Google Calendar | ElevenLabs Documentation

Mit der Google Calendar-Integration kann Ihr Rezeptionist die Verfügbarkeit von Mitarbeitern in Echtzeit prüfen. Hat ein Mitarbeiter einen Termin in seinem Google Calendar, ist dieser Zeitraum für Buchungen blockiert. Buchungen in Reception.ai können außerdem zu seinem Kalender hinzugefügt werden.

So funktioniert es

Jeder Mitarbeiter verbindet seinen Google Calendar.
Reception.ai liest freie und belegte Zeiten aus den von Ihnen ausgewählten Kalendern.
Belegte Zeiten werden beim Anbieten von Terminen ausgeschlossen.
Neue Buchungen können zu einem der Kalender des Mitarbeiters hinzugefügt werden.

Kalender eines Mitarbeiters verbinden

Integration aktivieren

Gehen Sie zu Integrations, wählen Sie Add integration und aktivieren Sie Google Calendar. Die Funktion Staff muss unter Settings → Features aktiviert sein.

Mitarbeiter öffnen

Gehen Sie zu Staff, wählen Sie den Mitarbeiter aus und öffnen Sie Calendars. Wählen Sie Connect.

Mit Google autorisieren

Der Mitarbeiter meldet sich mit seinem Google-Konto an. Damit er die Verbindung über sein eigenes Gerät herstellen kann, verwenden Sie den QR-Code, Copy link oder Open in browser.

Lassen Sie auf dem Google-Zustimmungsbildschirm alle Berechtigungen ausgewählt. Reception.ai benötigt die Berechtigung, um:

freie und belegte Zeiten zu sehen
die Kalenderliste anzuzeigen
selbst erstellte Ereignisse zu verwalten

Wenn eine Berechtigung nicht ausgewählt ist, schlägt die Verbindung fehl und muss erneut hergestellt werden.

Kalender auswählen

Wählen Sie aus, welche Kalender auf Verfügbarkeit geprüft werden und wohin Buchungen synchronisiert werden sollen.

Synchronisierungseinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Check availability from	Kalender, deren Ereignisse die Verfügbarkeit blockieren. Sie können mehrere auswählen.
Sync new bookings to	Der Kalender, zu dem neue Buchungen hinzugefügt werden, oder Do not sync bookings. Nur Kalender, die der Mitarbeiter bearbeiten kann, werden aufgeführt.

Wenn eine Buchung storniert wird, bleibt ihr Google Calendar-Ereignis mit dem Präfix “[Cancelled]” bestehen und wird als frei markiert. Der Zeitraum ist dadurch wieder verfügbar.

Fehlerbehebung

Wenn eine Verbindung abläuft oder der Zugriff widerrufen wird, zeigt der Kalender des Mitarbeiters an, dass er erneut verbunden werden muss. Gehen Sie zu Staff, wählen Sie den Mitarbeiter aus, öffnen Sie Calendars und wählen Sie Reconnect.

Solange eine Verbindung erneut hergestellt werden muss, enthalten die Verfügbarkeiten keine Google Calendar-Ereignisse. Dies kann zu Doppelbuchungen führen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist.

Google Calendar funktioniert mit der eigenen Terminplanung von Reception.ai. Die Integration ist nicht verfügbar, solange Calendly oder Cal.com verbunden ist.