शेड्यूलिंग | ElevenLabs Documentation

Reception.ai में पूरा शेड्यूलिंग सिस्टम शामिल है। आपका रिसेप्शनिस्ट फोन पर अपॉइंटमेंट बुक करने के लिए इसका इस्तेमाल करता है, और ग्राहक सीधे आपके बुकिंग पेज से बुक कर सकते हैं।

बिज़नेस प्रोफ़ाइल

साइडबार से अपना बिज़नेस पेज खोलें (जिस पर आपके बिज़नेस का नाम लिखा होता है, या नाम सेट न होने पर Business) और Overview पर रहें। Business profile कार्ड का विवरण है: वे बुनियादी जानकारी जिनका आपका रिसेप्शनिस्ट और बुकिंग पेज हर जगह इस्तेमाल करते हैं।

पंक्ति	इससे क्या खुलता है
नाम	Business name। ग्राहकों को दिखाया जाता है। इसे सेट करने तक खाली रहता है और पंक्ति में Not set लिखा होता है।
फ़ोन	आपके रिसेप्शनिस्ट के फ़ोन नंबर। नंबर जोड़े जाने तक पंक्ति में Not connected लिखा होता है। फ़ोन नंबर देखें।
लोकेशन	लोकेशन डायलॉग। लोकेशन जोड़ने तक पंक्ति में No locations yet लिखा होता है। लोकेशन देखें।
देश	Country, वह देश जहाँ आपका बिज़नेस स्थित है। देश चुनने तक पंक्ति में Not set लिखा होता है। किसी दूसरे देश का फ़ोन नंबर होने पर इसे बदलने से रोका जा सकता है। अपना नंबर इस्तेमाल करें देखें।
टाइम ज़ोन	Timezone। अपॉइंटमेंट के समय इस टाइम ज़ोन में दिखाए जाते हैं। Custom timezones per resource डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होता है। टाइम ज़ोन देखें।
मुद्रा	Currency। कीमतें इस मुद्रा में दिखाई जाती हैं। पंक्ति में कोड और चिह्न दिखता है, जैसे USD ($)। मुद्रा सेव न होने पर कीमतों के लिए USD इस्तेमाल होता है।

मुद्रा सूची में USD, EUR, GBP, PLN, CAD, AUD और अन्य कोड शामिल हैं, और हर एक अपने चिह्न के साथ दिखता है। सेवा की कीमतें, प्रोडक्ट की कीमतें और प्रमोशनल कीमतें इसी का इस्तेमाल करती हैं।

शेड्यूलिंग कैसे काम करती है

शेड्यूलिंग सिस्टम इन चीज़ों को जोड़ता है:

सेवाएँ: आप क्या ऑफ़र करते हैं, जैसे हेयरकट, कंसल्टेशन या उपकरण किराए पर देना।
लोकेशन: आप कहाँ सेवा देते हैं, और हर लोकेशन के अपने खुलने के समय होते हैं।
स्टाफ़: सेवा कौन देता है।
एसेट्स: सेवा के लिए ज़रूरी संसाधन, जैसे कमरे, कुर्सियाँ या उपकरण।
बुकिंग नियम: स्लॉट की अवधि, नोटिस अवधि और ग्राहक कितने समय पहले तक बुक कर सकते हैं।

टाइम स्लॉट तभी ऑफ़र किया जाता है, जब लोकेशन खुली हो, योग्य स्टाफ़ सदस्य खाली हो, ज़रूरी एसेट्स उपलब्ध हों, बुकिंग नियम इसकी अनुमति दें और कोई टकराव न हो। उपलब्धता की गणना कैसे होती है देखें।

बुकिंग चैनल

हर चैनल से आने वाले अपॉइंटमेंट एक ही कैलेंडर में जाते हैं:

फ़ोन: कॉल के दौरान आपके रिसेप्शनिस्ट द्वारा बुक किया जाता है।
टेक्स्ट मैसेज: SMS के ज़रिए बुक किया जाता है।
वेबसाइट: आपके बुकिंग पेज या वेब विजेट पर खुद शेड्यूल किया जाता है।
डैशबोर्ड: आपके या आपकी टीम द्वारा बनाया जाता है।

कैलेंडर

बुकिंग देखने और मैनेज करने के लिए साइडबार में Calendar खोलें।

व्यू: Month, Week, 3 days या Day। शनिवार और रविवार शामिल करने के लिए Show weekends चालू करें।
ग्रुप करें: स्टाफ़, एसेट्स, सेवाएँ, चैनल या टाइमलाइन के अनुसार।
लोकेशन: एक लोकेशन या All locations देखें।
New appointment और New time off: सीधे बुकिंग और बंद रहने का समय बनाएं।

