Personnel
Comment les membres du personnel, les horaires et les attributions déterminent les créneaux disponibles à la réservation.
Les membres du personnel représentent les personnes qui fournissent vos services. Le système de planification utilise leurs horaires, leurs attributions de services et les données de leur calendrier pour déterminer les créneaux à proposer.
Les membres du personnel sont les personnes que vous planifiez. Ils n’ont pas accès au Dashboard Reception.ai.
Comment le personnel affecte les disponibilités
Lorsqu’un client souhaite réserver un service, le système :
- Identifie les membres du personnel pouvant effectuer ce service.
- Vérifie qui travaille à l’heure et dans l’établissement demandés.
- Exclut les personnes ayant un rendez-vous conflictuel, une absence ou un événement Google Calendar marqué comme occupé.
- Propose les créneaux restants disponibles.
Si aucun membre du personnel qualifié n’est disponible, le créneau n’est pas proposé, même si l’établissement est ouvert.
Paramètres du personnel
Ouvrez Personnel dans la barre latérale et sélectionnez un membre du personnel. Les paramètres sont regroupés en plusieurs sections :
Options supplémentaires :
- Actif (disponible à la réservation) : désactivez cette option pour arrêter les réservations avec cette personne sans la supprimer.
- Afficher sur la page de réservation publique : désactivez cette option pour rendre cette personne réservable uniquement par téléphone.
- A accepté de recevoir des notifications de réservation par SMS : autorise les notifications par SMS pour cette personne. Cette option est automatiquement désactivée si elle répond STOP.
Horaires de travail
Chaque membre du personnel appartient à un établissement ou à tous les établissements. Ses horaires de travail sont soit :
- Suivre les horaires de l’établissement : le membre du personnel travaille chaque fois que son établissement est ouvert. Les modifications des horaires de l’établissement s’appliquent automatiquement.
- Planning personnalisé : plages horaires par jour, pour les employés à temps partiel ou les horaires décalés.
Attributions de services
Les services utilisent Tout membre du personnel peut l’effectuer par défaut, de sorte que chaque membre actif du personnel peut être réservé pour ces services. Pour limiter un service à certaines personnes, désactivez cette option dans le service et attribuez les membres du personnel individuellement. Les attributions mettent à jour à la fois le profil du membre du personnel et le service.
Notifications de réservation
Le personnel peut être averti par email ou SMS lorsqu’une réservation qui lui est attribuée est créée, mise à jour ou annulée. Consultez Notifications et SMS.
Synchronisation Google Calendar
Connectez le Google Calendar d’un membre du personnel depuis la section Calendriers :
- Vérifier les disponibilités depuis : calendriers dont les périodes occupées bloquent les disponibilités dans Reception.ai. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
- Synchroniser les nouvelles réservations avec : calendrier dans lequel Reception.ai ajoute les nouvelles réservations, ou Ne pas synchroniser les réservations.
Consultez Google Calendar pour la configuration.
Si la connexion Google Calendar d’un membre du personnel doit être reconnectée, ses disponibilités ne refléteront pas les événements externes. Cela peut entraîner des doubles réservations jusqu’au rétablissement de la connexion.
Personnel sur la page de réservation
Sur votre page de réservation, les clients peuvent choisir une personne spécifique lorsque Afficher la sélection du membre du personnel est activé dans la configuration de la page de réservation. Les membres du personnel pour lesquels Afficher sur la page de réservation publique est désactivé sont masqués. Les clients peuvent également sélectionner N’importe quel membre du personnel pour voir tous les créneaux disponibles.