Anrufverwaltung | ElevenLabs Documentation

Die Gruppe Während des Anrufs auf der Seite „Rezeptionisten“ steuert, was während eines Telefonats geschieht: Wer zuerst abnimmt, wann Anrufe an Ihr Team weitergeleitet werden, wie Anrufer verifiziert werden und welche Nummern blockiert sind.

Wer antwortet zuerst

Wer antwortet zuerst legt fest, ob das Telefon Ihres Teams vor dem Rezeptionisten klingelt. Die Einstellung gilt für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace. Wählen Sie unter Team antwortet zuerst:

Option	Verhalten
Nie (Standard)	Jeder Anruf geht direkt an den Rezeptionisten.
Geschäftszeiten	Während Ihrer Geschäftszeiten klingelt zuerst das Telefon Ihres Teams. Wenn niemand antwortet, übernimmt der Rezeptionist. Außerhalb dieser Zeiten antwortet der Rezeptionist.
Immer	Jeder Anruf klingelt zuerst auf dem Telefon Ihres Teams. Wenn niemand antwortet, übernimmt der Rezeptionist.
Benutzerdefinierte Zeiten	Während der von Ihnen festgelegten Zeiten antwortet zuerst Ihr Team. Außerhalb dieser Zeiten antwortet der Rezeptionist.

Geschäftszeiten richtet sich nach Ihren Geschäftszeiten. Bei mehreren Standorten wählen Sie, nach wessen Geschäftszeiten sich die Einstellung richtet. Benutzerdefinierte Zeiten umfassen eine Zeitzone.

Wenn Ihr Team zuerst antwortet, öffnen Sie Telefon des Teams:

Einstellung	Beschreibung
Telefonnummer des Teams	Die Nummer, die zuerst klingelt. Ihr eigenes Telefon oder Bürotelefon, nicht die Nummer, die Kunden wählen. Mehrwert- und geteilte Kostenrufnummern können nicht verwendet werden.
Nachricht vor dem Klingeln	Wird dem Anrufer vor dem Klingeln vorgespielt (bis zu 200 Zeichen).
Wartemusik	Was der Anrufer während des Wartens hört: Soft Rock (Standard), Ambient, Klassik, Electronica, Rock oder Gitarren.
Maximale Klingeldauer	Wie lange es klingelt, bevor der Rezeptionist antwortet: 10, 15 (Standard), 20, 30, 45 oder 60 Sekunden.
Übergabenachricht	Wird abgespielt, wenn das Team nicht antwortet und der Rezeptionist übernimmt (bis zu 200 Zeichen).

Wenn das Team zuerst antwortet, wird ein ausgehender Anruf an die Telefonnummer Ihres Teams getätigt. Dies ist für eine Reception.ai-Nummer in Kanada nicht verfügbar, sofern nicht jede Nummer des Rezeptionisten aus Ihrem eigenen Twilio- Konto oder SIP-Trunk stammt. Siehe Eigene Nummer verwenden.

Bestehende Nummer weiterleiten

Um Ihre aktuelle Geschäftsnummer zu behalten, leiten Sie Anrufe, die Sie nicht beantworten, an die Nummer Ihres Rezeptionisten weiter. Die Weiterleitung wird bei Ihrem Telefonanbieter eingerichtet und funktioniert unabhängig davon, wer zuerst antwortet.

Öffnen Sie Bestehende Nummer weiterleiten, wählen Sie das Land des Telefons aus, von dem Sie weiterleiten möchten, und wählen Sie die angezeigten Codes. Bei den meisten Mobilfunkanbietern:

Wann	Code
Wenn Sie nicht antworten	`*61<number>#`
Wenn Ihre Leitung belegt ist	`*67<number>#`
Wenn Ihr Telefon ausgeschaltet oder nicht erreichbar ist	`*62<number>#`
Jeden Anruf weiterleiten	`*21<number>#`
Um die Weiterleitung später zu deaktivieren	`##002#`

Einige Anbieter, etwa Verizon in den USA, verwenden stattdessen Sterncodes (*71 für besetzte oder unbeantwortete Anrufe, *72 für alle Anrufe). Im Dialog werden die richtigen Codes für Ihr Land angezeigt.

Ihr Anbieter legt fest, wie oft es vor der Weiterleitung klingelt, und kann Gebühren für weitergeleitete Anrufe erheben. Festnetz- und Internettelefonsysteme werden stattdessen über die Einstellungen Ihres Anbieters konfiguriert.

An eine Person weiterleiten

Mit Weiterleitungsregeln kann Ihr Rezeptionist Anrufer anhand ihrer Anfrage mit bestimmten Personen oder Abteilungen verbinden. Sie können pro Rezeptionist bis zu 100 Weiterleitungsregeln erstellen.

Jede Regel enthält:

Bezeichnung: einen kurzen Namen (1–200 Zeichen).
Telefonnummer: wohin der Anruf weitergeleitet wird.
Wann weiterleiten: die Bedingung in einfacher Sprache (1–2.000 Zeichen).
Nach dem Verbinden zu wählende Ziffern (optional): Tastentöne, die abgespielt werden, sobald das Ziel antwortet, etwa um eine Durchwahl zu erreichen. Verwenden Sie 0–9, *, #, w für eine Pause von 0,5 Sekunden und W für eine Pause von 1 Sekunde, bis zu 50 Zeichen. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Abspielen von Tastentönen zulassen in den Erweiterten Einstellungen aktiviert ist.

