Smokeball | ElevenLabs Documentation

Sua recepcionista pode reconhecer pessoas que ligam e já estão no Smokeball, adicionar novas pessoas como contatos e leads e criar uma tarefa de acompanhamento para sua equipe. A API do Smokeball usa OAuth e exige o registro como parceiro do Smokeball, por isso o Reception se conecta pelo Zapier.

Configuração

Conecte o Zapier

Se ainda não fez isso, conecte o Zapier no Reception.ai.

Adicione as ações do Smokeball

No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo. Quando o Zapier solicitar, confirme sua região do Smokeball e entre com seu nome de usuário e senha do Smokeball. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme indicado.

Atribua as ferramentas

No Reception.ai, abra a aba Tools da integração com o Zapier, selecione Refresh tools e atribua cada ação ao Client (recepcionista).

Teste

Teste sua recepcionista como alguém procurando um advogado. O contato, o lead e uma tarefa aparecerão no Smokeball.

Ações

Encontre quem ligou

Campo	Valor
Ação do Zapier	Find Contact
Definir no Zapier	Nada.
Deixar a IA preencher	Contact number (mobile, home or work) e Name ou Email, se quem ligou informar esses dados.
Atribuir a	Client

Adicione uma nova pessoa que ligou

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Person Contact
Definir no Zapier	Nada obrigatório.
Deixar a IA preencher	O nome, sobrenome, número de telefone e e-mail de quem ligou.
Atribuir a	Client

Adicione um novo lead

No Smokeball, um lead é um possível caso. Sua equipe o converte em um caso quando o escritório aceita a representação.

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Lead
Definir no Zapier	Lead Type: o tipo que você usa para consultas por telefone. Person Responsible: o membro da equipe que atende novas consultas.
Deixar a IA preencher	Description (um resumo curto e objetivo do que a pessoa precisa) e o contato dela, caso o Zapier mostre um campo de cliente para o tipo de lead.
Atribuir a	Client

Crie uma tarefa de acompanhamento

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Task
Definir no Zapier	Created By e Assignees: o membro da equipe que cuida dos retornos de ligação.
Deixar a IA preencher	Name, Details (quem ligou, seu número e o que precisa) e Due Date.
Atribuir a	Client

A abertura de um caso geralmente ocorre após uma verificação de conflito, por isso este guia deixa Create Matter para sua equipe.

Para permitir que sua recepcionista agende consultas no calendário do escritório, adicione Create Calendar Event com Organizer e Attendees definidos como valores fixos. Essa ação não verifica conflitos, então combine o horário com quem ligou como uma solicitação e peça para sua equipe confirmá-lo.

Adicione uma regra orientando sua recepcionista a anotar os dados de quem ligou e nunca dar aconselhamento jurídico.

Limitações

O app do Smokeball no Zapier não consegue verificar a disponibilidade, então sua recepcionista não consegue oferecer horários livres. Para agendamentos em tempo real, use o próprio agendamento do Reception com Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Cada ação executada pela sua recepcionista usa tarefas do seu plano do Zapier. Atualmente, o Zapier conta duas tarefas por ligação bem-sucedida; ligações sem sucesso não são contabilizadas. Quando o plano acaba, as ações param até ele ser renovado.

Solução de problemas

Problema	O que verificar
Uma ação do Smokeball não aparece no Reception.ai	Selecione Refresh tools na integração com o Zapier após adicionar ações no Zapier.
Uma ação mostra Changed e não é usada	Você a editou no Zapier. Selecione Update na aba Tools.
O Zapier não consegue se conectar ao Smokeball	Verifique se você escolheu a região em que está a conta do Smokeball do seu escritório.
Pessoas que já ligaram são adicionadas duas vezes	Adicione um procedimento para que sua recepcionista execute Find Contact antes de criar um contato.
Pessoas conhecidas que ligam não são encontradas	Verifique se os números de telefone no Smokeball estão armazenados em um único formato ou pesquise pelo e-mail.