Godziny i zasady rezerwacji
Jak godziny otwarcia, zamknięcia, dni wolne i zasady rezerwacji wpływają na dostępność.
Godziny otwarcia określają, kiedy każda lokalizacja przyjmuje rezerwacje. Zasady rezerwacji określają, jak i kiedy klienci mogą rezerwować w tych godzinach. Oba ustawienia skonfigurujesz w Firma → Przegląd.
Godziny otwarcia
Godziny ustawia się osobno dla każdej lokalizacji. Otwórz kartę Godziny otwarcia, wybierz lokalizację i ustaw godziny otwarcia oraz zamknięcia dla każdego dnia. Możesz dodać kilka bloków czasowych dziennie (na przykład 9:00–12:00 i 14:00–18:00 z przerwą na lunch), oznaczyć dni jako zamknięte lub pozostawić lokalizację otwartą do północy. Użyj Kopiuj do…, aby zastosować godziny z jednego dnia do dni roboczych, weekendu lub wszystkich dni.
Członkowie personelu i zasoby domyślnie mają godziny swojej lokalizacji. Możesz ustawić dla nich własne godziny. Zobacz Personel.
Jeśli zmienisz godziny, a istniejące rezerwacje będą wypadać poza nowymi godzinami, Reception.ai wyświetli ostrzeżenie. Wybierz Zapisz mimo to, aby zachować rezerwacje i zastosować nowe godziny.
Strefy czasowe
Każda przestrzeń robocza ma strefę czasową ustawioną w profilu firmy. Aby nadać poszczególnym lokalizacjom, członkom personelu lub zasobom własną strefę czasową, włącz strefy czasowe dla poszczególnych zasobów w ustawieniach strefy czasowej.
Zamknięcia i dni wolne
Otwórz Zamknięcia, aby dodać wyjątki od standardowych godzin: święta państwowe, urlopy, konserwacje lub wydłużone godziny podczas wydarzenia.
Każdy wyjątek to Zamknięte przez cały dzień albo Zmień godziny, aby ustawić własne godziny dla tych dat. Dni wolne personelu i zasobów można też dodać na karcie Dni wolne w ich ustawieniach.
Konflikty z istniejącymi rezerwacjami
Nie można zapisać dni wolnych, jeśli w tym okresie istnieją rezerwacje. Reception.ai wyświetli listę rezerwacji, których to dotyczy. Anuluj je lub zmień ich termin, a następnie ponownie zapisz dni wolne. Dni wolne nigdy nie usuwają rezerwacji bez powiadomienia.
Dodaj wszystkie znane święta na początku roku, aby recepcjonista nigdy nie przyjmował rezerwacji w czasie zamknięcia.
Zasady rezerwacji
Karta Zasady rezerwacji dotyczy zarówno recepcjonisty, jak i strony rezerwacji. Rezerwacje tworzone z panelu nie są ograniczone tymi zasadami.
- Minimalne wyprzedzenie określa, jak szybko może zacząć się nowa rezerwacja.
- Wyprzedzenie zmiany lub anulowania określa, najpóźniej kiedy klient może zmienić termin lub anulować wizytę przed jej rozpoczęciem.
- Nakładanie się terminów ogranicza liczbę wizyt, które mogą odbywać się w tym samym czasie w jednej lokalizacji.
Gdy połączono Calendly lub Cal.com, obowiązują ustawienia planowania z tego narzędzia.
Jak obliczana jest dostępność
Termin można zarezerwować tylko, gdy wszystkie poniższe warunki są spełnione:
- Lokalizacja jest otwarta i nie ma zamknięcia.
- Usługa jest oferowana w tej lokalizacji.
- Pracuje tam co najmniej jeden wykwalifikowany członek personelu i nie ma dnia wolnego.
- Wymagane zasoby są wolne i nie są w trakcie konserwacji.
- Nie istnieje konfliktująca wizyta, w tym czas buforowy i czas podróży.
- Limit nakładających się wizyt nie został osiągnięty.
- Termin spełnia wymagania dotyczące minimalnego wyprzedzenia i okna rezerwacji.
- Google Calendar, jeśli jest połączony, pokazuje członka personelu jako dostępnego.
Jeśli którykolwiek warunek nie jest spełniony, termin nie jest oferowany przez telefon ani na stronie rezerwacji.