Programación
Cómo funcionan las citas, los servicios y la disponibilidad en Reception.ai.
Reception.ai incluye un sistema completo de programación de citas. Tu recepcionista lo usa para reservar citas por teléfono, y clientes pueden reservar directamente en tu página de reservas.
Cómo funciona la programación de citas
El sistema de programación conecta:
- Servicios: lo que ofreces, como un corte de pelo, una consulta o el alquiler de equipos.
- Ubicaciones: dónde lo ofreces, cada una con su propio horario de apertura.
- Personal: quién presta el servicio.
- Recursos: los recursos que necesita el servicio, como salas, sillas o equipos.
- Reglas de reserva: duración de las franjas, plazos de antelación y hasta cuándo pueden reservar clientes.
Una franja horaria solo se ofrece cuando la ubicación está abierta, hay un miembro del personal cualificado disponible, los recursos necesarios están disponibles, las reglas de reserva lo permiten y no hay conflictos. Consulta Cómo se calcula la disponibilidad.
Canales de reserva
Las citas de todos los canales se añaden al mismo calendario:
- Teléfono: las reserva tu recepcionista durante una llamada.
- Mensaje de texto: se reservan por SMS.
- Sitio web: se reservan directamente en tu página de reservas o mediante el widget web.
- Panel de control: las creas tú o tu equipo.
Calendario
Abre Calendario en la barra lateral para ver y gestionar las reservas.
- Vistas: Mes, Semana, 3 días o Día. Activa Mostrar fines de semana para incluir sábado y domingo.
- Agrupar por: personal, recursos, servicios, canal o cronología.
- Ubicación: consulta una ubicación o Todas las ubicaciones.
- Nueva cita y Nuevo tiempo libre: crea reservas y cierres directamente.
Cuando cambias o cancelas una reserva, Reception.ai te pregunta si quieres avisar al cliente por correo electrónico o SMS: enviar a todas las personas afectadas, enviar a clientes seleccionados o no enviar. Los pedidos también aparecen en el calendario.
Recursos
Los recursos representan elementos físicos necesarios para las citas: salas, sillas, pistas o equipos. Úsalos cuando un servicio necesite un recurso con disponibilidad limitada.
De forma predeterminada, los recursos siguen el horario de su ubicación y pueden tener horarios personalizados y tiempo de mantenimiento no disponible. Solo se pueden reservar cuando no están ya reservados.
En negocios de alquiler, el recurso es el servicio. Crea un servicio de tipo alquiler y vincúlalo al recurso.
Desactivar funciones de programación
Ve a Configuración → Funciones para desactivar las partes de la programación que no uses: servicios, clientes, personal, recursos, disponibilidad, la página de reservas online o tipos de servicio individuales (citas, a domicilio y móviles, sesiones de grupo, alquileres). Las funciones desactivadas se ocultan del panel de control, del recepcionista y de la página de reservas.
Por ejemplo, con Personal desactivado, tu recepcionista reserva con quien esté disponible y nunca menciona a los miembros del equipo por su nombre.
Usar Calendly o Cal.com
Si conectas Calendly o Cal.com, esa herramienta gestiona la disponibilidad y las reservas. El personal, los recursos, la disponibilidad y la página de reservas de Reception.ai se ocultan mientras esté conectada. Se conservan los datos existentes.