Intégrations

Google Calendar

Synchronisez les calendriers du personnel afin que votre réceptionniste connaisse les disponibilités en temps réel.

L’intégration Google Calendar permet à votre réceptionniste de vérifier les disponibilités du personnel en temps réel. Lorsqu’un membre du personnel a un événement dans son Google Calendar, ce créneau est bloqué pour les réservations. Les réservations Reception.ai peuvent également être ajoutées à son calendrier.

Fonctionnement

  1. Chaque membre du personnel connecte son Google Calendar.
  2. Reception.ai lit les créneaux libres et occupés des calendriers que vous choisissez.
  3. Les créneaux occupés sont exclus lors de la proposition de créneaux de rendez-vous.
  4. Les nouvelles réservations peuvent être ajoutées à l’un des calendriers du membre du personnel.

Connecter le calendrier d’un membre du personnel

1

Activez l’intégration

Accédez à Intégrations, sélectionnez Ajouter une intégration, puis activez Google Calendar. La fonctionnalité Personnel doit être activée dans Paramètres → Fonctionnalités.

2

Ouvrez le membre du personnel

Accédez à Personnel, sélectionnez le membre du personnel, puis ouvrez Calendriers. Sélectionnez Connecter.

3

Autorisez avec Google

Le membre du personnel se connecte avec son compte Google. Pour lui permettre de se connecter depuis son propre appareil, utilisez le code QR, Copier le lien ou Ouvrir dans le navigateur.

Sur l’écran de consentement Google, laissez toutes les autorisations sélectionnées. Reception.ai doit pouvoir :

  • Voir les créneaux libres et occupés
  • Consulter la liste des calendriers
  • Gérer les événements qu’il crée

Si une autorisation est décochée, la connexion échoue et doit être réessayée.

4

Choisissez les calendriers

Choisissez les calendriers à vérifier pour les disponibilités et l’emplacement où synchroniser les réservations.

Paramètres de synchronisation

ParamètreDescription
Vérifier les disponibilités depuisCalendriers dont les événements bloquent les disponibilités. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
Synchroniser les nouvelles réservations versLe calendrier auquel les nouvelles réservations sont ajoutées, ou Ne pas synchroniser les réservations. Seuls les calendriers que le membre du personnel peut modifier sont répertoriés.

Lorsqu’une réservation est annulée, son événement Google Calendar reste présent avec le préfixe « [Cancelled] » et est marqué comme libre, afin que le créneau redevienne disponible.

Résolution des problèmes

Si une connexion expire ou si l’accès est révoqué, le calendrier du membre du personnel indique qu’il doit être reconnecté. Accédez à Personnel, sélectionnez le membre du personnel, ouvrez Calendriers, puis sélectionnez Reconnecter.

Tant qu’une connexion doit être reconnectée, les disponibilités n’incluent pas les événements Google Calendar. Cela peut entraîner des doubles réservations jusqu’à son rétablissement.

Google Calendar fonctionne avec le système de planification propre à Reception.ai. Il n’est pas disponible tant que Calendly ou Cal.com est connecté.