FAQ
Répondez aux questions auxquelles votre réceptionniste n’a pas pu répondre pour qu’il puisse y répondre la prochaine fois.
Lorsqu’un appelant pose une question que votre réceptionniste ne trouve pas dans sa base de connaissances, il enregistre cette question afin que vous y répondiez. Répondre à ces questions est le moyen le plus direct d’améliorer votre réceptionniste.
Examiner les questions
Les questions sans réponse apparaissent dans l’Inbox, sous Needs attention, avec la conversation dont elles proviennent. Elles apparaissent également dans Needs your attention sur la page Home.
Répondre à une question
Ouvrez la conversation et sélectionnez Teach receptionist sur la question. Rédigez une réponse de 2 000 caractères maximum dans Your answer, puis sélectionnez Save answer. Votre réceptionniste utilise la réponse lors des prochaines conversations. L’appelant n’en est pas informé.
Si une question ne nécessite pas de réponse, sélectionnez Skip pour la retirer de Needs attention. Sélectionnez Bring back pour y répondre plus tard.
Gérer les réponses
Les questions auxquelles vous avez répondu figurent dans Business knowledge, sous Learned from calls. Ouvrez la page de votre entreprise depuis la barre latérale, sélectionnez la carte Business knowledge dans l’onglet Overview, puis sélectionnez Learned from calls. Sélectionnez une réponse pour la modifier, ou Delete answer pour la supprimer. La suppression d’une réponse retire également la question de votre boîte de réception.
Votre réceptionniste utilise vos 50 réponses mises à jour le plus récemment. Votre Workspace peut stocker jusqu’à 200 questions.
Bonnes pratiques
- Examinez-les chaque semaine : ne laissez pas les questions sans réponse s’accumuler.
- Soyez précis : « Notre politique de retour prévoit 30 jours avec un reçu » est préférable à « Nous avons une politique de retour. »
- Repérez les tendances : si la même question revient souvent, ajoutez-la à votre site web ou importez un document pour l’intégrer à votre base de connaissances.