Mitarbeiter

Mitarbeiter stehen für die Personen, die Ihre Services erbringen. Das Terminplanungssystem nutzt ihre Verfügbarkeit, Servicezuweisungen und Kalenderdaten, um zu bestimmen, welche Zeitfenster Kunden angeboten werden.

Wie Mitarbeiter die Verfügbarkeit beeinflussen

Wenn ein Kunde einen Service buchen möchte, führt das System Folgendes aus:

1. Es ermittelt, welche Mitarbeiter diesen Service erbringen können
2. Es prüft, wer zur gewünschten Zeit arbeitet
3. Es schließt Personen mit einem kollidierenden Termin oder einem belegten Google-Calendar-Ereignis aus
4. Es bietet die verbleibenden freien Zeitfenster an

Wenn kein qualifizierter Mitarbeiter verfügbar ist, wird das Zeitfenster nicht angeboten – selbst wenn das Unternehmen technisch geöffnet ist.

Zeitplanoptionen

Die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters können unabhängig konfiguriert werden:

• Unternehmenszeiten übernehmen – Folgt automatisch dem unternehmensweiten Zeitplan. Änderungen an den Geschäftszeiten werden auf diese Mitarbeiter übertragen.
• Individueller Zeitplan – Zeitfenster pro Tag, unabhängig von den Geschäftszeiten. Nutzen Sie dies für Teilzeitmitarbeiter oder versetzte Schichten.
• Standortspezifische Zeiten – Unterschiedliche Verfügbarkeit je Standort. Ein Stylist könnte von Montag bis Mittwoch in einem Salon und von Donnerstag bis Samstag in einem anderen arbeiten.

Servicezuweisungen

Die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Service erfolgt in beide Richtungen – sie aktualisiert sowohl das Mitarbeiterprofil als auch die Servicekonfiguration. Nur zugewiesene Mitarbeiter erscheinen als Optionen, wenn dieser Service gebucht wird.

Bei Services mit aktivierter zufälliger Zuweisung wählt das System automatisch den qualifizierten Mitarbeiter mit dem frühesten verfügbaren Zeitfenster.

Google-Calendar-Synchronisierung

Durch das Verbinden des Google Calendar eines Mitarbeiters entsteht eine gegenseitige Abstimmung:

• Eingehend – Persönliche Kalenderereignisse blockieren die Verfügbarkeit in Reception.ai in Echtzeit. Wenn Google „belegt“ anzeigt, wird dieses Zeitfenster nicht angeboten.
• Ausgehend – Reception.ai-Buchungen können zurück in den Google Calendar synchronisiert werden, damit Mitarbeiter Termine neben persönlichen Ereignissen sehen.

Sie wählen, welche Kalender der Person auf Konflikte überwacht werden sollen: beruflich, privat oder beide.

Mitarbeiter auf der Buchungsseite

Auf Ihrer öffentlichen Buchungsseite bestimmen Sie, ob Kunden eine bestimmte Person auswählen können:

• Alle Mitarbeiter anzeigen (Standard) – Kunden wählen die gewünschte Person
• Bestimmte Mitarbeiter ausblenden – Einige Teammitglieder können nur telefonisch gebucht werden
• Auswahl deaktivieren – Das System weist anhand der Verfügbarkeit automatisch zu; Kunden wählen nur eine Zeit