Terminplanung
Wie Termine, Services und Verfügbarkeit in Reception.ai funktionieren.
Reception.ai enthält ein vollständiges Terminplanungssystem. Ihre Rezeption nutzt es, um telefonisch Termine zu buchen, und Ihre Kunden können auch direkt über Ihre öffentliche Buchungsseite buchen.
So funktioniert die Terminplanung
Das Terminplanungssystem verbindet vier Dinge:
- Services – Was Sie anbieten (Haarschnitt, Beratung, Geräteverleih)
- Mitarbeiter – Wer den Service erbringt
- Ressourcen – Benötigte Mittel (Räume, Stühle, Geräte)
- Verfügbarkeit – Wann alles frei ist
Wenn ein Kunde buchen möchte, prüft die Rezeption alle vier Punkte, um freie Zeitfenster zu finden. Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn das Unternehmen geöffnet ist, mindestens ein qualifizierter Mitarbeiter frei ist, erforderliche Ressourcen verfügbar sind und keine Konflikte bestehen.
Buchungskanäle
Termine kommen aus drei Quellen, die alle in denselben Kalender einfließen:
- Telefon – Während Anrufen von Ihrer KI-Rezeption gebucht
- Website – Von Kunden selbst auf Ihrer Buchungsseite gebucht
- Dashboard – Manuell von Ihnen oder Ihrem Team erstellt
Mehrere Standorte
Wenn Ihr Unternehmen an mehr als einer Adresse tätig ist, hat jeder Standort eigene Öffnungszeiten, Mitarbeiterzuweisungen und Ressourcen. Die Rezeption fragt Anrufer, welchen Standort sie bevorzugen, und auf der Buchungsseite können Kunden auswählen.
Ressourcen
Ressourcen stehen für physische Mittel, die für Termine benötigt werden – Räume, Stühle, Plätze oder Geräte. Nutzen Sie sie, wenn ein Service eine bestimmte Ressource mit begrenzter Verfügbarkeit benötigt.
Ressourcen folgen derselben Verfügbarkeitslogik wie Mitarbeiter: Sie haben eigene Arbeitszeiten, unterstützen Abwesenheitsausnahmen und können nur gebucht werden, wenn sie nicht bereits reserviert sind.
Bei Vermietungsunternehmen ist die Ressource der Service – erstellen Sie einen Service vom Typ Vermietung und verknüpfen Sie ihn mit der entsprechenden Ressource.
Abwesenheiten
Abwesenheitsausnahmen sperren bestimmte Daten für das gesamte Unternehmen, einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Ressourcen. Wenn Abwesenheiten bestehende Termine überschneiden, werden Sie auf Konflikte hingewiesen und können wählen, ob Sie sie stornieren oder beibehalten möchten.
Fügen Sie alle bekannten Feiertage zu Jahresbeginn hinzu, damit Ihre Rezeption während einer Schließung niemals versehentlich Termine bucht.