Godziny i zasady rezerwacji
Jak godziny otwarcia, zamknięcia, nieobecności i zasady rezerwacji wpływają na dostępność.
Godziny otwarcia określają, kiedy każda lokalizacja przyjmuje rezerwacje. Zasady rezerwacji określają, jak i kiedy klienci mogą rezerwować w tych godzinach. Oba ustawisz w Business → Overview.
Godziny otwarcia
Godziny ustawia się dla każdej lokalizacji. Otwórz kartę Opening hours, wybierz lokalizację i ustaw godziny otwarcia oraz zamknięcia dla każdego dnia. Możesz dodać kilka bloków godzin dziennie (na przykład 9:00–12:00 i 14:00–18:00 z przerwą obiadową), oznaczyć dni jako zamknięte lub pozostawić lokalizację otwartą do północy. Użyj Copy to…, aby zastosować godziny z jednego dnia do dni roboczych, weekendu lub wszystkich dni.
Członkowie personelu i zasoby domyślnie działają według godzin swojej lokalizacji. Możesz jednak ustawić im własne godziny. Zobacz Personel.
Jeśli zmienisz godziny, a istniejące rezerwacje wypadną poza nowe godziny, Reception.ai cię ostrzeże. Wybierz Save anyway, aby zachować rezerwacje i zastosować nowe godziny.
Strefy czasowe
Każdy obszar roboczy ma jedną strefę czasową, ustawianą w Timezone w profilu firmy. Aby ustawić osobną strefę czasową dla lokalizacji, personelu lub zasobów, włącz Custom timezones per resource w tym oknie. Domyślnie ta opcja jest wyłączona. Po jej włączeniu godziny lokalizacji, personelu, zasobów i godziny obsługi przez człowieka mają własny wybór strefy czasowej.
Zamknięcia i nieobecności
Otwórz Closures, aby dodać wyjątki od standardowych godzin: święta państwowe, urlopy, prace konserwacyjne lub wydłużone godziny na wydarzenie.
Każdy wyjątek to Closed all day albo Change hours, aby ustawić własne godziny na te daty. Nieobecności personelu i niedostępność zasobów możesz też dodać na karcie Time off w ich ustawieniach.
Konflikty z istniejącymi rezerwacjami
Nie można zapisać nieobecności, jeśli w tym okresie istnieją rezerwacje. Reception.ai wyświetli listę objętych nimi rezerwacji. Anuluj je lub zmień ich termin, a potem ponownie zapisz nieobecność. Nieobecności nigdy nie usuwają rezerwacji bez powiadomienia.
Dodaj wszystkie znane święta na początku roku, aby twój recepcjonista nigdy nie przyjął rezerwacji w czasie zamknięcia.
Zasady rezerwacji
Karta Booking rules dotyczy zarówno recepcjonisty, jak i strony rezerwacji. Rezerwacje tworzone przez ciebie w panelu nie podlegają tym zasadom.
- Minimum notice to najbliższy moment, w którym może zacząć się nowa rezerwacja.
- Reschedule or cancel notice to najpóźniejszy moment, w którym klient może zmienić termin lub anulować rezerwację przed jej rozpoczęciem.
- Set a limit on overlapping appointments ogranicza liczbę rezerwacji, które mogą odbywać się jednocześnie w jednej lokalizacji.
Gdy połączysz Calendly lub Cal.com, zamiast tego obowiązują własne ustawienia harmonogramu tego narzędzia.
Jak obliczana jest dostępność
Termin można zarezerwować tylko wtedy, gdy wszystkie poniższe warunki są spełnione:
- Lokalizacja jest otwarta i nie ma zamknięcia.
- Usługa jest oferowana w tej lokalizacji.
- Co najmniej jeden wykwalifikowany członek personelu pracuje tam i nie jest nieobecny.
- Wymagane zasoby są wolne i nie są w trakcie konserwacji.
- Nie ma kolidującej rezerwacji, w tym czasu buforowego i czasu podróży.
- Nie osiągnięto limitu nakładających się rezerwacji.
- Termin spełnia wymóg minimalnego wyprzedzenia i mieści się w oknie rezerwacji z wyprzedzeniem.
- Google Calendar, jeśli jest połączony, pokazuje, że członek personelu jest dostępny.
Jeśli choć jeden warunek nie jest spełniony, termin nie jest oferowany przez telefon ani na stronie rezerwacji.