Terminplanung

Reception.ai enthält ein vollständiges Terminplanungssystem. Ihre Rezeption nutzt es, um Termine telefonisch zu buchen, und Kunden können direkt über Ihre Buchungsseite buchen.

So funktioniert die Terminplanung

Das Terminplanungssystem verbindet:

1. Leistungen: was Sie anbieten, etwa einen Haarschnitt, eine Beratung oder die Vermietung von Geräten.
2. Standorte: wo Sie die Leistung anbieten, jeweils mit eigenen Öffnungszeiten.
3. Mitarbeiter: wer die Leistung erbringt.
4. Ressourcen: was für die Leistung benötigt wird, etwa Räume, Stühle oder Geräte.
5. Buchungsregeln: Slot-Dauer, Vorlaufzeiten und wie weit im Voraus Kunden buchen können.

Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn der Standort geöffnet ist, ein qualifizierter Mitarbeiter verfügbar ist, erforderliche Ressourcen verfügbar sind, die Buchungsregeln dies erlauben und keine Konflikte bestehen. Siehe So wird die Verfügbarkeit berechnet.

Buchungskanäle

Termine aus allen Kanälen werden in denselben Kalender eingetragen:

• Telefon: von Ihrer Rezeption während eines Anrufs gebucht.
• Textnachricht: über SMS gebucht.
• Website: selbst über Ihre Buchungsseite oder das Web-Widget gebucht.
• Dashboard: von Ihnen oder Ihrem Team erstellt.

Kalender

Öffnen Sie Kalender in der Seitenleiste, um Buchungen anzuzeigen und zu verwalten.

• Ansichten: Monat, Woche, 3 Tage oder Tag. Aktivieren Sie Wochenenden anzeigen, um Samstag und Sonntag einzubeziehen.
• Gruppieren nach: Mitarbeitern, Ressourcen, Leistungen, Kanal oder einer Zeitleiste.
• Standort: Zeigen Sie einen Standort oder Alle Standorte an.
• Neuer Termin und Neue Abwesenheit: Erstellen Sie Buchungen und Schließzeiten direkt.

Wenn Sie eine Buchung ändern oder stornieren, fragt Reception.ai, ob der Kunde per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden soll: an alle Betroffenen senden, an ausgewählte Kunden senden oder nicht senden. Bestellungen erscheinen ebenfalls im Kalender.

Ressourcen

Ressourcen sind physische Mittel, die für Termine benötigt werden: Räume, Stühle, Plätze oder Geräte. Nutzen Sie sie, wenn eine Leistung eine Ressource mit begrenzter Verfügbarkeit benötigt.

Ressourcen übernehmen standardmäßig die Öffnungszeiten ihres Standorts und können eigene Öffnungszeiten sowie Wartungszeiten haben. Sie können nur gebucht werden, wenn sie nicht bereits reserviert sind.

Bei Vermietungsunternehmen ist die Ressource die Leistung. Erstellen Sie eine Leistung vom Typ Vermietung und verknüpfen Sie sie mit der Ressource.

Terminplanungsfunktionen deaktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Funktionen, um Teile der Terminplanung zu deaktivieren, die Sie nicht nutzen: Leistungen, Kunden, Mitarbeiter, Ressourcen, Verfügbarkeit, die Online-Buchungsseite oder einzelne Leistungstypen (Termine, Haus- und Mobiltermine, Gruppensitzungen, Vermietungen). Deaktivierte Funktionen werden im Dashboard, für die Rezeption und auf der Buchungsseite ausgeblendet.

Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter deaktivieren, bucht Ihre Rezeption bei jeder verfügbaren Person und nennt Teammitglieder nie namentlich.

Calendly oder Cal.com verwenden

Wenn Sie Calendly oder Cal.com verbinden, verwaltet dieses Tool stattdessen Verfügbarkeit und Buchungen. Die eigenen Mitarbeiter, Ressourcen, Verfügbarkeit und Buchungsseite von Reception.ai werden ausgeblendet, solange die Verbindung besteht. Bestehende Daten bleiben erhalten.