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Integrazioni

Google Calendar

Sincronizza i calendari dello staff affinché la receptionist conosca la disponibilità in tempo reale.

L’integrazione Google Calendar consente alla receptionist di controllare in tempo reale la disponibilità dello staff. Quando un membro dello staff ha un evento sul proprio Google Calendar, quell’orario viene bloccato per le prenotazioni. Le prenotazioni di Reception.ai possono essere aggiunte anche al suo calendario.

Come funziona

  1. Ogni membro dello staff collega il proprio Google Calendar.
  2. Reception.ai legge gli orari liberi e occupati dai calendari scelti.
  3. Gli orari occupati vengono esclusi quando vengono proposti gli slot per gli appuntamenti.
  4. Le nuove prenotazioni possono essere aggiunte a uno dei calendari del membro dello staff.

Collegare il calendario di un membro dello staff

1

Abilita l’integrazione

Vai a Integrazioni, seleziona Aggiungi integrazione e abilita Google Calendar. La funzionalità Staff deve essere attiva in Impostazioni → Funzionalità.

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Apri il membro dello staff

Vai a Staff, seleziona il membro dello staff e apri Calendari. Seleziona Collega.

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Autorizza con Google

Il membro dello staff accede con il proprio account Google. Per consentirgli di collegarsi dal suo dispositivo, usa il codice QR, Copia link o Apri nel browser.

Nella schermata di consenso Google, lascia selezionate tutte le autorizzazioni. Reception.ai deve poter:

  • Visualizzare gli orari liberi e occupati
  • Visualizzare l’elenco dei calendari
  • Gestire gli eventi che crea

Se una qualsiasi autorizzazione viene deselezionata, il collegamento non riesce e deve essere riprovato.

4

Scegli i calendari

Scegli quali calendari controllare per la disponibilità e dove sincronizzare le prenotazioni.

Impostazioni di sincronizzazione

ImpostazioneDescrizione
Controlla la disponibilità daCalendari i cui eventi bloccano la disponibilità. Puoi selezionarne diversi.
Sincronizza le nuove prenotazioni conIl calendario in cui vengono aggiunte le nuove prenotazioni oppure Non sincronizzare le prenotazioni. Sono elencati solo i calendari che il membro dello staff può modificare.

Quando una prenotazione viene annullata, il suo evento Google Calendar resta con il prefisso “[Cancelled]” ed è contrassegnato come libero, così l’orario torna disponibile.

Risoluzione dei problemi

Se un collegamento scade o l’accesso viene revocato, il calendario del membro dello staff mostra che deve essere ricollegato. Vai a Staff, seleziona il membro dello staff, apri Calendari e seleziona Ricollega.

Finché un collegamento deve essere ricollegato, la disponibilità non includerà gli eventi di Google Calendar. Ciò potrebbe causare doppie prenotazioni finché il collegamento non viene ripristinato.

Google Calendar funziona con il sistema di pianificazione di Reception.ai. Non è disponibile quando Calendly o Cal.com è collegato.