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Empfang

Ihr Rezeptionist

So funktioniert der KI-Rezeptionist und hier konfigurieren Sie ihn.

Ihr KI-Rezeptionist ist ein Sprachagent, der eingehende Telefonanrufe und Website-Unterhaltungen im Namen Ihres Unternehmens beantwortet. Er spricht natürlich, versteht Zusammenhänge und führt Aktionen aus, etwa Termine buchen, Bestellungen aufnehmen, Anrufe weiterleiten und Nachrichten entgegennehmen.

Was Ihr Rezeptionist kann

  • Anrufe beantworten: Begrüßt Anrufer mit Ihrer ersten Nachricht oder wartet, bis sie sprechen, wenn die Begrüßung leer ist.
  • Termine buchen: Prüft Verfügbarkeiten und bucht, verschiebt oder storniert Termine.
  • Bestellungen und Angebotsanfragen aufnehmen: wenn Bestellungen oder Angebote aktiviert sind.
  • Fragen beantworten: Verwendet Ihre Wissensdatenbank und FAQ-Antworten.
  • Nachrichten entgegennehmen: Erfasst Rückrufanfragen mit einer Prioritätsstufe.
  • Anrufe weiterleiten: Leitet Anrufer anhand von Weiterleitungsregeln an Personen in Ihrem Team weiter.
  • Mehrere Sprachen sprechen: Wechselt zur Sprache des Anrufers, wenn sie zu Ihren konfigurierten Sprachen gehört.
  • Informationen erfassen: Identifiziert Anrufer und erstellt oder aktualisiert Kundendatensätze.

So funktioniert es

Wenn ein Anruf eingeht:

  1. Begrüßt der Rezeptionist den Anrufer.
  2. Ermittelt er, was der Anrufer möchte.
  3. Befolgt er bei jedem Anruf Ihre Regeln und führt eine Prozedur aus, wenn die Anfrage des Anrufers dazu passt.
  4. Bei Buchungen prüft er Ihren Kalender und bietet verfügbare Zeitfenster an.
  5. Kann er eine Frage nicht beantworten, protokolliert er sie in Ihren FAQ, damit Sie sie beantworten können.

Die Seite „Rezeptionisten“

Öffnen Sie Rezeptionisten in der Seitenleiste. Oben auf der Seite sehen Sie den Status des Rezeptionisten, seine Telefonnummern und Sprachen. Darunter sind die Einstellungen in Karten gruppiert:

GruppeKartenDetails
PersönlichkeitStimme, Ton, BegrüßungStimme und Persönlichkeit
Während des AnrufsReihenfolge der Anrufannahme, Eine bestehende Nummer weiterleiten, An eine Person weiterleiten, Anrufer-ID bei Weiterleitungen, Identität des Anrufers verifizieren, Gesperrte NummernAnrufverwaltung
AnweisungenIhrem Rezeptionisten etwas beibringen, Zusätzliche AnweisungenRegeln und Prozeduren
So funktioniert esKennt Ihr Unternehmen durch, Integrationen, Erweiterte EinstellungenErweiterte Einstellungen
KommunikationTerminerinnerungen, Buchungsbestätigungen, Mitarbeiterbenachrichtigungen, AnrufzusammenfassungenBenachrichtigungen und SMS

Karten mit der Kennzeichnung Workspace gelten für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace, nicht nur für den Rezeptionisten, den Sie bearbeiten.

Status des Rezeptionisten

StatusBedeutung
LiveAktiv, hat eine Telefonnummer und beantwortet Anrufe
Telefonnummer fehltAktiv, aber es ist keine Nummer zugewiesen. Fügen Sie eine über die Kachel Telefon hinzu.
Warten auf NummerngenehmigungDie zugewiesene Nummer wird zurückgehalten, bis ein regulatorischer Antrag genehmigt wurde
DeaktiviertPausiert, zum Beispiel nach einer Planänderung. Wählen Sie Aktivieren, um fortzufahren.

Mehrere Rezeptionisten

Sie können mehrere Rezeptionisten erstellen, jeweils mit eigener Stimme, Regeln, Prozeduren und Telefonnummern. Verwenden Sie mehrere Rezeptionisten, um:

  • Abteilungen wie Vertrieb und Support zu trennen
  • Mehrere Standorte mit standortspezifischem Wissen zu betreuen
  • Einen separaten Rezeptionisten pro Sprache oder Marke zu betreiben

Um einen hinzuzufügen, öffnen Sie oben auf der Seite die Rezeptionistenauswahl und wählen Sie Neuen Rezeptionisten erstellen. Die Einstellungen werden vom ausgewählten Rezeptionisten kopiert und können nach der Erstellung geändert werden. Sie können einen Rezeptionisten löschen, müssen aber mindestens einen behalten.

Konfigurationsprüfung

Nachdem Sie zusätzliche Anweisungen, die Begrüßung, eine Regel oder eine Prozedur gespeichert haben, prüft Reception.ai den Text im Hintergrund auf Widersprüche und Probleme. Ergebnisse werden als Warnsymbol in der Kopfzeile angezeigt. Öffnen Sie es, um Ihre Konfiguration prüfen zu sehen. Wählen Sie dann Mit Assistent beheben, damit der Business-Assistent eine Lösung vorschlägt, oder Verstanden, um den Hinweis zu schließen.