Horario y reglas de reserva
Cómo el horario de apertura, los cierres, las ausencias y las reglas de reserva controlan la disponibilidad.
El horario de apertura define cuándo acepta reservas cada ubicación. Las reglas de reserva controlan cómo y cuándo pueden reservar los clientes dentro de ese horario. Ambos se configuran en Business → Overview.
Horario de apertura
El horario se establece por ubicación. Abre la tarjeta Opening hours, elige una ubicación y establece las horas de apertura y cierre de cada día. Puedes añadir varios bloques horarios por día (por ejemplo, de 9:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 para una pausa de comida), marcar días como cerrados o mantener una ubicación abierta hasta medianoche. Usa Copy to… para aplicar el horario de un día a los días laborables, el fin de semana o todos los días.
Los miembros del personal y los recursos siguen de forma predeterminada el horario de su ubicación. En su lugar, puedes asignarles un horario personalizado. Consulta Personal.
Si cambias el horario y las reservas existentes quedan fuera del nuevo horario, Reception.ai te avisará. Selecciona Save anyway para mantener las reservas y aplicar el nuevo horario.
Zonas horarias
Cada espacio de trabajo tiene una sola zona horaria, que se establece desde Timezone en el perfil del negocio. Para dar a ubicaciones, personal o recursos individuales su propia zona horaria, activa Custom timezones per resource en ese cuadro de diálogo. Está desactivada de forma predeterminada. Cuando está activada, el horario de ubicación, personal, recursos y atención prioritaria por humanos tiene su propio selector de zona horaria.
Cierres y ausencias
Abre Closures para añadir excepciones a tu horario habitual: festivos, vacaciones, mantenimiento u horario ampliado para un evento.
Cada excepción es Closed all day o Change hours para establecer un horario personalizado en esas fechas. Las ausencias del personal y de recursos también se pueden añadir desde la pestaña Time off de su configuración.
Conflictos con reservas existentes
No se pueden guardar ausencias mientras existan reservas durante ese periodo. Reception.ai muestra las reservas afectadas. Cancélalas o cambia su fecha y hora; después, vuelve a guardar la ausencia. Las ausencias nunca eliminan reservas sin avisar.
Añade todos los festivos que conozcas al inicio del año para que tu recepcionista nunca reserve durante un cierre.
Reglas de reserva
La tarjeta Booking rules se aplica tanto a tu recepcionista como a tu página de reservas. Las reservas que creas desde el panel no están restringidas por estas reglas.
- Minimum notice es lo antes que puede comenzar una reserva nueva.
- Reschedule or cancel notice es lo último que puede cambiarse o cancelarse una reserva antes de que comience la cita.
- Set a limit on overlapping appointments limita cuántas citas pueden tener lugar a la vez en una ubicación.
Cuando Calendly o Cal.com están conectados, se aplican en su lugar los ajustes de programación de esa herramienta.
Cómo se calcula la disponibilidad
Una franja horaria solo se puede reservar cuando se cumplen todas las siguientes condiciones:
- La ubicación está abierta y no hay ningún cierre.
- El servicio se ofrece en esa ubicación.
- Al menos un miembro del personal cualificado trabaja allí y no está de ausencia.
- Los recursos necesarios están disponibles y no están en mantenimiento.
- No existe ninguna cita en conflicto, incluido el tiempo de margen y de desplazamiento.
- No se ha alcanzado el límite de citas superpuestas.
- La franja cumple el aviso mínimo y el plazo máximo de reserva.
- Google Calendar, si está conectado, muestra que el miembro del personal está disponible.
Si falla alguna condición, la franja no se ofrecerá por teléfono ni en la página de reservas.