Terminplanung
So funktionieren Termine, Services und Verfügbarkeit in Reception.ai.
Reception.ai umfasst ein vollständiges Terminplanungssystem. Ihr Empfangsassistent nutzt es, um Termine telefonisch zu buchen, und Kunden können direkt über Ihre Buchungsseite buchen.
Unternehmensprofil
Öffnen Sie Ihre Unternehmensseite über die Seitenleiste (mit Ihrem Unternehmensnamen beschriftet oder Unternehmen, wenn kein Name festgelegt ist) und bleiben Sie auf Übersicht. Die Karte Unternehmensprofil wird beschrieben als Die Grundlagen, die Ihr Empfangsassistent und Ihre Buchungsseite überall nutzen.
Die Währungsliste enthält USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD und weitere Codes, jeweils mit ihrem Symbol. Sie gilt für Servicepreise, Produktpreise und Aktionspreise.
So funktioniert die Terminplanung
Das Terminplanungssystem verbindet:
- Services: Ihr Angebot, etwa ein Haarschnitt, eine Beratung oder Gerätevermietung.
- Standorte: Orte, an denen Sie das Angebot bereitstellen, jeweils mit eigenen Öffnungszeiten.
- Mitarbeiter: Personen, die den Service erbringen.
- Ressourcen: Mittel, die der Service benötigt, etwa Räume, Stühle oder Geräte.
- Buchungsregeln: Zeitfensterlänge, Vorlaufzeiten und wie weit im Voraus Kunden buchen können.
Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn der Standort geöffnet ist, ein qualifizierter Mitarbeiter frei ist, erforderliche Ressourcen verfügbar sind, die Buchungsregeln es erlauben und keine Konflikte bestehen. Siehe So wird die Verfügbarkeit berechnet.
Buchungskanäle
Termine aus allen Kanälen landen im selben Kalender:
- Telefon: während eines Anrufs von Ihrem Empfangsassistenten gebucht.
- Textnachricht: über SMS gebucht.
- Website: selbstständig über Ihre Buchungsseite oder das Web-Widget gebucht.
- Dashboard: von Ihnen oder Ihrem Team erstellt.
Kalender
Öffnen Sie Kalender in der Seitenleiste, um Buchungen anzuzeigen und zu verwalten.
- Ansichten: Monat, Woche, 3 Tage oder Tag. Aktivieren Sie Wochenenden anzeigen, um Samstag und Sonntag einzubeziehen.
- Gruppieren nach: Mitarbeiter, Ressourcen, Services, Kanal oder Zeitachse.
- Standort: Zeigen Sie einen Standort oder Alle Standorte an.
- Neuer Termin und Neue Abwesenheit: Erstellen Sie direkt Buchungen und Sperrzeiten.
Wenn Sie eine Buchung ändern oder stornieren, fragt Reception.ai, ob der Kunde per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden soll: an alle Betroffenen senden, an ausgewählte Kunden senden oder nicht senden. Bestellungen erscheinen ebenfalls im Kalender.
Ressourcen
Ressourcen stehen für physische Mittel, die für Termine benötigt werden: Räume, Stühle, Plätze oder Geräte. Nutzen Sie sie, wenn ein Service eine Ressource mit begrenzter Verfügbarkeit benötigt. Öffnen Sie auf Ihrer Unternehmensseite den Tab Ressourcen und wählen Sie Ressource hinzufügen. Ein Restaurant, das sie Tische nennt, sieht Tisch hinzufügen.
Der Dialog enthält Grundinformationen, Öffnungszeiten, Wartung und Services.
Öffnungszeiten legen fest, wann die Ressource gebucht werden kann. Ressourcen folgen standardmäßig den Öffnungszeiten ihres Standorts und können einen eigenen Zeitplan haben. Wartung ist Abwesenheitszeit, etwa für eine Reparatur. Sie können nur gebucht werden, wenn sie nicht bereits reserviert sind und nicht gewartet werden.
Bei Vermietungsunternehmen ist die Ressource der Service. Erstellen Sie einen Service vom Typ Vermietung und verknüpfen Sie ihn mit der Ressource.
Terminplanungsfunktionen deaktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen → Funktionen, um nicht benötigte Teile der Terminplanung zu deaktivieren: Services, Kunden, Mitarbeiter, Ressourcen, Verfügbarkeit, die Online-Buchungsseite oder einzelne Servicetypen (Termine, Hausbesuche und mobil, Gruppensitzungen, Vermietungen). Deaktivierte Funktionen werden im Dashboard, für den Empfangsassistenten und auf der Buchungsseite ausgeblendet.
Wenn beispielsweise Mitarbeiter deaktiviert ist, bucht Ihr Empfangsassistent bei der jeweils verfügbaren Person und nennt Teammitglieder nie namentlich.
Calendly oder Cal.com verwenden
Wenn Sie Calendly oder Cal.com verbinden, verwaltet dieses Tool stattdessen Verfügbarkeit und Buchungen. Die eigenen Mitarbeiter, Ressourcen, Verfügbarkeit und Buchungsseite von Reception.ai werden ausgeblendet, solange es verbunden ist. Bestehende Daten bleiben erhalten.