Planowanie

Reception.ai ma pełny system planowania wizyt. Twój recepcjonista używa go do umawiania wizyt przez telefon, a klienci mogą rezerwować je bezpośrednio na stronie rezerwacji.

Jak działa planowanie wizyt

System planowania wizyt łączy:

1. Usługi: to, co oferujesz, np. strzyżenie, konsultację lub wynajem sprzętu.
2. Lokalizacje: miejsca, w których oferujesz usługi, każde z własnymi godzinami otwarcia.
3. Personel: osoby świadczące usługę.
4. Zasoby: rzeczy potrzebne do wykonania usługi, np. pokoje, fotele lub sprzęt.
5. Zasady rezerwacji: długość terminu, wymagane wyprzedzenie i to, jak daleko naprzód mogą rezerwować klienci.

Termin jest dostępny tylko wtedy, gdy lokalizacja jest otwarta, dostępny jest wykwalifikowany pracownik, wymagane zasoby są wolne, zasady rezerwacji na to pozwalają i nie ma konfliktów. Zobacz jak obliczana jest dostępność.

Kanały rezerwacji

Wizyty ze wszystkich kanałów trafiają do tego samego kalendarza:

• Telefon: rezerwowane przez recepcjonistę podczas rozmowy.
• Wiadomość tekstowa: rezerwowane przez SMS.
• Strona internetowa: samodzielnie rezerwowane na stronie rezerwacji lub przez widżet internetowy.
• Panel: tworzone przez ciebie lub twój zespół.

Kalendarz

Otwórz Kalendarz na pasku bocznym, aby przeglądać rezerwacje i nimi zarządzać.

• Widoki: Miesiąc, Tydzień, 3 dni lub Dzień. Włącz Pokaż weekendy, aby uwzględnić sobotę i niedzielę.
• Grupuj według: personelu, zasobów, usług, kanału lub osi czasu.
• Lokalizacja: wyświetl jedną lokalizację lub Wszystkie lokalizacje.
• Nowa wizyta i Nowy czas wolny: twórz rezerwacje i zamknięcia bezpośrednio.

Gdy zmieniasz lub anulujesz rezerwację, Reception.ai pyta, czy powiadomić klienta e-mailem lub SMS-em: wysłać do wszystkich osób, których to dotyczy, do wybranych klientów albo nie wysyłać. W kalendarzu pojawiają się też zamówienia.

Zasoby

Zasoby to fizyczne rzeczy wymagane do wizyt: pokoje, fotele, korty lub sprzęt. Używaj ich, gdy usługa wymaga zasobu o ograniczonej dostępności.

Domyślnie zasoby działają zgodnie z godzinami swojej lokalizacji, ale mogą mieć własne godziny i czas wolny na konserwację. Można je rezerwować tylko wtedy, gdy nie są już zarezerwowane.

W firmach wynajmujących zasób jest usługą. Utwórz usługę typu wynajem i połącz ją z zasobem.

Wyłączanie funkcji planowania wizyt

Przejdź do Ustawienia → Funkcje, aby wyłączyć nieużywane elementy planowania wizyt: usługi, klientów, personel, zasoby, dostępność, stronę rezerwacji online lub poszczególne typy usług (wizyty, usługi domowe i mobilne, sesje grupowe, wynajem). Wyłączone funkcje są ukryte w panelu, dla recepcjonisty i na stronie rezerwacji.

Na przykład gdy Personel jest wyłączony, recepcjonista rezerwuje wizyty u dowolnej wolnej osoby i nigdy nie wymienia członków zespołu z imienia.

Korzystanie z Calendly lub Cal.com

Jeśli połączysz Calendly lub Cal.com, to narzędzie będzie zarządzać dostępnością i rezerwacjami. Własny personel, zasoby, dostępność i strona rezerwacji Reception.ai są ukryte, gdy narzędzie jest połączone. Obecne dane zostają zachowane.