Schemaläggning

Reception.ai innehåller ett komplett system för schemaläggning. Din receptionist använder det för att boka tider via telefon, och kunder kan boka direkt på din bokningssida.

Så fungerar schemaläggning

Schemaläggningssystemet kopplar samman:

1. Tjänster: vad du erbjuder, till exempel klippning, konsultation eller uthyrning av utrustning.
2. Platser: var du erbjuder tjänsten, med egna öppettider för varje plats.
3. Personal: vem som utför tjänsten.
4. Tillgångar: resurser som tjänsten behöver, till exempel rum, stolar eller utrustning.
5. Bokningsregler: tidslängd, tidsgränser och hur långt i förväg kunder kan boka.

En tidslucka erbjuds bara när platsen är öppen, en kvalificerad personalmedlem är ledig, nödvändiga tillgångar är tillgängliga, bokningsreglerna tillåter det och inga konflikter finns. Se Så beräknas tillgänglighet.

Bokningskanaler

Bokningar från alla kanaler hamnar i samma kalender:

• Telefon: bokas av din receptionist under ett samtal.
• Textmeddelande: bokas via SMS.
• Webbplats: bokas själv på din bokningssida eller via webbwidgeten.
• Instrumentpanel: skapas av dig eller ditt team.

Kalender

Öppna Kalender i sidofältet för att se och hantera bokningar.

• Vyer: Månad, Vecka, 3 dagar eller Dag. Aktivera Visa helger för att inkludera lördag och söndag.
• Gruppera efter: personal, tillgångar, tjänster, kanal eller en tidslinje.
• Plats: visa en plats eller Alla platser.
• Ny bokning och Ny ledighet: skapa bokningar och stängningar direkt.

När du ändrar eller avbokar en bokning frågar Reception.ai om du vill meddela kunden via e-post eller SMS: skicka till alla berörda, skicka till utvalda kunder eller skicka inte. Beställningar visas också i kalendern.

Tillgångar

Tillgångar representerar fysiska resurser som krävs för bokningar: rum, stolar, planer eller utrustning. Använd dem när en tjänst behöver en resurs med begränsad tillgänglighet.

Tillgångar följer som standard platsens öppettider och kan ha anpassade öppettider och ledighet för underhåll. De kan bara bokas när de inte redan är reserverade.

För uthyrningsföretag är tillgången tjänsten. Skapa en tjänst av typen uthyrning och koppla den till tillgången.

Stänga av funktioner för schemaläggning

Gå till Inställningar → Funktioner för att stänga av delar av schemaläggningen som du inte använder: tjänster, kunder, personal, tillgångar, tillgänglighet, onlinebokningssidan eller enskilda tjänstetyper (bokningar, hemma- och mobilbesök, gruppsessioner, uthyrning). Avstängda funktioner döljs från instrumentpanelen, receptionisten och bokningssidan.

Om till exempel Personal är avstängt bokar din receptionist med den som är ledig och nämner aldrig teammedlemmar vid namn.

Använda Calendly eller Cal.com

Om du ansluter Calendly eller Cal.com hanterar det verktyget tillgänglighet och bokningar i stället. Reception.ais egen personal, tillgångar, tillgänglighet och bokningssida döljs medan det är anslutet. Befintliga data behålls.