Réceptionniste

Votre réceptionniste

Comment fonctionne le réceptionniste IA et où le configurer.

Votre réceptionniste IA est un agent vocal qui répond aux appels téléphoniques entrants et aux conversations sur votre site web au nom de votre entreprise. Il parle naturellement, comprend le contexte et réalise des actions telles que la prise de rendez-vous, la prise de commandes, le transfert d’appels et la prise de messages.

Ce que votre réceptionniste peut faire

  • Répondre aux appels : salue les appelants avec votre premier message ou attend qu’ils parlent si le message d’accueil est vide.
  • Prendre des rendez-vous : vérifie les disponibilités et prend, reprogramme ou annule des rendez-vous.
  • Prendre des commandes et demandes de devis : lorsque les commandes ou les devis sont activés.
  • Répondre aux questions : utilise votre base de connaissances et les réponses de votre FAQ.
  • Prendre des messages : enregistre les demandes de rappel avec un niveau de priorité.
  • Transférer les appels : oriente les appelants vers les membres de votre équipe selon les règles de transfert.
  • Parler plusieurs langues : passe à la langue de l’appelant lorsqu’elle fait partie de vos langues configurées.
  • Collecter des informations : identifie les appelants et crée ou met à jour les dossiers clients.

Comment cela fonctionne

Lorsqu’un appel arrive :

  1. Le réceptionniste salue l’appelant.
  2. Il identifie ce que souhaite l’appelant.
  3. Il suit vos règles à chaque appel et exécute une procédure lorsque la demande de l’appelant y correspond.
  4. Pour les réservations, il consulte votre calendrier et propose des créneaux disponibles.
  5. S’il ne peut pas répondre à une question, il l’enregistre dans votre FAQ afin que vous puissiez y répondre.

La page Réceptionnistes

Ouvrez Réceptionnistes dans la barre latérale. En haut de la page figurent le statut du réceptionniste, ses numéros de téléphone et ses langues. Plus bas, les paramètres sont regroupés dans des cartes :

GroupeCartesDétails
PersonnalitéVoix, Ton, Message d’accueilVoix et personnalité
Pendant l’appelOrdre de réponse, Transférer un numéro existant, Transférer vers une personne, Identifiant de l’appelant lors des transferts, Vérifier l’identité de l’appelant, Numéros bloquésGestion des appels
InstructionsApprendre à votre réceptionniste, Instructions supplémentairesRègles et procédures
FonctionnementConnaît votre entreprise grâce à, Intégrations, Paramètres avancésParamètres avancés
CommunicationsRappels de rendez-vous, Confirmations de réservation, Notifications au personnel, Résumés d’appelsNotifications et SMS

Les cartes marquées Workspace s’appliquent à chaque réceptionniste de votre Workspace, pas seulement à celui que vous modifiez.

Statut du réceptionniste

StatutSignification
En directActif, dispose d’un numéro de téléphone et répond aux appels
Numéro de téléphone manquantActif, mais aucun numéro n’est attribué. Ajoutez-en un depuis la tuile Téléphone.
En attente de validation du numéroLe numéro attribué est conservé jusqu’à l’approbation d’une demande réglementaire
DésactivéEn pause, par exemple après un changement de forfait. Sélectionnez Activer pour reprendre.

Plusieurs réceptionnistes

Vous pouvez créer plusieurs réceptionnistes, chacun avec sa propre voix, ses règles, ses procédures et ses numéros de téléphone. Utilisez plusieurs réceptionnistes pour :

  • Séparer des services, comme les ventes et l’assistance
  • Desservir plusieurs sites avec des connaissances propres à chaque emplacement
  • Utiliser un réceptionniste distinct par langue ou par marque

Pour en ajouter un, ouvrez le sélecteur de réceptionniste en haut de la page et sélectionnez Créer un nouveau réceptionniste. Les paramètres du réceptionniste sélectionné sont copiés, et vous pouvez les modifier après sa création. Vous pouvez supprimer un réceptionniste, mais vous devez en conserver au moins un.

Vérification de la configuration

Après avoir enregistré des instructions supplémentaires, le message d’accueil, une règle ou une procédure, Reception.ai analyse le texte en arrière-plan afin de détecter les contradictions et les problèmes. Les résultats apparaissent sous la forme d’une icône d’avertissement dans l’en-tête. Ouvrez-la pour afficher Vérifier votre configuration, puis sélectionnez Corriger avec l’assistant pour demander à l’assistant professionnel de proposer une correction, ou Compris pour ignorer le résultat.