Beispiel für Weiterleitungsregeln

Bezeichnung	Wann weiterleiten	Telefonnummer
Inhaber	Anrufer möchte mit dem Inhaber oder Manager sprechen	Mobilnummer des Inhabers
Abrechnung	Anrufer hat Fragen zu Abrechnung, Zahlungen oder Rechnungen	Finanzabteilung
Notfall	Anrufer schildert einen Notfall	Notfallkontakt
Bestimmte Person	Anrufer fragt namentlich nach Sarah	Sarahs Direktdurchwahl

Verfügbarkeit und Einschränkungen für Weiterleitungen

Weiterleitungen funktionieren nur bei Telefonanrufen, nicht bei Web-Unterhaltungen.
Weiterleitungen sind für eine Reception.ai-Nummer in Kanada nicht verfügbar, sofern nicht jede Nummer des Rezeptionisten aus Ihrem eigenen Twilio-Konto oder SIP-Trunk stammt.
Für die Weiterleitung an eine Nummer außerhalb des Landes Ihres Unternehmens benötigen Sie eine eigene Twilio-Nummer oder den Premium-Plan.
Mehrwert- und geteilte Kostenrufnummern können auch mit eigener Twilio-Nummer nicht als Weiterleitungsziele verwendet werden.
Während der kostenlosen Testphase können Sie pro Tag bis zu 10 Weiterleitungsregeln hinzufügen oder bearbeiten.

Weiterleitungseinstellungen

Standardmäßig sieht die Person, die einen weitergeleiteten Anruf erhält, die eigene Nummer des Anrufers. Dies ist eine blinde Weiterleitung: Der Anruf wird direkt übergeben.

Aktivieren Sie Stattdessen Ihre Geschäftsnummer anzeigen, um Ihre Geschäftsnummer anzuzeigen. Die Person, die den Anruf erhält, hört dann vor dem Verbinden eine Zusammenfassung des Gesprächs, während der Anrufer Wartemusik hört.

Aktivieren Sie Aufzeichnung nach einer Weiterleitung fortsetzen, um den restlichen Anruf aufzuzeichnen, nachdem Ihr Rezeptionist ihn weitergeleitet hat, und ihn am Ende der Anrufaufzeichnung hinzuzufügen. Dies gilt nur, solange Anrufaufzeichnungen gespeichert werden. Bei neuen Unternehmen ist diese Einstellung standardmäßig aktiviert.

Weiterleitungseinstellungen ist verfügbar, wenn alle Nummern des Rezeptionisten Twilio-Nummern sind.

Identität des Anrufers verifizieren

Schützen Sie Kundendaten, indem Sie Anrufer auffordern, ihre Identität nachzuweisen, bevor der Rezeptionist ihre Datensätze liest oder ändert. So verhindern Sie auch, dass Ihr Rezeptionist Spam-Anrufe beantwortet.

Einstellung	Standard	Verhalten
Sicherer Modus	Aus	Der Rezeptionist sucht Kundendaten nur ab oder ändert sie nur, wenn die Nummer des Anrufers mit der hinterlegten Nummer übereinstimmt. Kunden, die während desselben Gesprächs erstellt werden, gelten als vertrauenswürdig.
Tool zur Identitätsverifizierung	Aus	Der Rezeptionist kann einen Einmalcode an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden senden und den Anrufer bitten, ihn vorzulesen.
Spamschutz	Für neue Unternehmen aktiviert	Prüft Anrufer, bevor Ihr Rezeptionist antwortet. Anrufer, deren Nummer nicht verifiziert werden kann, werden aufgefordert, eine Taste zu drücken, um verbunden zu werden. Anrufer mit verifizierter Nummer und bereits hinterlegte Kunden werden direkt verbunden.

Bei aktiviertem sicheren Modus müssen Anrufer von einer unbekannten Nummer und Website-Besucher die Verifizierung bestehen, bevor sie auf ihre Datensätze zugreifen können. Codes werden standardmäßig per E-Mail versendet. Der Versand per SMS erfordert eine SMS-fähige Twilio-Nummer. Siehe Benachrichtigungen und SMS.

Spamschutz ist für Unternehmen in den USA verfügbar. Er wird nicht angezeigt, wenn jede Nummer des Rezeptionisten eine SIP-Trunk-Nummer ist.

Blockierte Nummern

Blockieren Sie Telefonnummern, damit sie Ihren Rezeptionisten nicht erreichen. Blockierte Anrufer werden sofort abgewiesen. Die Blockierliste gilt für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace.

Beim Blockieren einer Nummer können Sie Folgendes hinzufügen:

Grund: eine Notiz für Ihr Team.
Blockieren bis: ein Ablaufdatum. Lassen Sie das Feld leer, um dauerhaft zu blockieren.

Sie können eine Nummer auch in einer Unterhaltung oder einem Kundenprofil blockieren.