Skrzynka odbiorcza

Skrzynka odbiorcza na pasku bocznym zbiera wszystkie interakcje obsługiwane przez recepcjonistę. Ma cztery widoki:

• Wszystkie rozmowy: wszystkie połączenia i czaty na stronie, poza spamem.
• Wymaga uwagi: otwarte wiadomości, zapytania o wycenę i pytania dzwoniących oraz połączenia oznaczone jako pilne lub alarmowe. Zobacz Zapytania o wycenę.
• Gotowe: rozmowy i elementy, które zostały obsłużone, np. wiadomości oznaczone jako gotowe, przekształcone zapytania o wycenę i pytania z odpowiedzią.
• Spam: połączenia oznaczone jako spam. Widok pokazuje ich liczbę i kropkę, gdy któreś jest nieprzeczytane.

Pytania, na które recepcjonista nie potrafił odpowiedzieć, są zbierane osobno w FAQ.

Rozmowy

Każda rozmowa zawiera pełną transkrypcję, godzinę rozpoczęcia, czas trwania i recepcjonistę, a także etykiety wyniku:

Dane dzwoniącego

Połączenie telefoniczne pokazuje numer dzwoniącego lub Nieudostępniono, jeśli go nie ma. Jeśli numer nie należy jeszcze do klienta, wybierz Zapisz jako kontakt. Jeśli z numeru korzysta kilku klientów, wybierz Wybierz klienta i wskaż, z kim była rozmowa.

Gotowe i spam

W otwartej rozmowie wybierz Gotowe, aby przenieść ją do widoku Gotowe, albo Otwórz ponownie, aby ją przywrócić. Rozmowa opuszcza też widok Gotowe, gdy coś w niej zostanie ponownie otwarte.

Wybierz Spam, aby przenieść połączenie do widoku Spam. Połączenia spamowe mają status Spam i nigdy nie pojawiają się w widoku Wymaga uwagi ani Gotowe. Jeśli połączenie omyłkowo oznaczono jako spam, otwórz je w widoku Spam i wybierz To nie spam.

Przy połączeniu spamowym wybierz Zablokuj obok numeru dzwoniącego, aby go zablokować. Powód zostanie ustawiony na Spam.

Jeśli firma działa w USA i ochrona przed spamem jest wyłączona, w widokach Wszystkie rozmowy i Spam zobaczysz baner Zatrzymaj połączenia spamowe, który możesz zamknąć. Wybierz Włącz ochronę przed spamem, aby ją aktywować. Zobacz Obsługa połączeń.

Intencja i priorytet

Po każdej rozmowie Reception.ai oznacza ją krótką intencją, np. „Naprawa przeciekającego dachu”, oraz priorytetem:

Sytuacja, która została już zabezpieczona, jest pilna lub normalna, a nie alarmowa. Wiadomości od sprzedawców, dostawców, rekruterów, automatycznych połączeń i z żądaniami płatności są normalne, niezależnie od tego, jak pilnie brzmią.

Priorytet połączenia nigdy nie jest niższy niż priorytet pozostawionych w nim wiadomości, chyba że połączenie jest spamem.

Regularnie sprawdzaj rozmowy, aby zweryfikować odpowiedzi recepcjonisty i znaleźć wzorce wskazujące na nowe zasady, procedury lub aktualizacje bazy wiedzy.

Wiadomości

Gdy dzwoniący chce, aby do niego oddzwonić, lub chce zostawić wiadomość, recepcjonista zapisuje ją z poziomem priorytetu. Wiadomości pochodzą z połączeń telefonicznych i czatu na stronie. Jeśli dzwoniący później w tym samym połączeniu doda szczegóły lub coś zmieni, recepcjonista aktualizuje tę wiadomość zamiast zostawiać kolejną.

Każda wiadomość pokazuje słowa dzwoniącego, krótką notatkę przekazania od recepcjonisty i numer dzwoniącego. Numery wpisane na czacie są oznaczone jako udostępnione przez dzwoniącego, ponieważ nie można ich zweryfikować.

Wiadomości są automatycznie łączone z klientem, gdy numer telefonu dzwoniącego jest poprawny. Przy każdej wiadomości możesz:

• Wybrać nazwę klienta, aby otworzyć jego kartę, albo Zapisz kontakt, jeśli dzwoniący nie jest jeszcze klientem.
• Wybrać Oznacz jako gotowe, gdy sprawa została obsłużona, albo Otwórz ponownie, aby przywrócić ją do widoku Wymaga uwagi.

Element Skrzynka odbiorcza na pasku bocznym pokazuje liczbę nieprzeczytanych wiadomości, wyróżnioną na czerwono, jeśli któraś jest alarmowa lub pilna.