Orari e regole di prenotazione
Come orari di apertura, chiusure, assenze e regole di prenotazione controllano la disponibilità.
Gli orari di apertura definiscono quando ogni sede accetta prenotazioni. Le regole di prenotazione controllano come e quando i clienti possono prenotare all’interno di tali orari. Entrambi si configurano in Attività → Panoramica.
Orari di apertura
Gli orari vengono impostati per ogni sede. Apri la scheda Orari di apertura, scegli una sede e imposta gli orari di apertura e chiusura per ogni giorno. Puoi aggiungere più fasce orarie al giorno (ad esempio 9:00–12:00 e 14:00–18:00 per la pausa pranzo), contrassegnare i giorni come chiusi o tenere una sede aperta fino a mezzanotte. Usa Copia in… per applicare gli orari di un giorno ai giorni feriali, al fine settimana o a tutti i giorni.
I membri del personale e le risorse seguono per impostazione predefinita gli orari della loro sede. Puoi invece assegnare loro orari personalizzati. Vedi Personale.
Se modifichi gli orari e alcune prenotazioni esistenti non rientrano nei nuovi orari, Reception.ai ti avvisa. Seleziona Salva comunque per mantenere le prenotazioni e applicare i nuovi orari.
Fusi orari
Ogni workspace ha un fuso orario, impostato nel profilo dell’attività. Per assegnare un fuso orario specifico a singole sedi, membri del personale o risorse, attiva i fusi orari per risorsa nelle impostazioni dei fusi orari.
Chiusure e assenze
Apri Chiusure per aggiungere eccezioni ai normali orari: festività pubbliche, vacanze, manutenzione o orari prolungati per un evento.
Ogni eccezione può essere Chiuso tutto il giorno oppure Modifica orari per impostare orari personalizzati per quelle date. Le assenze del personale e delle risorse possono essere aggiunte anche dalla scheda Assenze nelle relative impostazioni.
Conflitti con prenotazioni esistenti
Non puoi salvare un’assenza se esistono prenotazioni in quel periodo. Reception.ai elenca le prenotazioni interessate. Annullale o riprogrammale, quindi salva di nuovo l’assenza. Le assenze non rimuovono mai le prenotazioni senza avvisarti.
Aggiungi tutte le festività note all’inizio dell’anno, così la receptionist non effettuerà mai prenotazioni durante una chiusura.
Regole di prenotazione
La scheda Regole di prenotazione si applica sia alla receptionist sia alla pagina di prenotazione. Le prenotazioni che crei dalla dashboard non sono soggette a queste regole.
- Il preavviso minimo indica quanto presto può iniziare una nuova prenotazione.
- Il preavviso per riprogrammazione o annullamento indica fino a quando un cliente può riprogrammare o annullare prima dell’inizio dell’appuntamento.
- Le sovrapposizioni limitano il numero di appuntamenti che possono svolgersi contemporaneamente in una sede.
Quando è connesso Calendly o Cal.com, si applicano invece le impostazioni di pianificazione dello strumento.
Come viene calcolata la disponibilità
Una fascia oraria è prenotabile solo se sono vere tutte le seguenti condizioni:
- La sede è aperta e non ci sono chiusure.
- Il servizio è offerto in quella sede.
- Almeno un membro del personale qualificato lavora lì e non è assente.
- Le risorse richieste sono libere e non sono in manutenzione.
- Non esiste alcun appuntamento in conflitto, inclusi tempi cuscinetto e di spostamento.
- Non è stato raggiunto il limite di appuntamenti sovrapposti.
- Lo slot rispetta il preavviso minimo e la finestra di prenotazione anticipata.
- Google Calendar, se connesso, indica che il membro del personale è libero.
Se una condizione non è soddisfatta, lo slot non viene proposto né al telefono né nella pagina di prenotazione.