Smokeball | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann Anrufer erkennen, die bereits in Smokeball vorhanden sind, neue Anrufer als Kontakte und Leads hinzufügen und eine Folgeaufgabe für Ihr Team erstellen. Die API von Smokeball verwendet OAuth und erfordert eine Registrierung als Smokeball-Partner. Daher verbindet sich Reception über Zapier.

Einrichtung

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

Smokeball-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie in Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen hinzu. Wenn Zapier Sie dazu auffordert, bestätigen Sie Ihre Smokeball-Region und melden Sie sich mit Ihrem Smokeball-Benutzernamen und -Passwort an. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Tools aktualisieren und weisen Sie jede Aktion dem Client (der Rezeption) zu.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption als neuer Anrufer auf der Suche nach einem Anwalt. Der Kontakt, der Lead und eine Aufgabe werden in Smokeball angezeigt.

Aktionen

Anrufer finden

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Kontakt finden
In Zapier festlegen	Nichts.
Von der KI ausfüllen lassen	Kontaktnummer (Mobil, Privat oder Arbeit) sowie Name oder E-Mail, falls der Anrufer diese angibt.
Zuweisen zu	Client

Neuen Anrufer hinzufügen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Personenkontakt erstellen
In Zapier festlegen	Nichts erforderlich.
Von der KI ausfüllen lassen	Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Anrufers.
Zuweisen zu	Client

Neuen Lead hinzufügen

In Smokeball ist ein Lead eine potenzielle Rechtssache. Ihr Team wandelt ihn in eine Rechtssache um, sobald die Kanzlei den Fall annimmt.

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Lead erstellen
In Zapier festlegen	Lead-Typ: der Typ, den Sie für telefonische Anfragen verwenden. Verantwortliche Person: das Teammitglied, das neue Anfragen bearbeitet.
Von der KI ausfüllen lassen	Beschreibung (eine kurze, sachliche Zusammenfassung des Anliegens) und den Kontakt des Anrufers, falls Zapier ein Kundenfeld für den Lead-Typ anzeigt.
Zuweisen zu	Client

Folgeaufgabe erstellen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Aufgabe erstellen
In Zapier festlegen	Erstellt von und Zugewiesene Personen: das Teammitglied, das Rückrufe bearbeitet.
Von der KI ausfüllen lassen	Name, Details (wer angerufen hat, dessen Nummer und Anliegen) sowie Fälligkeitsdatum.
Zuweisen zu	Client

Das Anlegen einer Rechtssache erfolgt normalerweise nach einer Konfliktprüfung. Deshalb überlässt dieser Leitfaden Rechtssache erstellen Ihrem Team.

Damit Ihre Rezeption Beratungen im Kalender der Kanzlei eintragen kann, fügen Sie Kalenderereignis erstellen mit Organisator und Teilnehmer als festen Werten hinzu. Die Aktion prüft keine Konflikte. Vereinbaren Sie die Zeit daher mit dem Anrufer als Anfrage und lassen Sie sie von Ihrem Team bestätigen.

Fügen Sie eine Regel hinzu, die Ihrer Rezeption vorgibt, die Daten des Anrufers aufzunehmen und niemals Rechtsberatung zu geben.

Einschränkungen

Die Smokeball-App von Zapier kann keine Verfügbarkeit prüfen. Ihre Rezeption kann daher keine freien Zeiten anbieten. Verwenden Sie für Buchungen in Echtzeit die eigene Terminbuchung von Reception mit Google Calendar, Calendly oder Cal.com.
Jede Aktion Ihrer Rezeption verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif ausgeschöpft ist, stoppen die Aktionen bis zur Rücksetzung.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie
Eine Smokeball-Aktion wird nicht in Reception.ai angezeigt	Wählen Sie nach dem Hinzufügen von Aktionen in Zapier in der Zapier-Integration Tools aktualisieren.
Eine Aktion zeigt Geändert und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools Aktualisieren.
Zapier kann keine Verbindung zu Smokeball herstellen	Prüfen Sie, ob Sie die Region ausgewählt haben, in der sich das Smokeball-Konto Ihrer Kanzlei befindet.
Wiederkehrende Anrufer werden doppelt hinzugefügt	Fügen Sie eine Vorgehensweise hinzu, damit Ihre Rezeption vor dem Erstellen eines Kontakts Kontakt finden ausführt.
Bekannte Anrufer werden nicht gefunden	Prüfen Sie, ob Telefonnummern in Smokeball in einem einheitlichen Format gespeichert sind, oder suchen Sie stattdessen per E-Mail.