Horaires et règles de réservation

Les horaires d’ouverture définissent quand chaque emplacement accepte les réservations. Les règles de réservation déterminent comment et quand les clients peuvent réserver pendant ces horaires. Les deux se configurent dans Entreprise → Aperçu.

Horaires d’ouverture

Les horaires sont définis par emplacement. Ouvrez la carte Horaires d’ouverture, choisissez un emplacement et définissez les heures d’ouverture et de fermeture de chaque jour. Vous pouvez ajouter plusieurs créneaux par jour, par exemple de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h pour une pause déjeuner, indiquer des jours de fermeture ou garder un emplacement ouvert jusqu’à minuit. Utilisez Copier vers… pour appliquer les horaires d’une journée aux jours de semaine, au week-end ou à tous les jours.

Les membres du personnel et les ressources suivent par défaut les horaires de leur emplacement. Vous pouvez plutôt leur attribuer des horaires personnalisés. Consultez Personnel.

Si vous modifiez les horaires et que des réservations existantes se trouvent en dehors des nouveaux horaires, Reception.ai vous avertit. Sélectionnez Enregistrer quand même pour conserver les réservations et appliquer les nouveaux horaires.

Fuseaux horaires

Chaque Workspace possède un fuseau horaire, défini dans Fuseau horaire sur le profil de l’entreprise. Pour attribuer leur propre fuseau horaire à certains emplacements, membres du personnel ou ressources, activez Fuseaux horaires personnalisés par ressource dans cette boîte de dialogue. Cette option est désactivée par défaut. Lorsqu’elle est activée, les horaires des emplacements, du personnel, des ressources et de priorité aux intervenants humains disposent chacun de leur propre sélecteur de fuseau horaire.

Fermetures et congés

Ouvrez Fermetures pour ajouter des exceptions à vos horaires habituels : jours fériés, vacances, maintenance ou horaires étendus pour un événement.

Chaque exception est soit Fermé toute la journée, soit Modifier les horaires pour définir des horaires personnalisés à ces dates. Les congés du personnel et des ressources peuvent aussi être ajoutés depuis l’onglet Congés de leurs paramètres.

Conflits avec les réservations existantes

Les congés ne peuvent pas être enregistrés lorsque des réservations existent durant cette période. Reception.ai répertorie les réservations concernées. Annulez-les ou reprogrammez-les, puis enregistrez à nouveau les congés. Les congés ne suppriment jamais silencieusement des réservations.

Règles de réservation

La carte Règles de réservation s’applique à votre réceptionniste et à votre page de réservation. Les réservations que vous créez depuis le Dashboard ne sont pas limitées par ces règles.

• Le préavis minimum correspond au délai le plus court avant le début d’une nouvelle réservation.
• Le préavis de modification ou d’annulation correspond au dernier moment auquel un client peut modifier ou annuler avant le début du rendez-vous.
• Définir une limite de rendez-vous simultanés plafonne le nombre de rendez-vous pouvant avoir lieu en même temps dans un emplacement.

Comment les disponibilités sont calculées

Un créneau peut être réservé uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

1. L’emplacement est ouvert et ne fait pas l’objet d’une fermeture.
2. Le service est proposé dans cet emplacement.
3. Au moins un membre du personnel qualifié y travaille et n’est pas en congé.
4. Les ressources requises sont disponibles et ne sont pas en maintenance.
5. Aucun rendez-vous conflictuel n’existe, y compris les temps de battement et de trajet.
6. La limite de rendez-vous simultanés n’est pas atteinte.
7. Le créneau respecte le préavis minimum et la fenêtre de réservation.
8. Google Calendar, s’il est connecté, indique que le membre du personnel est disponible.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le créneau n’est proposé ni par téléphone ni sur la page de réservation.