Mitarbeiter
Wie Mitarbeiter, Zeitpläne und Zuweisungen beeinflussen, wann Termine gebucht werden können.
Mitarbeiter sind die Personen, die Ihre Dienstleistungen erbringen. Das Planungssystem nutzt ihre Arbeitszeiten, Dienstleistungszuweisungen und Kalenderdaten, um zu entscheiden, welche Zeitfenster angeboten werden.
Mitarbeiter sind die Personen, die Sie einplanen. Sie erhalten keinen Zugriff auf das Reception.ai-Dashboard.
Wie Mitarbeiter die Verfügbarkeit beeinflussen
Wenn ein Kunde eine Dienstleistung buchen möchte, führt das System folgende Schritte aus:
- Es ermittelt, welche Mitarbeiter diese Dienstleistung erbringen können.
- Es prüft, wer zur gewünschten Zeit und am gewünschten Standort arbeitet.
- Es schließt Personen mit einem kollidierenden Termin, Abwesenheit oder einem belegten Google-Kalender-Ereignis aus.
- Es bietet die verbleibenden freien Zeitfenster an.
Wenn kein qualifizierter Mitarbeiter verfügbar ist, wird das Zeitfenster nicht angeboten, auch wenn der Standort geöffnet ist.
Mitarbeitereinstellungen
Öffnen Sie Mitarbeiter in der Seitenleiste und wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Die Einstellungen sind gegliedert in:
Weitere Optionen:
- Aktiv (für Buchungen verfügbar): Deaktivieren Sie diese Option, um Buchungen für diese Person zu stoppen, ohne sie zu löschen.
- Auf öffentlicher Buchungsseite anzeigen: Deaktivieren Sie diese Option, damit diese Person nur telefonisch buchbar ist.
- Für SMS-Buchungsbenachrichtigungen angemeldet: Ermöglicht SMS-Benachrichtigungen für diese Person. Diese Option wird automatisch deaktiviert, wenn die Person mit STOP antwortet.
Arbeitszeiten
Jeder Mitarbeiter gehört zu einem Standort oder zu allen Standorten. Die Arbeitszeiten sind entweder:
- Standortzeiten übernehmen: Der Mitarbeiter arbeitet immer, wenn sein Standort geöffnet ist. Änderungen der Standortzeiten werden automatisch übernommen.
- Benutzerdefinierter Zeitplan: Zeitblöcke pro Tag, für Teilzeitmitarbeiter oder versetzte Schichten.
Dienstleistungszuweisungen
Dienstleistungen verwenden standardmäßig Jeder Mitarbeiter kann es ausführen, sodass jeder aktive Mitarbeiter dafür gebucht werden kann. Um eine Dienstleistung auf bestimmte Personen zu beschränken, deaktivieren Sie diese Option bei der Dienstleistung und weisen Sie Mitarbeiter individuell zu. Zuweisungen aktualisieren sowohl das Mitarbeiterprofil als auch die Dienstleistung.
Buchungsbenachrichtigungen
Mitarbeiter können per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden, wenn eine ihnen zugewiesene Buchung erstellt, aktualisiert oder storniert wird. Siehe Benachrichtigungen und SMS.
Google-Kalender-Synchronisierung
Verbinden Sie den Google Kalender eines Mitarbeiters im Bereich Kalender:
- Verfügbarkeit prüfen aus: Kalender, deren belegte Zeiten die Verfügbarkeit in Reception.ai blockieren. Sie können mehrere auswählen.
- Neue Buchungen synchronisieren mit: Der Kalender, in dem Reception.ai neue Buchungen hinzufügt, oder Buchungen nicht synchronisieren.
Informationen zur Einrichtung finden Sie unter Google Kalender.
Wenn die Google-Kalender-Verbindung eines Mitarbeiters erneut verbunden werden muss, berücksichtigt seine Verfügbarkeit keine externen Ereignisse. Dies kann zu Doppelbuchungen führen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist.
Mitarbeiter auf der Buchungsseite
Auf Ihrer Buchungsseite können Kunden eine bestimmte Person auswählen, wenn Mitarbeiterauswahl anzeigen in der Einrichtung der Buchungsseite aktiviert ist. Mitarbeiter, bei denen Auf öffentlicher Buchungsseite anzeigen deaktiviert ist, werden ausgeblendet. Kunden können auch Beliebiger Mitarbeiter auswählen, um alle verfügbaren Zeiten zu sehen.