बुकिंग बदलने या रद्द करने पर Reception.ai पूछता है कि क्लाइंट को ईमेल या SMS से सूचना देनी है या नहीं: प्रभावित सभी लोगों को भेजें, चुने हुए क्लाइंट्स को भेजें या न भेजें। ऑर्डर भी कैलेंडर पर दिखते हैं।

एसेट्स

एसेट्स उन भौतिक संसाधनों को दर्शाते हैं जो अपॉइंटमेंट के लिए ज़रूरी हैं: कमरे, कुर्सियाँ, कोर्ट या उपकरण। जब किसी सेवा के लिए सीमित उपलब्धता वाला संसाधन चाहिए हो, तब इनका इस्तेमाल करें। अपने बिज़नेस पेज में Assets टैब खोलें और Add asset चुनें। रेस्तरां में इन्हें टेबल कहा जाता है, इसलिए वहाँ Add table दिखता है।

डायलॉग में Basic info, Hours, Maintenance और Services होते हैं।

फ़ील्ड	इससे क्या सेट होता है
नाम	ज़रूरी। लेबल में संसाधन का प्रकार और Name होता है, जैसे Asset Name।
डिस्प्ले नाम	वैकल्पिक, अधिकतम 200 वर्ण। ग्राहक इसे बुकिंग पेज पर देखते हैं और आपका रिसेप्शनिस्ट इसका इस्तेमाल करता है। नाम इस्तेमाल करने के लिए इसे खाली छोड़ दें।
ग्रुप्स	वैकल्पिक। अधिकतम 20 ग्रुप, जैसे Room या Equipment।
विवरण	वैकल्पिक। आपकी टीम और रिसेप्शनिस्ट के लिए अतिरिक्त जानकारी।
लोकेशन	जब आपकी एक से ज़्यादा लोकेशन हों, तब दिखता है। All locations के लिए इसे खाली छोड़ें, जिसे किसी भी लोकेशन पर बुक किया जा सकता है।
Active (available for bookings)	डिफ़ॉल्ट रूप से चालू। एसेट को उपलब्धता से छिपाने के लिए इसे बंद करें। मौजूदा बुकिंग जैसी हैं वैसी ही रहती हैं और सूची में Inactive दिखता है।

Hours से तय होता है कि संसाधन कब बुक किया जा सकता है। डिफ़ॉल्ट रूप से एसेट्स अपनी लोकेशन के समय का पालन करते हैं और उनके लिए कस्टम शेड्यूल भी हो सकता है। Maintenance बंद रहने का समय है, जैसे मरम्मत। इन्हें तभी बुक किया जा सकता है जब ये पहले से रिज़र्व न हों और मेंटेनेंस में न हों।

रेंटल बिज़नेस के लिए एसेट ही सेवा होता है। रेंटल-टाइप सेवा बनाएं और उसे एसेट से लिंक करें।

शेड्यूलिंग सुविधाएँ बंद करना

शेड्यूलिंग के जिन हिस्सों का आप इस्तेमाल नहीं करते उन्हें बंद करने के लिए Settings → Features पर जाएँ: सेवाएँ, क्लाइंट्स, स्टाफ़, एसेट्स, उपलब्धता, ऑनलाइन बुकिंग पेज या अलग-अलग सेवा प्रकार (अपॉइंटमेंट, होम और मोबाइल, ग्रुप सेशन, रेंटल)। बंद की गई सुविधाएँ डैशबोर्ड, रिसेप्शनिस्ट और बुकिंग पेज से छिप जाती हैं।

उदाहरण के लिए, Staff बंद होने पर आपका रिसेप्शनिस्ट जो भी खाली हो उसके साथ बुक करता है और टीम के सदस्यों का नाम कभी नहीं लेता।

Calendly या Cal.com का इस्तेमाल

अगर आप Calendly या Cal.com कनेक्ट करते हैं, तो उपलब्धता और बुकिंग की जगह वह टूल मैनेज करता है। कनेक्ट रहने के दौरान Reception.ai के अपने स्टाफ़, एसेट्स, उपलब्धता और बुकिंग पेज छिपे रहते हैं। मौजूदा डेटा रखा जाता है।

सेवाएँ

सेवा प्रकार, कीमतें, वैरिएंट और ऐड-ऑन।

समय और बुकिंग नियम

खुलने के समय, बंद रहने का समय और बुकिंग नियम।

स्टाफ़

स्टाफ़ शेड्यूल, असाइनमेंट और कैलेंडर सिंक।

लोकेशन

पते, समय और हर लोकेशन पर उपलब्ध सेवाएँ।