Inkorg

Inkorgen i sidofältet samlar alla interaktioner som din receptionist hanterar. Den har fyra vyer:

• Alla konversationer: alla samtal och webbplatschattar, utom spam.
• Kräver uppmärksamhet: öppna meddelanden, offertförfrågningar och frågor från uppringare samt samtal som markerats som brådskande eller nödfall. Se Offertförfrågningar.
• Klart: konversationer och objekt som du har avslutat, till exempel meddelanden som markerats som klara, konverterade offertförfrågningar och besvarade frågor.
• Spam: samtal som markerats som spam. Vyn visar hur många det finns och en punkt när ett är oläst.

Frågor som din receptionist inte kunde besvara samlas separat i FAQ.

Konversationer

Varje konversation innehåller hela transkriberingen, starttid, längd och receptionist samt resultatetiketter:

Uppgifter om uppringaren

Ett telefonsamtal visar uppringarens nummer, eller Ej delat när det saknas. Om numret ännu inte tillhör en kund väljer du Spara som kontakt. Om flera kunder delar numret väljer du Välj kund och väljer vem samtalet gällde.

Klart och spam

Välj Klart i en öppen konversation för att flytta den till vyn Klart, och Öppna igen för att återställa den. En konversation lämnar också Klart när något i den öppnas igen.

Välj Spam för att flytta ett samtal till vyn Spam. Spamsamtal visar Spam som status och visas aldrig i Kräver uppmärksamhet eller Klart. Om ett samtal markerades som spam av misstag öppnar du det i vyn Spam och väljer Inte spam.

I ett spamsamtal väljer du Blockera bredvid uppringarens nummer för att blockera det. Anledningen anges som Spam.

Om ditt företag finns i USA och spamskyddet är avstängt visar Alla konversationer och Spam en banderoll med Håll spamsamtal borta, som du kan avfärda. Välj Aktivera spamskydd för att slå på det. Se Samtalshantering.

Avsikt och prioritet

Efter varje konversation märker Reception.ai den med en kort avsikt, till exempel “Reparation av läckande tak”, och en prioritet:

En situation som redan har gjorts säker är brådskande eller normal, inte ett nödfall. Meddelanden från säljsamtal, leverantörer, rekryterare, robosamtal och betalningskrav är normala, oavsett hur brådskande de låter.

Ett samtals prioritet är aldrig lägre än prioriteten för meddelanden som lämnats i det, såvida samtalet inte är spam.

Granska konversationer regelbundet för att kontrollera din receptionists svar och hitta mönster som tyder på nya regler, rutiner eller uppdateringar av kunskapsbasen.

Meddelanden

När en uppringare vill bli uppringd eller ber om att få lämna ett meddelande registrerar receptionisten det med en prioritetsnivå. Meddelanden kommer från telefonsamtal och webbplatschatt. Om uppringaren lägger till detaljer eller ändrar något senare i samma samtal uppdaterar receptionisten meddelandet i stället för att lämna ett andra.

Varje meddelande visar uppringarens ord, en kort överlämningsanteckning från receptionisten och uppringarens nummer. Nummer som skrivs i chatten markeras som delade av uppringaren, eftersom de inte kan verifieras.

Meddelanden länkas automatiskt till en kund när uppringarens telefonnummer kan användas. Från varje meddelande kan du:

• Välja kundens namn för att öppna kunduppgifterna, eller Spara kontakt om uppringaren ännu inte är kund.
• Välja Markera som klar när du har hanterat det, eller Öppna igen för att återställa det till Kräver uppmärksamhet.

Objektet Inkorgen i sidofältet visar antalet olästa meddelanden, markerat i rött om något är ett nödfall eller brådskande.