Integracje

Kalendarz Google

Synchronizuj kalendarze personelu, aby recepcjonista znał dostępność w czasie rzeczywistym.

Integracja z Kalendarzem Google pozwala recepcjoniście sprawdzać dostępność personelu w czasie rzeczywistym. Gdy członek personelu ma wydarzenie w Kalendarzu Google, ten czas jest zablokowany dla rezerwacji. Rezerwacje Reception.ai można też dodawać do jego kalendarza.

Jak to działa

  1. Każdy członek personelu łączy swój Kalendarz Google.
  2. Reception.ai odczytuje wolne i zajęte terminy z wybranych kalendarzy.
  3. Zajęte terminy są wykluczane podczas proponowania godzin wizyt.
  4. Nowe rezerwacje można dodać do jednego z kalendarzy członka personelu.

Łączenie kalendarza członka personelu

1

Włącz integrację

Przejdź do Integrations, wybierz Add integration i włącz Google Calendar. Funkcja Staff musi być włączona w Settings → Features.

2

Otwórz członka personelu

Przejdź do Staff, wybierz członka personelu i otwórz Calendars. Wybierz Connect.

3

Autoryzuj w Google

Członek personelu loguje się na swoje konto Google. Aby umożliwić mu połączenie z własnego urządzenia, użyj kodu QR, Copy link lub Open in browser.

Na ekranie zgody Google pozostaw zaznaczone wszystkie uprawnienia. Reception.ai potrzebuje możliwości:

  • Wyświetlania wolnych i zajętych terminów
  • Wyświetlania listy kalendarzy
  • Zarządzania tworzonymi wydarzeniami

Jeśli którekolwiek uprawnienie zostanie odznaczone, połączenie się nie powiedzie i trzeba będzie spróbować ponownie.

4

Wybierz kalendarze

Wybierz, które kalendarze sprawdzać pod kątem dostępności i gdzie synchronizować rezerwacje.

Ustawienia synchronizacji

UstawienieOpis
Check availability fromKalendarze, których wydarzenia blokują dostępność. Możesz wybrać kilka.
Sync new bookings toKalendarz, do którego dodawane są nowe rezerwacje, lub Do not sync bookings. Wyświetlane są tylko kalendarze, które członek personelu może edytować.

Gdy rezerwacja zostanie odwołana, jej wydarzenie w Kalendarzu Google pozostanie z prefiksem “[Cancelled]” i zostanie oznaczone jako wolne, więc termin znów będzie dostępny.

Rozwiązywanie problemów

Jeśli połączenie wygaśnie lub dostęp zostanie cofnięty, przy kalendarzu członka personelu pojawi się informacja o konieczności ponownego połączenia. Przejdź do Staff, wybierz członka personelu, otwórz Calendars i wybierz Reconnect.

Dopóki połączenie wymaga ponownego połączenia, dostępność nie będzie uwzględniać wydarzeń z Kalendarza Google. Może to prowadzić do podwójnych rezerwacji, dopóki połączenie nie zostanie przywrócone.

Kalendarz Google działa z własnym systemem planowania Reception.ai. Nie jest dostępny, gdy połączone jest Calendly lub Cal.com.