Xero
Reconheça quem liga e já é contato do Xero e adicione novos contatos.
Sua recepcionista pode verificar se quem liga já é um contato na sua organização do Xero e adicionar novos contatos, para que estejam prontos quando você enviar um orçamento ou uma fatura. A API do Xero aceita apenas tokens de login OAuth que expiram a cada 30 minutos, portanto as ferramentas de webhook não podem se conectar diretamente a ela. A Reception se conecta pelo Zapier.
O Xero armazena seus registros financeiros. Não adicione ações que criem ou enviem faturas, cobranças, pagamentos ou notas de crédito. Quem liga poderia convencer sua recepcionista a usar o valor ou destinatário errado. Crie você mesmo as faturas no Xero.
Configuração
Adicione as ações do Xero
No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo do app Xero e entre no Xero quando o Zapier solicitar. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme listado.
As ações podem fazer tudo o que o usuário do Xero com o qual você entrar puder fazer. Considere usar um usuário exclusivo com o menor nível de acesso que permita gerenciar contatos.
Atribua as ferramentas
Na Reception.ai, abra a aba Tools da integração do Zapier, selecione Refresh tools e atribua cada ação ao Client (recepcionista).
Teste
Teste sua recepcionista como um cliente existente que informa o nome da empresa e, em seguida, como alguém que liga pela primeira vez. O novo contato aparecerá em Contacts no Xero.
Ações
Encontrar quem liga
O Xero encontra contatos por nome ou número de conta, não por número de telefone. Portanto, sua recepcionista precisa perguntar em nome de quem está a conta.
Adicionar quem liga
Use Find or Create Contact, não Create/Update Contact. Create/Update Contact altera um contato que já existe, portanto quem liga e informa o nome de outro cliente poderia substituir o número de telefone ou e-mail desse cliente.
Adicione um procedimento para que sua recepcionista pergunte o nome da empresa de quem liga e faça uma busca antes de adicionar um contato.
Find Contact retorna tudo o que está salvo no contato. Adicione uma regra instruindo sua recepcionista a nunca informar a quem liga os detalhes, saldos ou faturas de um contato e a usá-los apenas para reconhecer quem está ligando.
Limitações
- Sua recepcionista não pode buscar quem liga pelo número de telefone. Ela precisa do nome exato sob o qual o contato está salvo no Xero.
- Sua recepcionista não pode criar faturas ou orçamentos. Colete os detalhes na ligação e crie você mesmo a fatura a partir do contato.
- Cada ação executada por sua recepcionista usa tarefas do seu plano Zapier. Atualmente, o Zapier contabiliza duas tarefas por chamada bem-sucedida; chamadas com falha não são contabilizadas. Quando o plano se esgota, as ações param até ser renovado.