Reservas
Cómo funcionan las citas, los servicios y la disponibilidad en Reception.ai.
Reception.ai incluye un sistema completo de gestión de citas. Tu recepcionista lo usa para reservar citas por teléfono, y clientes pueden reservar directamente en tu página de reservas.
Perfil del negocio
Abre la página de tu negocio desde la barra lateral (identificada con el nombre de tu negocio o con Negocio si no has indicado ninguno) y mantente en Resumen. La tarjeta Perfil del negocio se describe como Lo básico que usan tu recepcionista y tu página de reservas en todas partes.
La lista de monedas incluye USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD y otros códigos, cada uno con su símbolo. Los precios de servicios, productos y promociones usan esta moneda.
Cómo funciona la gestión de citas
El sistema de gestión de citas conecta:
- Servicios: lo que ofreces, como un corte de pelo, una consulta o el alquiler de equipos.
- Ubicaciones: dónde lo ofreces, cada una con su propio horario de apertura.
- Personal: quién presta el servicio.
- Recursos: los recursos que necesita el servicio, como salas, sillas o equipos.
- Reglas de reserva: duración de los intervalos, plazos de antelación y con cuánta antelación pueden reservar clientes.
Solo se ofrece un intervalo de tiempo cuando la ubicación está abierta, hay un miembro del personal cualificado disponible, los recursos necesarios están disponibles, las reglas de reserva lo permiten y no hay conflictos. Consulta Cómo se calcula la disponibilidad.
Canales de reserva
Las citas de todos los canales llegan al mismo calendario:
- Teléfono: las reserva tu recepcionista durante una llamada.
- Mensaje de texto: se reservan por SMS.
- Sitio web: se programan en tu página de reservas o mediante el widget web.
- Panel de control: las creáis tú o tu equipo.
Calendario
Abre Calendario en la barra lateral para ver y gestionar reservas.
- Vistas: Mes, Semana, 3 días o Día. Activa Mostrar fines de semana para incluir sábado y domingo.
- Agrupar por: personal, recursos, servicios, canal o línea temporal.
- Ubicación: consulta una ubicación o Todas las ubicaciones.
- Nueva cita y Nuevo tiempo libre: crea reservas y cierres directamente.
Cuando cambias o cancelas una reserva, Reception.ai te pregunta si quieres avisar al cliente por correo electrónico o SMS: enviar a todas las personas afectadas, enviar a clientes seleccionados o no enviar. Los pedidos también aparecen en el calendario.
Recursos
Los recursos representan elementos físicos necesarios para las citas: salas, sillas, pistas o equipos. Úsalos cuando un servicio necesite un recurso con disponibilidad limitada. Abre la pestaña Recursos en la página de tu negocio y selecciona Añadir recurso. Un restaurante, que los denomina mesas, verá Añadir mesa.
El cuadro de diálogo incluye Información básica, Horario, Mantenimiento y Servicios.
Horario establece cuándo se puede reservar el recurso. De forma predeterminada, los recursos siguen el horario de su ubicación y pueden tener un horario personalizado. Mantenimiento es tiempo no disponible, como una reparación. Solo se pueden reservar si no están ya reservados ni en mantenimiento.
Para negocios de alquiler, el recurso es el servicio. Crea un servicio de tipo alquiler y vincúlalo al recurso.
Desactivar funciones de gestión de citas
Ve a Configuración → Funciones para desactivar las partes de la gestión de citas que no uses: servicios, clientes, personal, recursos, disponibilidad, la página de reservas online o tipos de servicio individuales (citas, a domicilio y móviles, sesiones de grupo, alquileres). Las funciones desactivadas se ocultan del panel de control, de la recepcionista y de la página de reservas.
Por ejemplo, si Personal está desactivado, tu recepcionista reserva con quien esté disponible y nunca menciona por su nombre a miembros del equipo.
Usar Calendly o Cal.com
Si conectas Calendly o Cal.com, esa herramienta gestiona la disponibilidad y las reservas. El personal, los recursos, la disponibilidad y la página de reservas propios de Reception.ai se ocultan mientras esté conectada. Los datos existentes se conservan.