शेड्यूलिंग

Reception.ai में पूरा शेड्यूलिंग सिस्टम शामिल है। आपका रिसेप्शनिस्ट इसका इस्तेमाल फोन पर अपॉइंटमेंट बुक करने के लिए करता है, और ग्राहक आपके बुकिंग पेज पर सीधे बुक कर सकते हैं।

शेड्यूलिंग कैसे काम करती है

शेड्यूलिंग सिस्टम इन चीज़ों को जोड़ता है:

1. सेवाएं: जो आप ऑफ़र करते हैं, जैसे हेयरकट, कंसल्टेशन या इक्विपमेंट रेंटल।
2. लोकेशन: जहां आप सेवा देते हैं, हर लोकेशन के अपने खुलने के घंटे होते हैं।
3. स्टाफ: जो सेवा प्रदान करता है।
4. एसेट्स: सेवा के लिए ज़रूरी संसाधन, जैसे कमरे, कुर्सियां या उपकरण।
5. बुकिंग नियम: स्लॉट की अवधि, नोटिस अवधि और ग्राहक कितने समय पहले बुक कर सकते हैं।

टाइम स्लॉट तभी ऑफ़र किया जाता है, जब लोकेशन खुली हो, योग्य स्टाफ सदस्य उपलब्ध हो, ज़रूरी एसेट्स उपलब्ध हों, बुकिंग नियम इसकी अनुमति दें और कोई टकराव न हो। उपलब्धता की गणना कैसे होती है देखें।

बुकिंग चैनल

हर चैनल के अपॉइंटमेंट एक ही कैलेंडर में जाते हैं:

• फोन: कॉल के दौरान आपके रिसेप्शनिस्ट द्वारा बुक किया जाता है।
• टेक्स्ट मैसेज: SMS से बुक किया जाता है।
• वेबसाइट: आपके बुकिंग पेज या वेब विजेट पर खुद बुक किया जाता है।
• डैशबोर्ड: आप या आपकी टीम बनाती है।

कैलेंडर

बुकिंग देखने और मैनेज करने के लिए साइडबार में कैलेंडर खोलें।

• व्यू: महीना, हफ्ता, 3 दिन या दिन। शनिवार और रविवार शामिल करने के लिए वीकेंड दिखाएं चालू करें।
• ग्रुप करें: स्टाफ, एसेट्स, सेवाएं, चैनल या टाइमलाइन के अनुसार।
• लोकेशन: एक लोकेशन या सभी लोकेशन देखें।
• नया अपॉइंटमेंट और नई छुट्टी: सीधे बुकिंग और बंद होने का समय बनाएं।

बुकिंग बदलने या रद्द करने पर, Reception.ai पूछता है कि क्या क्लाइंट को ईमेल या SMS से सूचना देनी है: सभी प्रभावित लोगों को भेजें, चुने हुए क्लाइंट को भेजें या न भेजें। ऑर्डर भी कैलेंडर में दिखते हैं।

एसेट्स

एसेट्स उन भौतिक संसाधनों को दर्शाते हैं जो अपॉइंटमेंट के लिए ज़रूरी होते हैं: कमरे, कुर्सियां, कोर्ट या उपकरण। जब किसी सेवा को सीमित उपलब्धता वाले संसाधन की ज़रूरत हो, तो इनका इस्तेमाल करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से एसेट्स अपनी लोकेशन के घंटों का पालन करते हैं और इनके लिए कस्टम घंटे और मेंटेनेंस की छुट्टी सेट की जा सकती है। इन्हें तभी बुक किया जा सकता है, जब ये पहले से रिज़र्व न हों।

रेंटल बिज़नेस के लिए, एसेट ही सेवा होता है। रेंटल-टाइप सेवा बनाएं और उसे एसेट से लिंक करें।

शेड्यूलिंग सुविधाएं बंद करना

शेड्यूलिंग के जिन हिस्सों का आप इस्तेमाल नहीं करते, उन्हें बंद करने के लिए सेटिंग्स → फीचर्स पर जाएं: सेवाएं, क्लाइंट, स्टाफ, एसेट्स, उपलब्धता, ऑनलाइन बुकिंग पेज या अलग-अलग सेवा प्रकार (अपॉइंटमेंट, होम और मोबाइल, ग्रुप सेशन, रेंटल)। बंद की गई सुविधाएं डैशबोर्ड, रिसेप्शनिस्ट और बुकिंग पेज से छिप जाती हैं।

उदाहरण के लिए, स्टाफ बंद होने पर आपका रिसेप्शनिस्ट जो भी उपलब्ध हो उसके साथ बुकिंग करता है और टीम के सदस्यों का नाम कभी नहीं लेता।

Calendly या Cal.com का इस्तेमाल

अगर आप Calendly या Cal.com कनेक्ट करते हैं, तो उपलब्धता और बुकिंग को वह टूल मैनेज करता है। कनेक्ट रहने के दौरान Reception.ai का अपना स्टाफ, एसेट्स, उपलब्धता और बुकिंग पेज छिपे रहते हैं। मौजूदा डेटा सुरक्षित रहता है।