Harmonogram
Jak działają wizyty, usługi i dostępność w Reception.ai.
Reception.ai obejmuje pełny system planowania. Twoja recepcjonistka używa go do umawiania wizyt przez telefon, a klienci mogą rezerwować terminy bezpośrednio na stronie rezerwacji.
Profil firmy
Otwórz stronę firmy z paska bocznego (oznaczoną nazwą firmy lub Firma, jeśli nazwa nie jest ustawiona) i pozostań w widoku Przegląd. Karta Profil firmy jest opisana jako Podstawowe informacje, których recepcjonistka i strona rezerwacji używają wszędzie.
Lista walut obejmuje USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD i inne kody, każdy z symbolem. Używa się jej do cen usług, produktów i promocji.
Jak działa planowanie
System planowania łączy:
- Usługi: to, co oferujesz, np. strzyżenie, konsultację lub wynajem sprzętu.
- Lokalizacje: miejsca, w których oferujesz usługi, każda z własnymi godzinami otwarcia.
- Personel: osoby wykonujące usługę.
- Zasoby: rzeczy potrzebne do wykonania usługi, np. pomieszczenia, krzesła lub sprzęt.
- Zasady rezerwacji: długość terminu, wymagany czas wyprzedzenia i okres, na który klienci mogą rezerwować.
Termin jest dostępny tylko wtedy, gdy lokalizacja jest otwarta, wykwalifikowany pracownik jest wolny, wymagane zasoby są dostępne, zasady rezerwacji na to pozwalają i nie ma konfliktów. Zobacz Jak obliczana jest dostępność.
Kanały rezerwacji
Wizyty ze wszystkich kanałów trafiają do tego samego kalendarza:
- Telefon: rezerwowane przez recepcjonistkę podczas rozmowy.
- Wiadomość tekstowa: rezerwowane przez SMS.
- Strona internetowa: samodzielna rezerwacja na stronie rezerwacji lub przez widżet internetowy.
- Panel: tworzone przez ciebie lub twój zespół.
Kalendarz
Otwórz Kalendarz na pasku bocznym, aby wyświetlać rezerwacje i nimi zarządzać.
- Widoki: miesiąc, tydzień, 3 dni lub dzień. Włącz Pokaż weekendy, aby uwzględnić soboty i niedziele.
- Grupuj według: personelu, zasobów, usług, kanału lub osi czasu.
- Lokalizacja: wyświetl jedną lokalizację lub Wszystkie lokalizacje.
- Nowa wizyta i Nowy czas wolny: twórz bezpośrednio rezerwacje i zamknięcia.
Gdy zmieniasz lub anulujesz rezerwację, Reception.ai pyta, czy powiadomić klienta e-mailem lub SMS-em: wysłać do wszystkich osób, których to dotyczy, do wybranych klientów albo nie wysyłać. W kalendarzu pojawiają się też zamówienia.
Zasoby
Zasoby to fizyczne rzeczy potrzebne do wizyt: pomieszczenia, krzesła, korty lub sprzęt. Używaj ich, gdy usługa wymaga zasobu o ograniczonej dostępności. Otwórz kartę Zasoby na stronie firmy i wybierz Dodaj zasób. Restauracja, która nazywa je stolikami, zobaczy Dodaj stolik.
Okno zawiera sekcje Podstawowe informacje, Godziny, Konserwacja i Usługi.
Godziny określają, kiedy zasób można rezerwować. Domyślnie zasoby działają według godzin lokalizacji, ale mogą mieć własny harmonogram. Konserwacja to czas wolny, np. na naprawę. Można je rezerwować tylko wtedy, gdy nie są już zarezerwowane ani nie są w konserwacji.
W firmach wynajmujących zasób jest usługą. Utwórz usługę typu wynajem i połącz ją z zasobem.
Wyłączanie funkcji planowania
Przejdź do Ustawienia → Funkcje, aby wyłączyć części planowania, których nie używasz: usługi, klientów, personel, zasoby, dostępność, stronę rezerwacji online lub pojedyncze typy usług (wizyty, usługi domowe i mobilne, sesje grupowe, wynajem). Wyłączone funkcje są ukryte w panelu, przed recepcjonistką i na stronie rezerwacji.
Na przykład przy wyłączonej funkcji Personel recepcjonistka rezerwuje wizyty u dowolnej wolnej osoby i nigdy nie wymienia członków zespołu z imienia.
Korzystanie z Calendly lub Cal.com
Jeśli połączysz Calendly lub Cal.com, to narzędzie będzie zarządzać dostępnością i rezerwacjami. Własny personel, zasoby, dostępność i strona rezerwacji Reception.ai są ukryte, dopóki narzędzie jest połączone. Istniejące dane zostają zachowane.