Klanten

Reception.ai houdt een klantrecord bij voor iedereen die belt, boekt of bestelt. Je receptionist gebruikt deze records om terugkerende bellers te herkennen en hun boekingen te beheren.

Hoe klanten worden aangemaakt

Bij een inkomend telefoongesprek met nummerherkenning zoekt Reception.ai dat nummer als klant op voordat de receptionist spreekt. De zoekopdracht volgt dezelfde regels als een zoekopdracht tijdens het gesprek, inclusief beveiligde modus. Uitgaande gesprekken, websitechat en tekstgesprekken worden niet op deze manier opgezocht.

Klanten worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt wanneer:

• Een beller boekt, bestelt of een bericht achterlaat en een bruikbaar telefoonnummer deelt
• Een klant boekt of bestelt op je boekingspagina
• Je handmatig een klant toevoegt met Klant toevoegen

Klantenlijst

Open Klanten in de zijbalk. Zoek op naam, telefoonnummer of e-mail en filter op de datum waarop de klant is toegevoegd. Bij klanten met een afspraak vandaag wordt het tijdstip getoond.

Klantgegevens

Elk klantrecord bevat:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mail.
• Notities: tot 5.000 tekens, zichtbaar voor je receptionist.
• Aankomende boekingen en Recente boekingen. Selecteer Alle aankomende boekingen annuleren om ze allemaal tegelijk te annuleren.
• Sms-herinneringen: of deze klant sms ontvangt. Klanten die STOP antwoorden, zijn afgemeld en kunnen zich alleen opnieuw aanmelden door START te sms’en.
• Blokkeren: voorkom dat het nummer van deze klant je receptionist bereikt.

Interactietijdlijn

De tijdlijn toont alles wat er met de klant is gebeurd: gesprekken, websitegesprekken, berichten, gemaakte, geannuleerde of verplaatste boekingen, bestellingen, e-mails, herinneringen, verzonden en ontvangen sms’jes en bevestigingen.

Via de tijdlijn kun je:

• Sms versturen naar de klant. Kies onder Van vanaf welk nummer je wilt verzenden; als je één nummer hebt, is dit al geselecteerd. Zie Meldingen en sms.
• Een handmatige interactie toevoegen, zoals een bezoek zonder afspraak, met type, kanaal, beschrijving, datum, dienst, medewerker en middel.
• De bijbehorende boeking, bestelling of conversatie openen.

Een klant verwijderen

Het verwijderen van een klant wist permanent diens interacties, bezoekgeschiedenis en alle afspraken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.