Öffnungszeiten und Buchungsregeln
Wie Öffnungszeiten, Schließungen, Abwesenheiten und Buchungsregeln die Verfügbarkeit steuern.
Öffnungszeiten legen fest, wann jeder Standort Buchungen annimmt. Buchungsregeln steuern, wie und wann Kunden innerhalb dieser Zeiten buchen können. Beide werden unter Unternehmen → Übersicht konfiguriert.
Öffnungszeiten
Öffnungszeiten werden pro Standort festgelegt. Öffnen Sie die Karte Öffnungszeiten, wählen Sie einen Standort und legen Sie für jeden Tag Öffnungs- und Schließzeiten fest. Sie können mehrere Zeitblöcke pro Tag hinzufügen, etwa 9:00–12:00 und 14:00–18:00 für eine Mittagspause, Tage als geschlossen markieren oder einen Standort bis Mitternacht geöffnet lassen. Mit Kopieren nach… übernehmen Sie die Zeiten eines Tages für Werktage, das Wochenende oder alle Tage.
Mitarbeiter und Ressourcen folgen standardmäßig den Öffnungszeiten ihres Standorts. Sie können stattdessen eigene Öffnungszeiten festlegen. Siehe Mitarbeiter.
Wenn Sie die Öffnungszeiten ändern und bestehende Buchungen außerhalb der neuen Zeiten liegen, warnt Reception.ai Sie. Wählen Sie Trotzdem speichern, um die Buchungen beizubehalten und die neuen Zeiten anzuwenden.
Zeitzonen
Jeder Workspace hat eine Zeitzone, die Sie über Zeitzone im Unternehmensprofil festlegen. Um einzelnen Standorten, Mitarbeitern oder Ressourcen eine eigene Zeitzone zu geben, aktivieren Sie in diesem Dialog Eigene Zeitzonen pro Ressource. Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Wenn sie aktiviert ist, haben Standort-, Mitarbeiter-, Ressourcen- und Human-First-Zeiten jeweils eine eigene Zeitzonenauswahl.
Schließungen und Abwesenheiten
Öffnen Sie Schließungen, um Ausnahmen von Ihren regulären Öffnungszeiten hinzuzufügen: Feiertage, Urlaub, Wartungsarbeiten oder verlängerte Öffnungszeiten für eine Veranstaltung.
Jede Ausnahme ist entweder Den ganzen Tag geschlossen oder Öffnungszeiten ändern, um für diese Daten eigene Öffnungszeiten festzulegen. Abwesenheiten von Mitarbeitern und Ressourcen können auch im Tab Abwesenheit ihrer Einstellungen hinzugefügt werden.
Konflikte mit bestehenden Buchungen
Abwesenheiten können nicht gespeichert werden, solange in diesem Zeitraum Buchungen bestehen. Reception.ai listet die betroffenen Buchungen auf. Stornieren Sie sie oder planen Sie sie um und speichern Sie die Abwesenheit dann erneut. Abwesenheiten entfernen Buchungen nie ohne Hinweis.
Fügen Sie alle bekannten Feiertage zu Beginn des Jahres hinzu, damit Ihre Rezeptionistin während einer Schließung nie Termine bucht.
Buchungsregeln
Die Karte Buchungsregeln gilt sowohl für Ihre Rezeptionistin als auch für Ihre Buchungsseite. Buchungen, die Sie über das Dashboard erstellen, sind nicht durch diese Regeln eingeschränkt.
- Mindestvorlaufzeit ist der früheste Zeitpunkt, zu dem eine neue Buchung beginnen kann.
- Vorlaufzeit für Umbuchung oder Stornierung ist der späteste Zeitpunkt, zu dem ein Kunde vor Beginn des Termins umbuchen oder stornieren kann.
- Limit für parallele Termine festlegen begrenzt die Anzahl der Termine, die an einem Standort gleichzeitig stattfinden können.
Wenn Calendly oder Cal.com verbunden ist, gelten stattdessen die eigenen Planungseinstellungen dieses Tools.
So wird die Verfügbarkeit berechnet
Ein Zeitfenster ist nur buchbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Standort ist geöffnet und es gibt keine Schließung.
- Der Service wird an diesem Standort angeboten.
- Mindestens ein qualifizierter Mitarbeiter arbeitet dort und hat keine Abwesenheit.
- Erforderliche Ressourcen sind frei und nicht in Wartung.
- Es gibt keinen kollidierenden Termin, einschließlich Puffer- und Fahrzeit.
- Das Limit für parallele Termine ist nicht erreicht.
- Das Zeitfenster hält Mindestvorlaufzeit und Buchungszeitraum ein.
- Google Kalender zeigt den Mitarbeiter, falls verbunden, als frei an.
Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird das Zeitfenster weder telefonisch noch auf der Buchungsseite angeboten.