営業時間と予約ルール
営業時間、休業、休暇、予約ルールで空き状況を管理する方法。
営業時間では、各拠点で予約を受け付ける時間を定義します。予約ルールでは、その営業時間内で顧客がいつ、どのように予約できるかを管理します。どちらも Business → Overview で設定します。
営業時間
営業時間は拠点ごとに設定します。Opening hours カードを開いて拠点を選択し、曜日ごとに開始時刻と終了時刻を設定します。1日に複数の時間帯を追加したり（たとえば、昼休みを挟んで9:00～12:00と14:00～18:00）、休業日に設定したり、深夜0時まで営業したりできます。Copy to… を使用すると、1日分の営業時間を平日、週末、またはすべての曜日に適用できます。
スタッフと設備には、デフォルトで所属拠点の営業時間が適用されます。代わりに個別の営業時間を設定することもできます。詳しくはスタッフを参照してください。
営業時間を変更した結果、既存の予約が新しい営業時間外になる場合は、Reception.aiから警告が表示されます。予約を維持したまま新しい営業時間を適用するには、Save anyway を選択します。
タイムゾーン
各ワークスペースには1つのタイムゾーンがあり、ビジネスプロフィールの Timezone で設定します。拠点、スタッフ、設備ごとに個別のタイムゾーンを設定するには、このダイアログで Custom timezones per resource を有効にします。デフォルトでは無効です。有効にすると、拠点の営業時間、スタッフの勤務時間、設備の利用時間、人間優先の対応時間に、それぞれタイムゾーン選択欄が表示されます。
休業と休暇
Closures を開き、通常の営業時間に対する例外を追加します。祝日、休暇、メンテナンス、イベントに伴う営業時間の延長などを設定できます。
各例外では、終日休業にする Closed all day、または対象日の営業時間を個別に設定する Change hours のどちらかを選択します。スタッフと設備の休暇は、それぞれの設定にある Time off タブから追加することもできます。
既存の予約との競合
対象期間中に予約がある場合、休暇を保存できません。Reception.aiに影響を受ける予約の一覧が表示されます。予約をキャンセルまたは変更してから、休暇をもう一度保存してください。休暇を設定しても、予約が通知なく削除されることはありません。
年初に判明している祝日をすべて追加しておけば、休業日に受付担当者が予約を入れることを防げます。
予約ルール
Booking rules カードの設定は、受付担当者と予約ページの両方に適用されます。ダッシュボードから作成する予約は、これらのルールの制限を受けません。
- Minimum notice は、新しい予約を開始できる最短の日時です。
- Reschedule or cancel notice は、予約開始前に顧客が日時変更またはキャンセルできる最終期限です。
- Set a limit on overlapping appointments では、1つの拠点で同時に進行できる予約数の上限を設定します。
CalendlyまたはCal.comを連携している場合は、代わりにそのツール側のスケジュール設定が適用されます。
空き状況の計算方法
次の条件を すべて 満たす時間枠のみ予約できます。
- 拠点が営業中で、休業設定がない。
- その拠点で対象のサービスを提供している。
- 資格を持つスタッフが少なくとも1人勤務しており、休暇中ではない。
- 必要な設備が空いており、メンテナンス中ではない。
- 準備時間や移動時間を含め、競合する予約がない。
- 同時進行できる予約数の上限に達していない。
- 最短受付時間と予約可能期間の条件を満たしている。
- Googleカレンダーを連携している場合、スタッフが空いていると表示されている。
いずれかの条件を満たさない場合、その時間枠は電話でも予約ページでも提示されません。