正 を選択するとビジネスアシスタントが修正案を提示します。了解 を選択すると検出結果を閉じます。