Horaires et règles de réservation

Les horaires d’ouverture définissent quand chaque établissement accepte les réservations. Les règles de réservation contrôlent comment et quand les clients peuvent réserver pendant ces horaires. Ces deux éléments se configurent dans Entreprise → Vue d’ensemble.

Horaires d’ouverture

Les horaires sont définis par établissement. Ouvrez la carte Horaires d’ouverture, choisissez un établissement et définissez les heures d’ouverture et de fermeture pour chaque jour. Vous pouvez ajouter plusieurs créneaux par jour, par exemple de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 pour une pause déjeuner, marquer des jours comme fermés ou laisser un établissement ouvert jusqu’à minuit. Utilisez Copier vers… pour appliquer les horaires d’un jour aux jours ouvrés, au week-end ou à tous les jours.

Par défaut, les membres du personnel et les ressources suivent les horaires de leur établissement. Vous pouvez leur attribuer des horaires personnalisés. Consultez Personnel.

Si vous modifiez les horaires et que des réservations existantes se retrouvent en dehors des nouveaux horaires, Reception.ai vous avertit. Sélectionnez Enregistrer quand même pour conserver les réservations et appliquer les nouveaux horaires.

Fuseaux horaires

Chaque Workspace possède un fuseau horaire, défini dans le profil de l’entreprise. Pour attribuer leur propre fuseau horaire à des établissements, membres du personnel ou ressources spécifiques, activez les fuseaux horaires par ressource dans les paramètres de fuseau horaire.

Fermetures et absences

Ouvrez Fermetures pour ajouter des exceptions à vos horaires habituels : jours fériés, vacances, maintenance ou horaires prolongés pour un événement.

Chaque exception est soit Fermé toute la journée, soit Modifier les horaires pour définir des horaires personnalisés à ces dates. Vous pouvez également ajouter les absences du personnel et des ressources depuis l’onglet Absences de leurs paramètres.

Conflits avec les réservations existantes

Une absence ne peut pas être enregistrée tant que des réservations existent pendant cette période. Reception.ai répertorie les réservations concernées. Annulez-les ou replanifiez-les, puis enregistrez à nouveau l’absence. Les absences ne suppriment jamais silencieusement des réservations.

Règles de réservation

La carte Règles de réservation s’applique à la fois à votre réceptionniste et à votre page de réservation. Les réservations que vous créez depuis le Dashboard ne sont pas limitées par ces règles.

• Le délai minimum correspond à l’heure de début la plus proche possible pour une nouvelle réservation.
• Le délai de report ou d’annulation correspond au moment le plus tardif où un client peut reporter ou annuler avant le début du rendez-vous.
• Le chevauchement limite le nombre de rendez-vous pouvant avoir lieu simultanément dans un établissement.

Comment les disponibilités sont calculées

Un créneau est réservable uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :

1. L’établissement est ouvert et ne fait l’objet d’aucune fermeture.
2. Le service est proposé dans cet établissement.
3. Au moins un membre qualifié du personnel y travaille et n’est pas absent.
4. Les ressources requises sont libres et ne sont pas en maintenance.
5. Aucun rendez-vous conflictuel n’existe, y compris les temps de battement et de trajet.
6. La limite de rendez-vous simultanés n’est pas atteinte.
7. Le créneau respecte le délai minimum et la période de réservation anticipée.
8. Google Calendar, s’il est connecté, indique que le membre du personnel est disponible.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le créneau n’est proposé ni par téléphone ni sur la page de réservation.